Antennefunctie
In het hoofdstuk ‘Probleemschets’ van de notitie geeft het CvB aan over welke capaciteiten in concreto leiding en medewerkers zouden moeten beschikken om de dienstverlening te optimaliseren. TUE’ers dienen ‘een op continue verbetering en vernieuwing gerichte oriëntatie’ te hebben, en ‘een sterke antennefunctie om alert relevante in- en externe ontwikkelingen en tendensen te signaleren’. Verder rept het CvB onder andere van ‘sterk ontwikkelde vaardigheden ten aanzien van het managen van projecten’, ‘goede vaardigheden op het vlak van presenteren en communiceren’, ‘een markt- en klantgerichte houding’ en ‘de bereidheid tot onderlinge samenwerking’.
Een van de kernproblemen bij de huidige dienstverlening is de vermenging van staf- en servicetaken. Dit probleem is de laatste tijd volgens het CvB manifester geworden. De vrijheid voor de instelling om eigen beleid te voeren is groter geworden. De claim op adviseurs en uitvoerders wordt daardoor groter, waarbij uitvoerders en adviseurs in hun taakuitvoering beurtelings verwisseld worden.
De scheiding tussen staf- en steun-taken moet, om deze problemen te vermijden en om de efficiëntie te vergroten, helderder worden. Daarom moet het instellingsbestuur en de besturen van de primaire eenheden, op een termijn van drie à vier jaar beschikken over een kleine staf. De service-taken worden ondergebracht in universiteitsbreed werkende facilitaire bedrijven of service-eenheden. Op centraal niveau zou de eerste stap in die richting de oprichting van een bestuursstaf zijn. Die staf ondersteunt het college van bestuur en wordt direct door de CvB-leden aangestuurd. De bestuursstaf zou maximaal 35 fte’s moeten tellen en verdeeld moeten zijn in twee à drie groepen. De deskundigheden die in ieder geval in die bestuursstaf aanwezig moeten zijn, zijn ‘strategie, communicatie, beleid op de gebieden onderwijs, onderzoek en studenten, personeel en organisatie, financiën, bestuurlijke informatievoorziening, juridische zaken en vastgoedmanagement’. De dienstverlenende taken, zoals die nu nog ondergebracht zijn bij de diverse diensten van het Bureau van de Universiteit, worden ‘intern verzelfstandigd’ in de al eerder genoemde universiteitsbreed werkende service-eenheden. Mogelijke service-eenheden zouden onder andere kunnen zijn: Huisvesting en Interne Service, Technische Ontwikkelgroep, Technisch Servicecentrum, Financieel Administratiekantoor en Bureau Inkoop, Administratief Servicecentrum Personeel, Servicecentrum Personeel en Organisatie, Communicatie Service Centrum en het Rekencentrum en de Bibliotheek.
Privatisering
Het CvB benadrukt dat de gewenste vernieuwing van de dienstverlening een stapsgewijs ontwikkelingsproces is. De inhoudelijke voortgang van het proces en tussentijdse resultaten zullen steeds getoetst moeten worden aan het richtinggevend beeld. Verder hanteert het CvB als uitgangspunt dat eenheden pas echt intern verzelfstandigd worden als ze daarvoor toegerust zijn. De door de universiteitsraad eerder aangedragen opties als verkoop aan derden of privatisering kunnen voor het CvB pas aan de orde zijn, nadat de desbetreffende eenheden zich daarop planmatig hebben kunnen voorbereiden.
Op korte termijn zal er vooral binnen het Bureau van de Universiteit een scheiding worden gemaakt tussen staf- en servicetaken, zoals al eerder in een nieuwsbrief van de secretaris van de TUE en in Cursor gemeld is. De daaruit voortvloeiende organisatorische wijzigingen zullen per 1 januari 1997 gerealiseerd zijn.