De mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen is ingesteld om de rechtbanken te ontlasten maar ook om escalatie te voorkomen. Jaarlijks behandelt de TU/e-adviescommissie voor beroep en bezwaar (AB&B) 20 tot 25 zaken. De onderwerpen variëren van een ontslagaanzegging, reiskosten- of studiekostenvergoeding, vakantiedagen, bestuursbeurzen, student-assistentschap, tot een (niet verkregen) diploma of een regeling bij de overgang naar een ander studiestelsel. Het bevoegd gezag, meestal het College van Bestuur, is formeel altijd verantwoordelijk, maar mandateert veel zaken aan faculteitsbesturen, diensthoofden, decanen of docenten.

Ing. Martin van Gessel, een van de vertegenwoordigers van de werknemers: “De TU/e is een openbare universiteit en daar geldt de Algemene Wet Bestuursrecht voor bezwaren tegen besluiten van een bevoegd orgaan of persoon. Die wet bepaalt dat bezwaarmakers eerst bij het bevoegd gezag aan de bel moeten trekken. Dat is op de TU/e het College van Bestuur, dat de AB&B inschakelt.”

Vanaf de start is geprobeerd om de commissie zo onafhankelijk mogelijk te laten functioneren. Er zitten vertegenwoordigers van werkgevers èn werknemers in en er de voorzitter (een rechter) en secretaris zijn onafhankelijk. (zie kader,red.) De rechter is de juridische specialist, leidt de hoorzitting en zit het interne commissieberaad voor. Zijn stem telt ook bij het advies dat de commissie uitbrengt. Bovendien zijn commissieleden geen ‘rechter in eigen zaak’. Drs. Suzanne Udo, een van de vertegenwoordigers aan werkgeverzijde: “Stel dat iemand van mijn faculteit bezwaar aantekent, dan neemt iemand anders mijn taak over.”

Martin van Gessel

Compromis
Belangrijk is het verschil tussen niet-ontvankelijk en ongegrond verklaren. Is een bezwaar niet-ontvankelijk, dan gaat de Adviescommissie er namelijk niet over, bijvoorbeeld omdat de termijn verstreken is of omdat er geen besluit is genomen, maar een voornemen tot een besluit. Ongegrond is als het bezwaar niet wordt erkend, dus als de bezwaarmaker ongelijk heeft: de commissie adviseert aan het College van Bestuur om het besluit te handhaven.

Als de AB&B het bezwaar in behandeling neemt, volgt er een hoorzitting.

Van Gessel: “Soms gaat het erom recht te doen, soms om te achterhalen waarom een bepaalde beslissing is genomen. Veelal wordt eerst geprobeerd een compromis te bereiken tussen de partijen. Lukt dat, dan kan een advies achterwege blijven. Als het mislukt volgt er, na onderling beraad, een advies aan het College van Bestuur, waarvan onzeker is of het College dat overneemt

Suzanne Udo

Adviezen
Ir. Paul Goemans, een van de werknemersvertegenwoordigers: “Het gebeurt zelden dat er grote verschillen zijn, ik heb nog niet meegemaakt dat we met meerderheid van stemmen een advies moesten uitbrengen. Dat is mede de verdienste van de voorzitter; die heeft de juridische autoriteit.”

Het afgelopen jaar nam het CvB alle adviezen over. In de jaren daarvoor gaf de commissie de bezwaarden negen keer gelijk, maar nam het CvB die adviezen niet altijd over. Of er sprake is van een trend kunnen geïnterviewden niet inschatten. Daarvoor verschillen de behandelde zaken te veel.

Udo is vijf jaar lid van de commissie als onderdeel van haar functie (directeur bedrijfsvoering bij de faculteit Elektrotechniek), maar niet alleen daarom: “Je wilt ook weten wat er leeft en speelt op de universiteit. Je hebt je eigen rechtsgevoel en je wilt ook kijken of dat overeenkomt met dat van anderen.”

Goemans is vanaf het begin lid van de commissie, evenals Van Gessel, beiden als werknemersvertegenwoordiger. Goemans is inmiddels gepensioneerd, maar nog altijd lid van het OPTU/e. Zijn motivatie: “We hebben binnen het OPTU/e gekeken wie hierin geïnteresseerd is, op basis daarvan is er een keuze gemaakt.” Voor Van Gessel geldt hetzelfde, maar: “Het is ook onderdeel van mijn werk als kaderlid van de vakbond CNV Publieke Zaak. Maar je doet het omdat je het zelf graag wil.”

