Scheiding ondersteunende en staftaken Bureau krijgt zijn beslag

door Fred Gaasendam

Een beter onderscheid tussen de staftaken en de facilitaire taken van de dienstverlening. Dat principe stond begin dit jaar voorop toen de secretaris van de universiteit, Harrie Roumen, aankondigde dat het Bureau van de Universiteit in zijn huidige vorm voor 1 januari 1997 zou worden opgeheven. De striktere scheiding is noodzakelijk omdat er meer gelet moet gaan worden op de kosten en de kwaliteit van de dienstverlening. Op 28 maart verscheen de notitie Vernieuwing van de dienstverlening, waarin een en ander verwoord werd. Inmiddels is er op 12 november de notitie Reorganisatieplan op hoofdlijnen voor het Bureau van de Universiteit verschenen. In deze notitie geeft het CvB aan hoe de nieuwe organisatie met betrekking tot de huidige onderdelen er uit gaat zien.

In een begeleidende brief aan de medewerkers van het Bureau geeft het CvB aan dat oorspronkelijk het idee heerste om het Bureau om te vormen tot vijf stafdiensten en twee facilitaire bedrijven. ‘Nadere gedachtenvorming’, zo schrijft het CvB, ‘heeft geleid tot een indeling in vijf stafeenheden, één groot facilitair bedrijf en drie andere service-eenheden.’ Het dinsdag gepresenteerde reorganisatieplan geeft kort aan waar de huidige onderdelen van het Bureau terechtkomen.
Het Bureau wordt opgesplitst in een aantal eenheden. Er komt een stafafdeling Algemene Zaken (SAZ), waarin behalve de oude afdelingen IEB en DBZ ook het Liaisonbureau en Bureau Buitenland worden opgenomen. ‘Deze constructie’, schrijft het CvB, ‘is gekozen in afwachting van de uitkomsten van de strategische discussie over items als internationalisering, contacten met het bedrijfsleven en PR en marketing.’
De stafafdeling Personeel en Organisatie (SPO) zal een deel van de oude DPO omvatten. Datzelfde geldt voor de nieuwe stafafdeling Financiën en Administratie (SFA). De Interne Accountantsdienst blijft zoals hij is, maar zal nu direct aan het CvB rapporteren. Er komt een nieuw Staf- en Projectenbureau (SPB), waarin de oude CSG zal worden opgenomen. In het SPB worden medewerkers ondergebracht die voor kortere of langere tijd werken aan beleids- en organisatieprojecten, die doorgaans onder de directe supervisie van leden van het college van bestuur worden uitgevoerd.

Facilitair Bedrijf
Verreweg de grootste dienst wordt het Facilitair Bedrijf (FAB) met 242 personeelsleden. In het FAB komen de huidige CTD, een deel van de BTD, DIZ, een deel van de oude DFA en een deel van de oude DPO. Wat de laatste twee delen betreft: overgang van deze onderdelen naar het FAB zal uiterlijk voor 1 juli volgend jaar geschieden. Over de positie van Inkoop van het oude DFA vindt nog overleg plaats. De eenheid Reproductie en Fotografie, nu onderdeel van de CTD, komt als zelfstandige eenheid terug in het FAB. In het FAB worden ook activiteiten ten aanzien van arbo en milieu ondergebracht.
Het overblijvende deel van de BTD wordt ondergebracht in het nieuwe Vastgoedbedrijf (VGB). Het gaat hier om 6,6 formatieplaatsen. Het VGB treedt op als beheerder van alle gebouwen in de rol van verhuurder. Tevens ondersteunt de afdeling het CvB bij de opdrachtgeversrol bij bouwprojecten.
De dienst Studentenzaken (DSZ), inclusief het SSC is reeds dit jaar formeel tot stand gekomen.

Medezeggenschap
Een nieuwe situatie ontstaat voor het Onderwijs Service Centrum (OSC). Van dit onderdeel staat het aantal formatieplaatsen nog niet vast. De functie van dit reeds bestaande centrum moet versterkt worden naar de mening van het CvB. Het wordt per 1 januari aanstaande losgekoppeld van het Centrum voor Universitaire Lerarenopleidingen (CULO). Het OSC richt zich primair op ondersteuning van de faculteiten. Verder heeft het OSC een adviserende rol voor het CvB, de Commisie Onderwijs en het Studenten Advies Orgaan (SAO) van de universiteit.
Het nu voorliggende reorganisatieplan heeft geen rechtspositionele gevolgen voor de medewerkers van het Bureau, met uitzondering van de adjunct-secretaris, welke functie zal worden opgeheven. De secretaris van de universiteit wordt in het nieuwe plan de secretaris van het college van bestuur. Deze functie zal worden gecombineerd met het leidinggeven aan de stafafdeling Algemene Zaken.
De wijzigingen hebben tot gevolg dat het CvB overweegt om drie nieuwe medezeggenschapscommissies te vormen; één voor de stafafdelingen, de IAD en het SPB, één voor het Facilitair Bedrijf en één voor het Vastgoedbedrijf, DSZ en OSC. In de begeleidende brief maakt het CvB tevens bekend dat er voor de medewerkers van het Bureau op donderdag 21 november aanstaande in zaal 3 van het auditorium, van 16.00 tot 18.00 uur een bijeenkomst zal worden gehouden. Tijdens deze bijeenkomst zal het CvB een toelichting geven op de strategie van de TUE en de plaats van dit reorganisatieplan daarin.