“En nou kappen met die onzin: trek eens een ict-bedrijf aan en ga naar die puinzooi kijken”. Een zinsnede uit een ingezonden brief van een scheikunde-student, daterend van september vorig jaar. Volgens hem bevatte DLWO, het digitale onderwijsinformatiesysteem, nog lang niet alle bruikbare informatie en liep het “langzamer dan mijn oma”. Maar goed, deze veeleisende student had dan ook graag gezien dat zelfs de soep van de dag te vinden was in het systeem.
Op het moment dat de hierboven aangehaalde brief in Cursor verscheen was een deel van de kritiek al achterhaald, vertelt drs. Fred Gaasendam. De beleidsmedewerker informatiemanagement van Dienst ICT is secretaris van de stuurgroep die de integratie van de bestaande onderwijssystemen coördi-neert. “DLWO is inderdaad een tijd te traag geweest, maar al in de zomer van vorig jaar hebben we dat verholpen.”

En daar is het niet bij gebleven: met ingang van 31 mei zijn bijna alle functionaliteiten uit het communicatie-systeem Studyweb, het administratie-systeem Owinfo en de agenda’s in Outlook volledig geïntegreerd in DLWO. De pijlers Studyweb en Owinfo, in de huidige DLWO twee jaar geleden al voorzien van een gezamenlijk front-end (sindsdien is het niet langer nodig apart in te loggen in beide systemen), worden hiermee overbodig. Tot dusverre was het voor bepaalde handelingen nog altijd handiger om apart Studyweb (voor vakinformatie en aanmelding) en Owinfo (voor tentamens, rooster en uitslagen) te bezoeken.

De nieuwe start gaat samen met een nieuwe naam. De afgelopen jaren moest men het doen met de functionele afkorting DLWO (voor Digitale Leer- en WerkOmgeving). Vanaf komende maandag hangt er een minder pro-zaïsche naam aan het digitale systeem voor studenten en docenten: OASE (Online Active Study Environment). Nomen est omen; het poëtische OASE moet een rustpunt worden vergeleken met de veel onoverzichtelijker en chaotischer voorgangers.

Alle relevante informatie voor student en docent in één overzichtelijk systeem, dat volgens drs. Frank Vercoulen, beheerder van DLWO en OASE, ook sneller moet werken dan de huidige DLWO. “Dat was een belangrijk punt voor ons bij het ontwerp. Het is de bedoeling dat OASE minstens zo snel werkt als wanneer je de onderliggende functionaliteiten van Studyweb en Owinfo rechtstreeks zou gebruiken. Bovendien is er in OASE een betere groepering van functionaliteiten.” Hierdoor kent OASE minder pagina’s en is de navigatie eenvoudiger, benadrukt Vercoulen.

Vercoulen maakte net als Gaasendam deel uit van de stuurgroep DLWO, waarin behalve Vercoulens STU-collega Joost Timmermans en de hoofden van de betrokken diensten STU, ICT en IEC ook opleidingsdirecteur prof.dr. Ton van Leeuwen en directeur bedrijfsvoering BMT mr. Rob Debeij zitting hebben. Een half jaar geleden zijn ook studenten Jiri van Bergen en Anjo Peeters aan de stuurgroep toegevoegd om beter te kunnen inspelen op de wensen van de voornaamste eindgebruikers.

De TU/e heeft vooropgelopen wat betreft de digitalisering van haar onderwijssystemen. Al halverwege de jaren negentig werd in Eindhoven Owinfo geïntroduceerd, in 2000 gevolgd door Studyweb. Daarnaast heeft ook de introductie van de notebooks, in 1997, een belangrijke rol gespeeld bij een stapsgewijze, universiteitsbrede standaardisering met nu dus een allesomvattend systeem als resultaat.

Veel andere universiteiten hebben gekozen voor commerciële systemen als Blackboard of Osiris, waarin administra-tie en communicatie automatisch zijn geïntegreerd. Zo’n voorgebakken systeem heeft als nadeel dat je gedwongen wordt om je processen erop aan te passen,vindt Gaasendam: “Dat we als TU/e zelf een systeem gebouwd hebben, heeft als voordeel dat we zelf hebben moeten nadenken over onze processen en hoe we die wilden inrichten.” De ontwikkeling van OASE heeft volgens hem ook op organisatorisch niveau zijn vruchten afgeworpen: “We hebben voor dit project intensief moeten samenwerken op het niveau boven de betrokken diensten. Dat was een uitdaging, maar is uiteindelijk heel goed gegaan.”

Belangrijke kritiek van gebruikers was dat de verschillende subsystemen te versnipperd waren, vertelt Vercoulen: “Als je een vak wilde volgen, ging je voor oriëntatie naar Owinfo waar je informatie over de inhoud van het vak kon vinden. Leek het vak je interessant en wilde je je aanmelden, dan moest je naar Studyweb, waar je dan opnieuw naar dat vak moest zoeken. En ook tijdens het onderwijs moest je vooral in de beginperiode voortdurend tussen de systemen heen en weer springen.” En dan had je ook nog het zoeksysteem van de bibliotheek en de eigen Outlook-agenda nodig om alle relevante informatie bijeen te schrapen, om maar niet te spreken van de sites die de docenten van de diverse faculteiten zelf onderhielden.

In de loop van de tijd is er steeds meer geïntegreerd, met in 2009 de invoering van DLWO met één login als mijlpaal. Wel werd in DLWO nog veel gewerkt met zogeheten ‘deep links’: rechtstreekse verbindingen van de interface naar de onderliggende systemen Studyweb en Owinfo. Die systemen werkten dus nog grotendeels naast en onafhankelijk van elkaar, waardoor de gebruiker telkens terug moest keren naar het hoogste niveau om weer een nieuwe zoekactie naar informatie te starten. In OASE zijn die ‘deep links’ vrijwel verdwenen, zegt Vercoulen. “De interface staat eigenlijk alleen nog in direct contact met een tussenlaag, die fungeert als informatie-makelaar en de onderliggende systemen verbindt.” Deze tussenlaag is opgezet in overleg met de partners van 3TU, zodat via OASE in principe ook informatie uit de onderwijssystemen van de Universiteit Twente en de TU Delft kan worden opgevraagd.

Na een eerste grote stap in februari van dit jaar, waarbij onder meer een mobiele versie van de DLWO-site werd geïntroduceerd, volgt op 31 mei de voorlopige voltooiing van de integratie van de diverse onderwijsinformatiesystemen. Vercoulen heeft er vertrouwen in dat studenten en docenten OASE zullen waarderen. “Vooral de persoonlijke studieagenda waarin veel informatie overzichtelijk bij elkaar komt is volgens mij een grote vooruitgang. Ik kan me niet voorstellen dat men straks nog steeds de behoefte voelt om recht-streeks met Studyweb of Owinfo te werken. Dat is met OASE echt niet meer nodig.” (TJ)

http://education.tue.nl (Engelse versie)
http://onderwijs.tue.nl (Nederlandse versie)