Achtergrond

Logistieke planning draait om menselijk gedrag

Foto/Bart van Overbeeke

Logistieke processen/Cora van den Berg

Ook had de onderzoeksgroep de eer een vooraanstaande conferentie te organiseren, die voor het eerst buiten de Verenigde Staten plaatsvond. Op 1 en 2 juli was het zover. De groep Operations Planning, Accounting and Control (OPAC) van Technische Bedrijfskunde, onderdeel van de faculteit Technologie Management, verwelkomde enkele honderden onderzoekers op de jaarlijkse MSOM-conferentie. MSOM staat voor Manufacturing and Service Operations Management Society. Deze vakorganisatie met 950 leden -onderzoekers, docenten, adviseurs en studenten- wil kennis verspreiden om bedrijven van dienst te zijn met hun operations
management, ofwel coördinatie en logistiek.
“De MSOM-conferentie is de meest vooraanstaande conferentie in ons vakgebied”, zegt prof.dr.ir. Jan Fransoo, hoogleraar Logistiek bij OPAC en mede-organisator van de conferentie. “In de Verenigde Staten is het vak het meest ontwikkeld. Daar wordt de conferentie al jaren georganiseerd. Een paar jaar geleden is gekozen voor een internationale opzet. Niet toevallig is toen aan de TU/e gedacht. Wij hebben een goede en grote onderzoeksgroep die geen congres in Amerika heeft overgeslagen. De TU/e heeft altijd een sterk internationale oriëntatie gehad. Onze goede reputatie is nu erkend.”
De inhoud van de conferentie gaf een beeld van de stand van zaken in het vakgebied. “De centrale vraag is: hoe kun je operationele beslissingen binnen en tussen bedrijven zo goed mogelijk nemen?”, zegt Fransoo. “Hoe coördineer je goederenstromen zodanig dat vraag en aanbod in de hele keten voortdurend met elkaar overeenstemmen? Kijk naar de productie van computerchips. Die worden steeds ingewikkelder, met enorm kleine componenten. Die moeten gemonteerd en getest worden op verschillende locaties in de wereld. Zulke netwerken zijn heel complex. Dat stelt hoge eisen aan de coördinatie. Ook zie je dat veel bedrijven zich steeds meer richten op hun kerntaak. De rest besteden ze uit. Dat vergt een heel andere aanpak.”
Om te onderzoeken hoe dergelijke logistieke processen optimaal kunnen verlopen, wordt gebruik gemaakt van wiskundige modellen. “We modelleren bijvoorbeeld hoe groot de kans is dat het netwerk van producenten en retailers op tijd aan de vraag van een klant voldoet”, zegt prof.dr. Ton de Kok, hoogleraar Kwantitatieve methoden in de logistiek, en medeorganisator van de conferentie. “Met wiskundige modellen en economische theorieën maken we algoritmes voor software. Dat is het gereedschap bij allerlei vragen. Hoe kun je netwerken optimaal aansturen? Hoe kun je afspraken en beslissingen het beste in een informatiesysteem onderbrengen? Noem maar op.”
Het gaat daarbij vooral om de afstemming tussen mensen en afdelingen in de praktijk. “Als een beslissing is genomen, verandert vaak van alles tijdens de implementatie”, geeft De Kok aan. “Er is
bijvoorbeeld besloten honderd stuks te maken. Maar in de maand die erop volgt, lopen de dingen net even anders, zonder dat er expliciet nieuwe afspraken worden gemaakt. Bij OPAC werken we aan informatiesystemen waarin ook onverwachte gebeurtenissen effectief en efficiënt verwerkt kunnen worden. Het moet logisch zijn voor iedereen en de onzekerheid van de praktijk beter modelleren. Ons onderzoek leidt tot beslissingsondersteunend gereedschap.”

Psyche
De psyche van de mens heeft vele kronkels, daar kan dit soort onderzoek niet omheen. “We moeten de denkprocessen van mensen proberen te begrijpen. Feitelijke processen en modellen komen niet altijd overeen. Mensen gedragen zich in de praktijk vaak toch even anders. Sommige delen van het onderzoek zitten daarom dicht tegen de cognitieve psychologie aan. Het gaat allemaal om de rol van mensen.”
“Stel, een winkel houdt de producten op voorraad volgens de regels van een optimaal model”, geeft Fransoo als voorbeeld. “Toevallig wordt op één dag vier keer zoveel als normaal van een bepaald product verkocht. Een besteller achter een computerscherm die ziet dat er zoveel verkocht is, denkt misschien dat de vraag groter is dan normaal. Hij bestelt wat extra bij, met gevolgen voor het informatiesysteem en daarmee voor de beslissingen over de bevoorrading. Terwijl de afdelingschef in de winkel die over de voorraad moet beslissen deze lokale informatie kan inschatten als toeval. Hij weet bijvoorbeeld dat er in het weekend een festival in het dorp plaatsvindt. Maar waar kan deze informatie worden opgeslagen in het informatiesysteem?”
De Kok: “We proberen het gedrag te snappen van medewerkers die verantwoordelijk zijn voor planning. Kleine veranderingen in een bedrijf, bijvoorbeeld een vrachtwagen die onverwacht nog bij de fabriek staat, beïnvloeden de beslissingen van de planners. Dat zijn geen
patronen die zich herhalen. We willen die ook niet vastleggen. Wel proberen we in onze rekenmethodes irrelevante informatie te interpreteren als relevant, om het zoveel mogelijk een plek te geven in het systeem.”