Zien de vakbonden dit dan ook als een soort belangenbehartiging?

Goemans: “Vakbonden werken in het lokale overleg aan collectieve belangen, waarbij de bonden zich gelijkelijk inspannen voor zowel leden en als niet-leden. Individuele belangenbehartiging verstrekken bonden alleen aan leden. Het lidmaatschap van deze commissie is voor leden van het OPTU/e een onderdeel van de collectieve belangenbehartiging. Overigens, bezwaar maken mag dan gratis zijn, het kost je veel kruim.’

Overigens behandelt de commissie geen bezwaren over functie-indelingen, zoals na de UFO-operatie. Dat is met de CAO geregeld, dus een landelijke regeling die wel uniform moet blijven. Dit is specialistenwerk, waar een aparte commissie voor is. Klachten neemt de commissie evenmin in behandeling, het moet gaan om een besluit van of namens het College van Bestuur.

Het interne beraad kan ook meer dan juridische aspecten betreffen. Goemans geeft een voorbeeld: “Iemand had een computer aangeschaft en wilde die met zijn salaris verrekenen via het pc-privé project. Volgens de regeling (belasting wetgeving) kan dat eens in de drie jaar, dus niet in 2001 als je al een pc gekocht hebt in 1999. Daar ontstond het probleem: de salarisadministratie had de eerste pc een jaar later verrekend dan het personeelslid had verwacht, maar wel met de schriftelijke instemming van betrokkene. Het pc-privé project was inmiddels afgelopen, zodat er geen reparatiemogelijkheid meer was. De bezwaarmaker vond het formulier dat hij destijds ondertekende verwarrend. De AB&B gaf hem gelijk en het advies luidde: al staat de TU/e formeel in zijn recht, de commissie stelt toch voor om de schade van de betrokkene te vergoeden. Bovendien zijn de formulieren aangepast, omdat een gelijksoortige regeling nog wel bestaat voor het fietsenplan. Hier gold dus genade voor recht; het CvB heeft de schadevergoeding ook betaald.”

Komen er ook vormfouten voor?
Goemans: “Dat gebeurt, maar we mogen de zaak behandelen alsof ze niet gemaakt zijn, bijvoorbeeld het gebruik van verkeerde voorletters in een naam. Het gaat hier om geschillen, niet over strafzaken. Het verschilt echter per geval. Als bijvoorbeeld een verkeerde datum in een ontslagaanzegging staat, heeft dat te grote consequenties.

Er staat normaliter drie maanden voor een opzegtermijn. Als er dan twee maanden staan vermeld, is de opzegging ongeldig.”

Door hun lange ervaring in deze commissie zien Goemans en Van Gessel de laatste jaren wel veranderingen in de onderwerpen.

Van Gessel: “Vroeger behandelden we vaker relatief kleine dingen; ontslagen kwamen nauwelijks voor. Nu wel. Dat zegt veel over de huidige maatschappij en ook over de TU/e. Het is zakelijker en harder geworden. Veelal zijn het zaken met een grote(re) impact. De omvang van de dossiers neemt daarbij navenant toe, ook door het gebruik van e-mail, waarvan veel correspondentie aan het dossier toe wordt gevoegd.

Goemans: “Ik heb mijn opslag voor e-mail laten vergroten, maar soms zijn de dossiers dan - letterlijk - nog te groot.”/.

Van links naar recht: Karen Ali, Pim Leclercq, Paul Goemans en Martijn Hofkes

De commissie AB&B overlegt gemiddeld een keer per maand en bestaat uit een voorzitter (een onafhankelijke rechter), een onafhankelijke secretaris, een vertegenwoordiger van de erkende werknemersorganisaties op de TU/e en een namens de werkgever. Er zijn verschillende pools, zodat de leden elkaar af kunnen wisselen. De pool van werkgeververtegenwoordigers bestaat uit dr. Karen Ali, drs. Suzanne Udo; drs. Martin Boers en dr. ir. Ronald Waterham. De vertegenwoordigers van werknemersorganisaties zijn ing. Jan Dijkstra; ir. Paul Goemans; ing. Martin van Gessel en Marjo van der Valk-Kuipers. Er zijn twee rechters die elkaar afwisselen als voorzitter (zie elders deze pagina), mr. Walter van Alphen en mr. Pim Leclercq. Het secretariaat is ondergebracht bij het Centrum voor Arbeidsverhoudingen OverheidsPersoneel in Den Haag en wordt uitgeoefend door mr. Martijn Hofkes.

