Goed omgaan met tijd verhoogt arbeidsproductiviteit

Timemanagement/Arold Roestenburg
Foto/Bart van Overbeeke

Veel bedrijven en managers die graag met hun tijd meegaan, sturen werknemers naar timemanagementcursussen. Door het volgen van deze cursussen worden werknemers effectiever en verbeteren hun prestaties, zo stellen de aanbieders van deze cursussen. In verhouding met de publiciteit en aandacht die timemanagement al jaren krijgt, is er nog maar weinig onderzoek naar gedaan. Er is nooit aangetoond dat timemanagement de effectiviteit en prestatie van werknemers daadwerkelijk verbetert. Promovendus Brigitte Claessens toont in haar onderzoek aan dat dit wél het geval is. “Door te plannen, krijg je het gevoel dat je de tijd de baas bent, je hebt controle over de zaken. Dit verbetert de werkprestatie.” Claessens is op 2 november aan de faculteit Technologie Management gepromoveerd op dit onderwerp.

Afgezien van individuele verschillen heeft Claessens een aantal werkgedragingen geconstateerd dat effect heeft. Deze gedragingen zijn: het beoordelen van tijd tijdens de voorbereiding, plannen en prioriteiten stellen en het controleren van tijd bij het uitvoeren van de arbeid. “Tijdens de voorbereiding moet een werknemer zijn werk afzetten tegen de daarvoor beschikbare tijd. Hierbij moet een werknemer ook kritisch zijn, niet teveel werk aannemen. Dit idee is redelijk goed vertegenwoordigd in timemanagementcursussen”, zegt Claessens. Plannen en prioriteiten stellen tijdens het werk is ook onderdeel van timemanagementcursussen. Hierbij is het belangrijk dat de werknemer zijn werk afhandelt op basis belangrijkheid van taken en niet alleen op basis van urgentie. “Het controleren van de tijd tijdens het uitvoeren is naar mijn mening ondervertegenwoordigd in timemanagementcursussen. Mensen weten vaak goed wat ze doen, maar worden in de uitvoer van hun werk gestoord door collega’s. Ze raken hierdoor de controle over hun tijdsbesteding kwijt, met alle gevolgen van dien.” Claessens vindt dat timemanagementcursussen meer aandacht moeten besteden aan de processen die tijdens het uitvoeren van werk een rol spelen. Het belangrijkste aspect van timemanagement is dat mensen het gevoel krijgen dat ze controle hebben over tijd en het gevoel krijgen dat ze de tijd de baas zijn. “Trainingen zouden meer moeten richten op het gevoel van controle. Mensen passen vaak pas iets toe als ze merken dat het iets voor henzelf oplevert.”
Timemanagement biedt een methode om efficiënter te kunnen werken om zo de werkprestatie te verbeteren. Dit wordt bereikt door het gedrag van mensen te veranderen. Middelen hiervoor zijn onder andere het maken van een ‘to do’-lijst en het voorkomen van verstoringen. “Bijvoorbeeld dat mensen elkaar niet constant bellen voor kleine dingen, maar het eerst zelf proberen op te lossen”, zegt Claessens. Timemanagement is eind 1950 geïntroduceerd. In de jaren tachtig van de vorige eeuw werd het een echte hype. “Maar eigenlijk weten we heel weinig van wat het is en doet.”
Het proefschrift van Claessens begint met een literatuuroverzicht. Hieruit kun je afleiden dat er relatief weinig studies gewijd zijn aan timemanagement, zeker in vergelijking met de niet-wetenschappelijke aandacht voor het onderwerp. “Dat is ook een uitdaging geweest voor mij. Ik kon alle kanten uit met dit onderwerp. Maar het is ook lastig. Publiceren is interessant, maar mijn bevindingen zijn moeilijk te verankeren in bestaande literatuur. Ik heb veel gezocht naar een referentiekader en aansluiting gezocht bij eerder onderzoek op andere gebieden.”
“Ik denk dat timemanagementcursussen meer maatwerk zouden kunnen leveren. Nu kunnen mensen met hetzelfde beroep of van een afdeling zich inschrijven. De bureaus kunnen beter vooraf selecteren en mensen met dezelfde problemen in een cursus helpen. Wat heb je er aan om een halve dag te luisteren naar collega’s die problemen met assertiviteit hebben, als je zelf dat probleem niet hebt? De bureaus zouden verschillende cursussen moeten toespitsen op verschillende problemen.” Timemanagementtrainingen op afdelingsniveau zouden ook anders moeten volgens Claessens. “Echt afdelingsgericht, richten op afspraken onderling en niet op mensen individueel.” Wat Claessens erg opvalt, is dat er geen uitgebreide evaluatie plaatsvindt na een timemanagementcursus. Dagboekstudies hebben aangetoond dat mensen direct na een training enthousiast zijn, maar na een tijd vervallen ze weer in hun oude gedrag. “Timemanagementgedrag zou routine moeten worden, dan kost het ook minder moeite.”

