spacer.png, 0 kB
Volg Cursor via Twitter Volg Cursor via Facebook Cursor RSS feed
spacer.png, 0 kB

spacer.png, 0 kB
Cursor in PDF formaatCursor als PDF
Special Cursor 50 jaarSpecial Cursor 50 jaar
PrintE-mail Tweet dit artikel Deel dit artikel op Facebook
Inkoop verlost van imago Zeeuws meisje
1 april 2010 - Jaarlijks koopt de TU/e voor bijna 95 miljoen euro aan diensten en producten. Van afvalverwerking, mobiele telefonie, kopieerapparaten tot belegde broodjes. Ruim 4.500 leveranciers leggen daarvoor in totaal 50.000 facturen neer. De afdeling Inkoop en Contractmanagement (I&C) van de Dienst Interne Zaken waakt daarbij over het huishoudboekje van de TU/e. De beste kwaliteit voor de scherpste prijs. Maar ook weer niet overdreven ‘zuunig’ als het Zeeuws meisje. “Van de oude sentimenten over Inkoop zijn we gelukkig verlost”, zegt Paul Jacobs, manager I&C.
Manager I&C Paul Jacobs

“De mooiste besparing is niets kopen”, zegt Paul Jacobs met een lach. Maar dat zit er niet in aan de TU/e. Hij tovert op zijn laptop een lange waslijst van 57 inkooppakketten tevoorschijn, variërend van catering tot kantoorartikelen. Kostenposten die van vijftigduizend naar tien miljoen euro oplopen. De Dienst Huisvesting spant de absolute kroon met 26 miljoen euro jaarlijks. “Ons werk raakt veel geld”, zegt Jacobs met gevoel voor understatement.

Toch wist zijn afdeling Inkoop & Contractmanagement in 2009 een half miljoen euro goedkoper in te kopen en aan te besteden dan voorgaande jaren. Zonder het boodschappenlijstje van TU/e in te korten of A-merken te schrappen. Volgens Jacobs is dat niet alleen een kwestie van stevig onderhandelen met leveranciers. Ook het prijsbewuster maken van TU/e-medewerkers scheelt een slok op de borrel. “Ik ga me niet bemoeien met de vraag of een wetenschappelijk onderzoeksapparaat wel of niet moet worden aangeschaft. Onze afdeling ondersteunt hoogleraren bij het aanvragen van een offerte of een aanbesteding. Het gaat namelijk niet alleen om de aankoop van een product. In een pakket van eisen en wensen kun je duidelijkheid vragen aan de leverancier over aanbetalingen, leveringskosten, onderhoud en garantie. Het kwam in het verleden voor dat medewerkers van de TU/e niet in de gaten hadden dat over de inkoopprijs ook nog btw moest worden betaald. Dat soort vervelende verrassingen achteraf halen we er nu uit.”

I&C bemoeit zich met zo’n beetje alles boven de honderdduizend euro. De afdeling richt zich voornamelijk op drie onderdelen: aflopende contracten, eenmalige projecten en overeenkomsten die eigenlijk nooit goed zijn aanbesteed en telkens maar worden verlengd. Onder de laatste categorie viel onder meer de afvalverwerking. Die was sinds mensenheugenis in handen van de firma Van Gansewinkel. Toen in samenwerking met de TU Delft in 2008 een aanbesteding werd uitgeschreven, verlaagde de afvalverwerker zijn prijs van 4,5 naar 3,2 ton per jaar. Voldoende om een nieuw contract voor de neus van de concurrentie weg te kapen. “Nee, we hadden niet het gevoel dat ons al die tijd een oor was aangenaaid en dat we daarom per se niet meer met Van Gansewinkel in zee wilden. Ik doe daar niet moeilijk over. Je moet ook naar jezelf kijken”, meent Jacobs.

Een ander langlopend contract betreft de industriële gassen. Dat contract is recent verbeterd waardoor nu dezelfde producten jaarlijks 150.000 euro goedkoper worden geleverd tegen gunstigere voorwaarden.

Ook bij eenmalige projecten boekt I&C aardige successen. Zo is recent bij de aankoop van een Bit Rate Error Tester (BERT) voor de faculteit Electrical Engineering scherp aanbesteed. De uitverkoren leverancier verlaagde zijn prijs met 70.000 euro naar vijf ton. Bij het eindbod waren bovendien allerlei extraatjes inbegrepen. Ook voor een Laser Doppler Anemonetry van Natuurkunde wist I&C een aanzienlijk bedrag van de prijs af te krijgen. Jacobs: “We zeggen nooit: neem maar een goedkoper model. We adviseren alleen om slim en goedkoop in te kopen. En ervoor te zorgen dat garantie en onderhoud goed geregeld worden in het koopcontract. In het verleden onderhandelde een hoogleraar zelf over de prijs van een bepaald instrument, ging bij het College van Bestuur een handtekening halen en sloot dan de koop. Of de scherpste prijs was bedongen, werd nooit duidelijk.”

