Doorberekenen
Een extra moeilijkheid voor het Congresbureau was dat het door het project Kosten Kwaliteit Dienstverlening (KKD) werd gedwongen per direct zaken door te gaan berekenen. ‘Hierdoor zijn we in de knel gekomen’, meent Schreurs. Al ziet zij zeker de voordelen van het structureel werken, van intake via offerte, projectplan en afrekening. ‘Wij kunnen echter niet klakkeloos omschakelen. Veel van onze projecten lopen gedurende enkele jaren. We werken nu nog zaken af die volgens oude afspraken niet doorberekend worden. Ook studieverenigingen moeten nu betalen voor onze uren. Dit is duidelijk nog niet zo’n aanvaard principe bij onze klanten en heeft in eerste instantie geresulteerd in een merkbare teruggang wat betreft het aantal activiteiten van het Congresbureau.’
Als straks alle onderdelen van de Dienst Interne Zaken, waartoe het Congresbureau behoort, structureel als facilitair bedrijf gaan werken, verwacht Schreurs dat alles vanzelfsprekender wordt. Misschien dat er dan ook meer aandacht besteed kan worden aan het begeleiden van de introductie van het bedrijfsmatig werken. ‘Daar schortte het bij ons aan’, vindt Schreurs. ‘Wij werden plompverloren in het diepe gegooid.’ Tot het nieuwe jaar bevindt het facilitair bedrijf zich nog in een overgangssituatie, waarbij die bedrijfsmatig aanpak nog niet aan de orde is. Schreurs: ‘Dat plaatst het Congresbureau in een onvoor-delige positie. Daarom vatten we onze ideeën hierover nu samen in een notitie voor college-secretaris ir. Harrie Roumen en onze directe baas, Cyril Quirijnen.’
Zwetscommunicatie
Bij de vorming van dat facilitair bedrijf wil Schreurs overigens graag een adviserende rol spelen. ‘Omdat het Congresbureau geoefend is om in een helicopter-view eenmalige activiteiten te beoordelen. Dit is één van onze sterke punten’, vindt Schreurs. ‘Wij zijn in staat integraal het totale project te bekijken.’ Eén facilitair bedrijf is volgens haar een goede zaak. Nog prettiger zou het zijn als alle diensten van de TUE projectmatig zouden werken. Schreurs: ‘Wij merken nog te vaak dat bijvoorbeeld een stafdienst als Financiën en Administratie nauwelijks is ingesteld op eenmalige projecten, al wordt daar wel aan gewerkt.’
Een ander sterk punt van het Congresbureau is het vermogen om de totale deelnemerskant te behartigen. Al brengt dit veel werk met zich mee voor de medewerkers. Zeker sinds de plotsklapse invoering van e-mail. Vroeger bleef een aanmelding voor een congres beperkt tot het inzenden van een kaartje of een faxbericht. Met de mogelijkheden die Internet biedt, wordt er ook veel ‘zwetscommunicatie’ gepleegd, volgens Schreurs. Als voorbeeld noemt zij de mensen die vanuit het buitenland informeren naar de weersgesteldheid in verband met een passende garderobe. Hoe onbenullig de vragen ook zijn, toch staat Schreurs op een snel en afdoend antwoord. ‘Als Congresbureau ben je voortdurend alert op je representatieve functie.’ Prompte beantwoording van deze correspondentie vormt echter een grote belasting, omdat het hoofd zich moet zien te redden met slechts twee toegewijde medewerkers: Leo Balmer en Willeke van den Einde (0,4 fte). Ter ondersteuning maakt men, met uitzondering van de zomervakantie, dankbaar gebruik van stagiaires van de Hogere Hotelschool te Maastricht. Marc Fleskens is inmiddels de derde stagiair op rij. Alhoewel dit geen structureel soelaas biedt, helpt het wel. ‘De stagiairs beoordelen vanwege hun opleiding de horeca-zaken goed en bovendien zijn zij goed inzetbaar voor het uitvoeren van deelonderzoeken. Bijvoorbeeld hoe het Congresbureau ingebed kan worden bij DIZ’, aldus Schreurs, die zichzelf na een studie Spaans toelegde op management.
Tijdgebrek
Het Congresbureau was tot de re-novatie gevestigd in het hoofdgebouw. Nu bezet men drie kantoren boven de senaatszaal, bij de activiteiten dus. ‘Deze verhuizing heeft ons aan de ene kant extra ruimte verschaft. Aan de andere kant is er iets van de herkenbaarheid verloren gegaan’, laat Schreurs weten. Is het Congresbureau verplicht om TUE-zalen te reserveren, of mag men ook uitwijken naar externe conferentie-oorden? ‘Gedwongen winkelnering is er niet aan de orde’, aldus Scheurs, ‘maar het is de uitdruk-kelijke wens van het CvB, om met het oog op een gunstige profile-ring, zoveel mogelijk activiteiten op het eigen terrein te houden.’
Kan de TUE-accommodatie ten op-zichte van andere gelegenheden door de beugel? ‘De blauwe zaal is prachtig, maar die is ook drukbe-zet. Wij kampen altijd met krapte in de ruimte. Klanten laten zich in eerste instantie lokken door de zaal. Is deze bezet of wenst de oprachtgever alles onder één dak te organiseren, dus inclusief overnachting, dan kunnen wij uitwijken. Is de klant eenmaal binnen, dan moeten wij als DIZ hem een totaalproduct kunnen bieden.’ Wat de zalenallocatie betreft is het Congresbureau volgens Schreurs slechter bedeeld dan bijvoorbeeld het Congresbureau van de Vrije Universiteit te Amsterdam die het beheer van zalen in eigen hand heeft. Schreurs: ‘Wij moeten het vooral van onze uren hebben.’