Grenzen
Claessens is in 1998 afgestudeerd aan de Universiteit van Utrecht, haar specialisatie was arbeids-, gezondheids-, en organisatiepsychologie. “Allemaal disciplines die terugkomen bij timemanagement”, zegt Claessens. Tijdens haar werk als bedrijfspsycholoog kwam Claessens in contact met mensen met een burnout. “Zij hebben een groot probleem met het stellen van grenzen. Ze nemen vaak teveel hooi op de vork, waardoor ze overwerkt raken.” Voor deze mensen zou een specifieke timemanagementcursus goed kunnen werken. “Timemanagement beïnvloedt de prestatie, maar ook de tevredenheid en het welbevinden van mensen in hun werk. Timemanagement heeft dus op meerdere terreinen effect, dit zouden de bureaus beter kunnen benadrukken.”
Voor het onderzoek heeft Claessens het model van Macan als uitgangspunt genomen. Dit model uit 1994 is het enige theoretische model over timemanagement dat dusver ontwikkeld en getoetst is. Door het toetsen van uitbreidingen en modificaties van Macans model, met data die Claessens zelf heeft verzameld, was het mogelijk de effecten van timemanagement te bestuderen. Daarnaast heeft Claessens onder andere een zogenoemde dagboekstudie gedaan. Het doel hiervan was het plannen en uitvoeren van taken te onderzoeken. Deelnemers aan het onderzoek planden enkele weken aan het begin van de werkdag hun taken voor die dag en gaven prioriteiten aan. Aan het einde van de werkdag gaven zij aan hoeveel van de taken zij hadden afgerond. Ook noteerden zij ongeplande taken en werkinterrupties. Er is ook een interviewstudie gedaan om na te gaan welke individuele verschillen er in het plannen en in het uitvoeren van taken bestaan.
Voor haar onderzoek heeft Claessens mensen geselecteerd die werkzaam zijn bij acht verschillende organisaties. “Ik heb alleen gekeken naar timemanagementgedrag in werksituaties. Daarom was het ook van belang dat de mensen timemanagementgedragingen kunnen laten zien in hun werk.” De geselecteerde werknemers werken veelal in het middenkader van de organisaties. Claessens heeft gekeken naar het effect van timemanagement op de prestatie en effectiviteit van de werknemers. Hierbij is ook gekeken naar het oordeel van collega’s en leidinggevenden.
Organisaties kunnen ook zonder cursussen het timemanagement gedrag van werknemers beïnvloeden. Bijvoorbeeld door effectief werken als onderdeel van de jaarlijkse evaluatie te nemen. “Er zijn voor de hand liggende manieren om de prestatie en effectiviteit te verhogen. Als mensen veel tijd kwijt zijn met het zoeken naar materialen moet je als organisatie ervoor zorgen dat die materialen binnen handbereik liggen. Of afspraken maken dat er niet voor elk wissewasje wordt gebeld naar elkaar.”
Claessens aanbeveling voor timemanagementbureaus is het evalueren en aanpassen van de cursussen die ze aanbieden. “Ze kunnen ook eens kijken naar de introductie van nieuwe cursussen bijvoorbeeld voor mensen die veel op zakenreis zijn of mensen met creatieve beroepen zoals architecten.” Op dit moment zijn de trainingen vooral voor kantoorpersoneel en managers.
Verder onderzoek naar timemanagement zou kunnen ingaan op hoe groepen met timemanagement omgaan, een onderzoek dat ook op dit moment aan de TU/e wordt gedaan. “Ik wil zelf ook verder met het onderwerp. Nog meer kijken naar individuele verschillen en andere werksituaties en factoren”, zegt Claessens. Voorlopig is ze aangesteld als docent bij de faculteit Technologie Management, ze wil ook als bedrijfsconsultant gaan werken. “Timemanagement sluit goed aan bij de faculteit Technologie Management, de nadruk ligt naast pure techniek op het managen van mensen om prestaties te verbeteren”, zegt Claessens.
Zij heeft voor haar proefschrift drie timemanagementcursussen gevolgd. “Ze waren alledrie vrijwel gelijk. Er zat niet echt een eye-opener bij. Ik heb wel wat dingen gehoord waar ik naar kan kijken, maar de cursussen sluiten niet aan bij mijn werksituatie. In dat opzicht hadden ze weinig zin.”
“Timemanagement is ook niet zaligmakend”, zegt Claessens. “Er zijn ook mensen die van zichzelf al goed kunnen plannen en omgaan met tijd op het werk.”/.