De laatste jaren is veel onderzoek gedaan naar informatiesystemen die onjuiste gegevens bevatten. “Er is een discrepantie tussen wat een systeem denkt en wat er bijvoorbeeld werkelijk op voorraad is”, legt De Kok uit. “Het is een illusie dat een kassa altijd precies aangeeft wat verkocht is. Maar het is de vraag of het zinvol is om altijd alles te weten en te tellen. Dat is niet nodig, dat kost alleen maar geld. Een bedrijf hoeft niet altijd uitmuntend te zijn, als het maar beter is dan andere. Met onze modellen kunnen wij normatieve uitspraken doen over hoe goed een bedrijf het doet. Een manager moet vervolgens oordelen hoe hij iets eventueel anders kan aanpakken.”
Zo is het onderzoek van OPAC altijd geïnspireerd door de praktijk van het
bedrijfsleven. En de softwareprototypes die ontwikkeld worden, vinden in sommige gevallen hun weg naar de industrie. Een goed voorbeeld daarvan is het Collaborative Planningsysteem, dat inmiddels is geïmplementeerd bij Philips Semiconductors en Philips Optical Storage. In 2000 startte Semiconductors een project om de planning in een complex netwerk met meerdere spelers te verbeteren. De Kok, die bij Philips heeft gewerkt, ontwikkelde een planningsproces dat de bedrijfsgrenzen overschrijdt. De ondersteunende software voor Collaborative Planning kan snel berekenen wat het hele netwerk op ieder moment nodig heeft. Wekelijks hebben de partners contact middels een teleconferentie. Aan de hand van de actuele voorraadgegevens, de vraagcijfers en de resulterende planningsinformatie van het computersysteem maken ze nieuwe afspraken over vraag, productie en levering. De beslissingen worden meteen doorgegeven aan de betrokken partijen. Door deze stroomlijning hoeft er minder verschroot te worden, terwijl toch aan de vraag uit de markt wordt voldaan. De
bedrijven hebben er al miljoenen euro mee bespaard. De Kok kwam ermee, samen met de Philips-divisies, in de finale van de Franz Edelman Award. Dat is een prestigieuze prijs voor opzienbarende toepassingen op gebied van
operations research en management. “Het systeem is een doorslaand succes geworden”, zegt De Kok. “Een goed voorbeeld van hoe de toepassing van keiharde wiskunde zijn weg vindt als commerciële software.”

Marketing
Juist deze goede samenwerking met het bedrijfsleven en een goede balans tussen toegepast en fundamenteel onderzoek hebben de onderzoeksgroep een pluim opgeleverd. De internationale visitatiecommissie van Quality Assurance Netherlands Universities (QANU) heeft eerder dit jaar een beoordeling gegeven van het technisch bedrijfskundig onderzoek van de drie technische universiteiten en de universiteit Wageningen. De TU/e scoorde het beste, en dan met name de groep OPAC. Op een schaal van één tot vijf kreeg de onderzoeksgroep een vijf voor kwaliteit en een 4,5 voor productiviteit, relevantie en levensvatbaarheid. Ook de andere vier onderzoeksgroepen van Technische Bedrijfskunde aan de TU/e kregen hoge cijfers. Fransoo: “Ons onderzoek is relevant voor bedrijven. Het vindt zijn weg naar het bedrijfsleven via de software die soms bij bedrijven
terechtkomt, én dankzij de kennis die studenten overdragen op de industrie, bijvoorbeeld via afstudeerprojecten. De implementatie van de kennis en methodes die we hier ontwikkelen, is overigens niet onze verantwoordelijkheid. Wel het toegankelijk maken van die kennis”.
“Er zit een zekere discrepantie in”, voegt De Kok toe. “Wij zijn goed, maar moeten we daarom meer aan marketing doen om onze kennis op de markt te brengen? Toch loont het de moeite om actief te blijven richting de industrie. We hebben een leidende rol in het European Supply Chain Forum, een consortium van twintig grote internationale bedrijven, de TU/e en de Universiteit van Lund in Zweden. Het vraagt veel tijd om deze contacten te onderhouden, naast onze onderwijs- en onderzoekstaak. Maar ik zie het als win-win-situatie.”
Ook tijdens de MSOM-conferentie was volop gelegenheid om de banden met
bedrijven aan te halen. “We hadden iemand van Unilever uitgenodigd om een lezing te geven. Zo worden beide werelden aan elkaar blootgesteld. Het is belangrijk om zicht te houden op wat er gebeurt in de praktijk.”
En om te zien wat de praktijk daadwerkelijk voorstelt. Wat dat betreft zijn Fransoo en De Kok niet zo onder de indruk van de razendsnelle technologische ontwikkelingen. “In werkelijkheid gaat het allemaal niet zo snel. Wij grinniken erom en staan erg sceptisch tegenover het hijgerige van nieuwe technologieën. Het heeft grote consequenties als nieuwe maar onrijpe technologieën te snel op grote schaal worden ingevoerd omdat de bedrijven bang zijn dat ze te laat zijn”, besluit De Kok./.