Indicatoren
Wie veel en goed wil meten, heeft een goed meetapparaat nodig. De vraag is: heeft de TUE dat? ‘Ja’ is het antwoord. Dr.ir. Ton van Amelsfort, werkzaam bij de Dienst Financiën en Administratie (DFA), is de afgelopen jaren bezig geweest een set van wat hij noemt ‘indicatoren’ te ontwikkelen, waarmee het mogelijk is allerlei gegevens op het gebied van bestuurlijke informatievoorziening te krijgen. Vandaag wordt er een bijeenkomst gehouden waarbij dit systeem, ‘BIS’ geheten (afkorting voor bestuurlijke informatievoorziening), gepresenteerd wordt. Over welke gegevens hebben we het eigenlijk met betrekking tot bestuurlijke informatievoorziening? Van Amelsfort: ‘Het gaat om gegevens waarmee je de primaire processen, onderwijs en onderzoek, en de secundaire processen, zoals financiën, personeel, huisvesting, doelmatiger wil laten verlopen. Bij de TUE hebben we een aantal systemen waarin die gegevens verwerkt worden, zoals het financieel systeem ROSS, IPSA+, dat is het systeem met personeelsgege-vens, enzovoorts. Ook beschikken we over systemen met gegevens over onderzoek en onderwijs. In totaal zijn er dus vier grote systemen met daarin een heleboel gegevens over de TUE.’
Interpreteren
De TUE heeft volgens Van Amels-fort een goede reputatie met
betrekking tot de bedrijfseconomi-sche kant van de informatievoor-ziening. ‘De gegevensverzame-
lingen zelf zijn steeds prima geregeld geweest. Waar het tot nu toe aan ontbroken heeft is een sy-steem om de gegevens te interpreteren op een bedrijfseconomische manier. Er bestaan SQL-scripts op basis van Oracle die uit die vier systemen extracten genereren. Met behulp van bepaalde definities kunnen we uit die extracten weer kengetallen halen. Daarmee gaan we aan de slag.’
BIS brengt de gegevens uit die vier systemen met elkaar in verband. De software voor de gegevensbewerkingen van die kengetallen is op ruime schaal beschikbaar bij de TUE, namelijk via Microsoft Access, Powerpoint en Excel. De kengetallen met betrekking tot de propedeuse-rendementen zijn een vroege en geslaagde poging om met BIV bedrijfeconomische gegevens te verkrijgen uit de ‘transactionele’ basisgegevens.
Van Amelsfort verdeelt de getallen die hij uit de gegevensverzamelin-gen van de TUE wil genereren in vier categorieën: realisatie-indica-toren (wat gebeurt er nú), streef-indicatoren (waar willen we naar toe), signalerings-indicatoren (gaan we de goede kant op) en effectiviteits-indicatoren (bereiken we ons doel). Wanneer je deze indicatoren toepast op bijvoorbeeld onderwijs, kun je als realisatie-indicator het aantal geslaagden voor de propedeuse nemen. Een streef-indicator is natuurlijk een getal daarboven of eronder, al naar gelang de beleidsbeslissing die men daarover neemt.
In de afgelopen jaren heeft Van Amelsfort de databases duchtig bestookt met allerlei vragen. BIS is de weerslag van die ervaringen. Voor steeds terugkerende vragen is nu een set van parameters ontwikkeld, waarmee het mogelijk wordt om bij wijze van spreken binnen een dag een antwoord te geven op een vraag die betrekking heeft op bestuurlijke informatie-voorziening. Er zijn een heleboel gegevens die ‘gematched’ kunnen worden. Wie de verhouding wil weten tussen het aantal professoren aan de TUE versus het aantal proefschriften en de totale hoeveelheid geld die daarmee gemoeid is, krijgt snel een betrouwbaar antwoord uit het systeem. ‘Je zou zelfs de mate van studeerbaarheid van een studie kunnen uitdrukken in een getal, mits je het natuurlijk eens wordt over de parameters’, aldus Van Amelsfort. ‘De begrenzing bij het meten ligt hooguit bij de vraag
wat zinnig is en wat niet.’