De Commissie valt onder het ambtenarenrecht, dus het bestuursrecht, en behandelt daarom geen strafzaken. Een beroepsprocedure bij de afdeling bestuursrecht van de arrondissementsrechtbank kan pas aangespannen worden als de Adviescommissie een negatieve uitspraak heeft gedaan die door het College van Bestuur is overgenomen, of als het College van Bestuur een positief advies van de commissie heeft verworpen. Een beroepsprocedure bij de rechtbank kost 270 euro. Die worden vergoed als iemand die in beroep is gegaan, gelijk krijgt. Een advocaat is voor eigen kosten. De rechter kan, als de werknemer het beroep wint, de TU/e opdragen om een normbedrag aan advocaatkosten te vergoeden. In een enkel geval betaalt de TU/e -vrijwilig- zelfs meer, omdat de normkosten de echte kosten maar ten dele dekken.

‘Conflicten worden harder, de behandeling zakelijker en functioneler’

“De verhoudingen tussen de partijen die een conflict uitvechten bij de Adviescommissie Beroep en Bezwaar behandelt, zie je de laatste jaren verharden. Het wordt zakelijker, functioneler. Er wordt niet meer gekeken wat iemands verdiensten in het verleden waren, maar vooral ‘Wat kan hij nu nog voor de universiteit betekenen?’ Mensen voelen zich te kort gedaan en niet meer gewaardeerd, dat geeft harde(re) tegenstellingen”, constateert mr. Pim Leclercq. Hij was dertien jaar voorzitter van de Adviescommissie op de TU/e en vervult deze rol nog tot het eind van het jaar, afwisselend met zijn opvolger mr. Walter van Alphen.

De Adviescommissie ‘Beroep en Bezwaar’ wordt voorgezeten door een onafhankelijke rechter, om de objectiviteit en onafhankelijkheid van de interne commissie zoveel mogelijk te waarborgen. Maar na dertien jaar vindt Leclercq het wel mooi geweest. Leclercq, in het dagelijkse leven kantonrechter in Eindhoven, begon vanuit een gevoel van dienstverlening: “Je wordt gevraagd en ik heb ingestemd. Het leuke is dat ik mijn kennis van het bestuursrecht op kon halen. Het is altijd nuttig om je neus buiten de deur te steken. Het was zeker niet voor het geldelijke gewin, het is gewoon heel prettig om dit te doen.”

Van Alphen, bestuursrechter in Middelburg, werd op voorspraak van de juridische afdeling van de Universiteit Utrecht, door de TU/e benaderd: “Inmiddels ben ik twaalf jaar voorzitter van een dergelijke Adviescommissie op de Universiteit in Utrecht. Alleen, daar doen ze geen studentenzaken en op de TU/e wel en daarom ben ik hier begonnen.”

Hij ziet het niet als een specifiek voordeel dat hij de academische wereld kent, daarvoor is het verschil per zaak en per universiteit te groot wat betreft sfeer en regelingen. Van Alphen: “Dat de TU/e een Bèta-universiteit is, trekt me wel. Dat is toch een andere wereld, mensen hebben toch een andere manier van denken. Ik vroeg voor een bepaald onderzoek bij de TU/e eens aan een docent/onderzoeker hoeveel mensen er ongeveer op zijn afdeling werken. Zijn antwoord: ‘Ongeveer bestaat niet.’ Dat geeft een beetje weer hoe Bèta’s een probleem benaderen. Dat maakt het ook tot een uitdaging.”

Over een zitting die middag kan Leclercq niet veel zeggen, behalve enige algemeenheden: “Die was best lastig. De studenten hadden geen juridische bijstand meegenomen en zoiets kan handig zijn, al was het maar om -vooraf- een klankbord te hebben. Dan verklein je ook het risico dat je iets verkeerd zegt of verkeerde accenten legt. Wellicht speelt geld een rol. Zonder rechtsbijstandverzekering wordt het al gauw duur. In deze zaak is overigens het niet het juridische aspect moeilijk, maar de feiten.”