Hoogleraren zien I&C niet langer als een vervelende, bemoeizuchtige partner die voortdurend de vinger op de knip houdt, meent Jacobs. “We zijn behoorlijk los geraakt van die oude sentimenten. Ze zien ons nu als een toegevoegde waarde. We leveren niet alleen standaardpakketten aan eisen en wensen. We zijn ook het aanspreekpunt voor facturen. En als er een conflict is met een leverancier, kunnen wij daarover zakelijk en zonder emotie onderhandelen, terwijl een hoogleraar misschien vreest voor een verstoring van zijn relatie. ‘Misbruik ons maar’, dat is zo’n beetje de crux van ons succes.”

I&C heeft een eigen alarmbel zodra er contracten aflopen. Ruim van tevoren verdiept de afdeling zich in nieuwe onderhandelingskansen. Een soort vergelijkend warenonderzoek. Daarvoor wordt handig gebruik gemaakt van de samenwerking met de inkooporganisaties van andere Nederlandse universiteiten. Ze zijn verenigd in het Universitair Platform Inkoop (UPI), waarvan Jacobs de landelijke voorzitter is. Het UPI heeft twee hulpmiddelen ontwikkeld waarmee op dagelijkse basis gegevens en adviezen worden uitgewisseld. Het gaat om een Inkoopkalender waarmee alle universiteiten van elkaar zien wat iedereen recent heeft gedaan of gaat doen op het gebied van inkoop. En via de Inkoopmonitor valt in één oogopslag te zien wie waar goed in is. Zo is de beste inkoper van een universiteit snel gevonden voor advies.

De universiteiten die bij UPI zijn aangesloten, willen in 2012 voor minstens vijftig procent duurzaam inkopen. “Een stagiair van Fontys heeft vier maanden op mijn kantoor gerekend of dat haalbaar is. En dat is het”, aldus Jacobs. Groene stroom, een schoner wagenpark en zuiniger hardware worden straks standaard opgenomen in het pakket van eisen. “De criteria worden zo opgesteld dat de extra kosten zullen meevallen.”

De TU/e gaat ook voor eerlijke handel. Tegenwoordig zit er Max Havelaar in de koffieautomaten. Een merk dat kleine koffieboeren een eerlijke prijs garandeert. “We zijn op dat idee gekomen toen we opnieuw moesten aanbesteden. Bij een blinde smaaktest kwam Max Havelaar er ook nog eens als de beste uit.” Jacobs wil maar zeggen: de TU/e hoeft niet zo nodig voor een dubbeltje op de eerste rij te zitten. “We leunen zwaar op kwaliteit, maar gaan niemand sponsoren.”

Geld is verleidelijk en de kans dat de universiteit ontaardt in een soort vriendenrepubliek is niet denkbeeldig. Leveranciers die hun opdrachtgevers paaien met giften is van alle tijden, toch? “We hebben een aantal strikte regels om de integriteit te waarborgen”, zegt Jacobs. “Alle opdrachten en aanbestedingen gaan langs meerdere personen. Bovendien is er een accountant die de procedure voor bestellingen en facturen controleert. Dat voorkomt ‘Italiaanse toestanden‘. Bovendien hebben de afdelingshoofden een beperkt mandaat. Ikzelf mag bijvoorbeeld maar tot 2.500 euro tekenen.”

Zo zijn er nog een paar spelregels. Voor alle opdrachten boven 21.000 euro moeten minimaal twee offertes worden aangevraagd. Boven een ton moet C&I vooraf om advies worden gevraagd, en bij bedragen vanaf 193.000 euro is een Europese aanbesteding verplicht.

“Wat is nou je besparing”, vraagt Jacobs zich hardop af. “Weet je, eigenlijk is dat moeilijk in te schatten. Je kunt op de aanschaf van een apparaat wel de prijs omlaag onderhandelen van 360.000 naar 300.000 euro. Maar dat wil niet vanzelf zeggen dat je dan 60.000 wint. Een leverancier heeft altijd een kennisvoorsprong. Ergens moet hij toch zijn winst halen. Noem het beroepsdeformatie, maar ik ben altijd bezig om te analyseren hoe een prijs is opgebouwd. Waar zou de leverancier het verdienen? Daarom moet ik altijd zo hard lachen om die reclames waar je het eerste half jaar gratis dit of dat krijgt. Uiteindelijk betaal je er toch voor.”/.

Inkoopbeleid/Frits van Otterdijk
Foto’s/Bart van Overbeeke