Het verfoeide in- en uitloggen op de vier onafhankelijke informatiesystemen van de universiteit -Studyweb, OWINFO/OWIS, Vubis en Exchange- is definitief verleden tijd. Met één gebruikersnaam en wachtwoord is alle digitale informatie uit deze systemen beschikbaar. Maar DLWO biedt voor de toekomst meer dan alleen gebruiksgemak; het zou wel eens kunnen uitgroeien tot hét communicatie- en informatieplatform van universitair Nederland.

Eén kort regeltje, http://onderwijs1.tue.nl, biedt toegang tot de nieuwe DLWO van de TU/e. Maar achter die summiere omschrijving schuilt een immense digitale wereld. Aan de TU/e zijn door de jaren heen namelijk vier onafhankelijke informatiesystemen ontstaan waarvan faculteiten, studenten en medewerkers naar believen gebruikmaken: Studyweb, Onderwijsinfo, Vubis (van de universiteitsbibliotheek) en Exchange. Al deze systemen zijn vanaf het begin uitgebreid en aangepast. Een linkje hier en een applicatie daar; ze zijn behoorlijk complex geworden. Zelfs de programmeurs van Dienst ICT houden de laatste jaren met moeite het overzicht.

En studenten mopperden over de tijdrovende toepassing. Het voortdurend wisselen van het ene naar het andere informatiesysteem zorgde voor irritatie en onbegrip. Of dat niet handiger kon, luidde enkele jaren geleden al het verzoek in het studentenadviesorgaan.

De groeiende behoefte van de technische universiteiten van Delft, Twente en Eindhoven om in 3TU-verband meer informatie uit te wisselen, was een derde reden om te zoeken naar een beter, gebruiksvriendelijker systeem. Het College van Bestuur stelde daarom in 2007 de stuurgroep DLWO in. Die kreeg als opdracht om de uitwisseling van digitale informatie en communicatie aan de universiteit te verbeteren en op dat vlak ook te kijken naar samenwerking met de andere TU’s.

Mr. Rob Debeij, directeur bedrijfsvoering aan de faculteit Biomedische Technologie (BMT) en voorzitter van de stuurgroep DLWO: “We hebben alledrie de lijnen aangepakt en daarbij telkens teruggekoppeld naar de studenten en docenten als onze belangrijkste klanten. Dienst ICT en het Onderwijs en Studenten Service Centrum (STU) zijn begonnen om de onderwijsapplicaties ‘heel koud’ te koppelen, zodat ze via één webpagina toegankelijk werden. Zonder te verfijnen of te verbeteren, gewoon in één portal stoppen. Dat was achteraf gezien het minst moeilijke. Maar dan roep je wel extra onvrede op, omdat je de onvolkomenheden nog nadrukkelijker laat zien.”

Dr.ir. Ronald Waterham van Dienst ICT en lid van de stuurgroep: “Het systeem is sinds begin dit jaar actief, maar dat hebben we niet hardop geroepen. Het is nu eenmaal niet handig om een auto af te leveren voordat de duurproef op de weg en in het terrein is afgerond.”

Toch waren de eerste reacties enthousiast. Tweedejaars studenten van de faculteiten Bouwkunde en Technische Natuurkunde mochten de nieuwe toegangspagina vooraf testen. De portal gaf na één keer inloggen doorgang naar zowel Studyweb als OWINFO/OWIS. Ook was het mogelijk om direct naar de persoonlijke leengegevens van de bibliotheek te gaan. En gebruikers konden voortaan een persoonlijk collegerooster exporteren naar hun Outlookagenda, wat veel extra schrijfwerk bespaarde.

Dr. Karen Ali van STU, het vierde lid van de stuurgroep: “Studenten zijn niet zozeer geïnteresseerd in al die onderliggende systemen, maar in de functionaliteit ervan. Het was onze uitdaging om iets over de bestaande systemen heen te leggen zonder alles drastisch te veranderen en waardoor de studenten geen last meer hadden van wat er achter de schermen gebeurde. We hebben vooral gekeken hoe we het onderwijsproces kunnen faciliteren en hoe je dat op een eenduidige manier in een systeem kunt vangen, zodat je alle dingen op de juiste momenten op dezelfde manier toont aan de gebruiker - of het nou een student, docent of andere medewerker is. Als STU hebben we gekeken naar de functionaliteit. Dienst ICT zorgde voor de technische aspecten. Dat is een prima samenspel.”

Brede opzet
Waterham benadrukt dat de nieuwe portal niet uitsluitend op onderwijsapplicaties is gericht. “De discussie gaat vaak over ELO’s (elektronische leeromgevingen, red.) zoals Studyweb en Sakai. Daar kun je alles aan ophangen, zo wordt gesteld. Maar we hebben aan de TU/e behalve Studyweb ook het onderwijsadministratieve systeem, het bibliotheeksysteem en Outlook Exchange. Dat zijn vier essentiële componenten. Het zou daarom verkeerd zijn om alles te baseren op de ELO, want dan kijk je met een veel te beperkte scoop naar wat we hier nodig hebben.”