Beide voorzitters vinden dat ook hun belangrijkste taak, de feiten achterhalen.

Leclercq: “Zaken gaan vaak voor 95 procent over feiten en feitjes. Hoe iets precies is gelopen, is vaak de sleutel tot de oplossing. Maar feitjes kunnen verkeerd in iemands geheugen blijven hangen, daarom is een dossier ook zo belangrijk.”

Van Alphen: “Ik heb de zitting van mr. Leclercq bijgewoond en het is duidelijk dat deze voorzitter en ik niet veel hoeven te bespreken. Hij houdt het redelijk formeel en dat doe ik ook. Het moeilijkste daarbij is om de (in)formele feiten te achterhalen: wie heeft wat wanneer gezegd? Dat heb je nodig om het juridische probleem in te kaderen. Als voorzitter moet je er tevens voor zorgen dat mensen hun zegje kunnen doen en niet door elkaar praten. Je moet het tot de zaak beperken, maar tegelijk een bepaalde mate van emoties toelaten. Daar een goede balans in houden, kan lastig zijn maar je krijgt er ook ervaring in. En soms laat het zich niet sturen, dan stuurt de zaak zichzelf.”

Beide voorzitters streven naar unanimiteit bij het advies aan het CvB, wat niet altijd even gemakkelijk blijkt. De Adviescommissie is samengesteld uit een vertegenwoordiger namens de vakorganisaties en een namens de werkgevers. Beiden kunnen heel anders tegen een kwestie aankijken. Maar de commissie doet meer dan alleen adviseren aan het CvB.

Van Alphen: “Je probeert eerst de zaak in der minne te schikken, als die zich daar tenminste voor leent. Daar moet soms lang voor gepraat worden, maar dat is altijd beter dan welk advies ook. Dat kan overigens ook betekenen dat iemand inziet dat hij met een kansloze zaak bezig is.”

Leclercq: “De commissie wil ook echt met één mond te spreken. Dat is het moeilijkste als mensen zich helemaal ingraven. Ik probeer, en de commissieleden ook, altijd de mensen bij elkaar te brengen. Het is beter dat ze zelf hun probleem oplossen dan dat een derde, in dit geval de commissie, dat moet doen.”

Dat is anders dan een zitting op het kantongerecht?

Leclercq: “Als je naar de wereld van het kantongerecht kijkt, zou je kunnen denken dat de maatschappij alleen uit gekken of ruziemakers bestaat. Dat is natuurlijk niet zo. Maar ook daar gaat het om feiten. Het goede van een zitting is, merk ik regelmatig, dat mensen de zaak van verschillende kanten horen. Dat alleen al kan helpen om iets te accepteren. In het kantongerecht speelt het decorum (toga, bef) daar een extra rol bij. Dat is hier minder. Mensen werken en ‘leven’ meer samen dan in de maatschappij buiten de TU/e, dat maakt het ook anders dan in het kantongerecht.”

Het blijkt dat die neutraliteit Van Alphen erg aan het hart gaat, aangezien hij er meerdere keren op terugkomt: “Ik doe dit werk ook voor mijn plezier, het is een soort vrijetijdsbesteding, want ik krijg er geen vrij voor en moet de tijd gewoon ’s avonds inhalen. Dus na de zitting ga ik meteen naar huis, maar ook om de relatie met de TU/e zo zakelijk mogelijk te houden en onafhankelijk te blijven. Want als de TU/e druk gaat uitoefenen en me wil sturen neem ik daar geen genoegen mee. Dat zou als consequentie kunnen hebben dat ik mijn functie beschikbaar stel, want dan kan ik de onafhankelijkheid niet waarborgen. In Utrecht heb ik een dergelijke druk nimmer ervaren en ik neem aan dat dit in Eindhoven niet anders zal zijn. En omdat er geen juristen in de commissie zitten moet je kunnen vertrouwen op de kennis, onafhankelijkheid en neutraliteit van de voorzitter.” /.

Mr. Walter van Alphen

Mr. Pim Leclercq