Om een bredere opzet te bereiken, is onderzoek gedaan naar de meest voorkomende handelingen die studenten op hun computer verrichten tijdens hun opleiding. Wat, waar en hoe zoeken ze op hun laptop? Daaruit is twee jaar geleden een boekwerkje voortgekomen met ongeveer honderdzeventig verschillende processen waarmee een student tijdens zijn opleiding te maken krijgt. De stuurgroep huurde het externe bedrijf Studio Sophisty in om een logische presentatie te bedenken voor die honderdzeventig processen en het onderwijsportaal te verfijnen - met de uiteindelijke opmaak en indeling van de nieuwe toegangspagina als resultaat.

Waterham: “We hebben nu bijvoorbeeld een tabblad ‘Activiteiten’ waarmee je kunt doorlinken naar ‘soort opleiding’, jezelf kunt inschrijven, te weten kunt komen wanneer het vak wordt gegeven, met andere studenten die dat vak ook gaan doen een groep vormen, inschrijven voor een tentamen en vakliteratuur zoeken. Een student verwacht gewoon dat als hij ’activiteit’ aanklikt, dat hij al die componenten krijgt. Maar dat was niet zo. Hij moest telkens naar één van die vier verschillende systemen. Nu is het overzichtelijk gegroepeerd, maar vanuit een totaal ander perspectief. Er is gekeken naar de student en zijn activiteiten, terwijl eerst de informatiesystemen in elkaar werden gestoken zoals wij achter de schermen het werk hadden onderverdeeld, met overlappingen en strijdpunten.”

De samengestelde lijst met de honderdzeventig componenten blijkt redelijk uniform te zijn voor Delft, Twente en Eindhoven. Waterham: “Mooi, want aan die lijst kunnen we niet alleen onze eigen DLWO ophangen. Het is ook een prima platform voor de uitwisseling met de andere TU’s. Delft wil in 2010 ons concept gaan hanteren en Twente wil niet achterblijven. Daardoor kun je straks als student net zo gemakkelijk vakinformatie opvragen bij ons als aan de andere TU’s.”

De nieuwe DLWO beantwoordt daarmee aan een groeiende behoefte. Door de strakke scheiding tussen bachelor en master zullen studenten namelijk meer bij andere universiteiten gaan zoeken om een overstap te maken, zo is de verwachting. Waterham sluit daarom niet uit dat andere Nederlandse universiteiten de blauwdruk van Eindhoven overnemen. De manier waarop studenten in Eindhoven hun collegeroosters opzoeken, vakinformatie raadplegen of hun tentamens indelen, wijkt immers niet af van de rest van Nederland. “We hebben een concept neergelegd voor universitair Nederland, want Delft en Twente zijn het issue niet. Delft werkt samen met Leiden, Twente met Nijmegen en Groningen en wij met Maastricht. Iedereen die volgens onze architectuur zijn systemen koppelt, kan op basis van dezelfde honderdzeventig processen informatie uitwisselen met andere universiteiten.”

Om het tijdschema te halen, is ook een aantal externe bedrijven ingeschakeld. Mede daardoor zijn de programmeurs van de TU/e niet in verleiding gebracht om toch nog snel een aanpassing uit te voeren. “De opdracht hebben we heel strikt genomen. We hebben onszelf verplicht om er niks bij te leggen toen de straat helemaal openlag”, bekent Waterham lachend.

Op een bierviltje
Uiteraard zullen in de toekomst nieuwe applicaties nodig zijn, maar Debeij pleit voor dezelfde discipline om de nieuwe DLWO niet opnieuw te laten verzanden in een digitale brij. “Maatwerk per faculteit blijft mogelijk, maar wordt dan wel gedaan in samenspraak met de stuurgroep DLWO of het orgaan dat de zaken van ons overneemt. We zullen van geval tot geval bekijken of aanpassingen voor meerdere faculteiten nuttig zijn. Dan kunnen we de slag in één keer maken en wordt niet steeds iets bijgebouwd. Docenten die bij voorkeur op een bierviltje werken, blijf je houden, maar dat groeit er langzaam uit.”

Er zijn enkele ‘sportieve limieten’ gezet, zegt Debeij lachend. “Het is een kwestie van duwen, trekken en een beetje boos kijken. Beetje veel, beetje vaak. Maar we hebben hier ook veel lol aan beleefd. De uitdaging om te doen wat niet kan, is een heel belangrijke drijfveer geweest.”/.

De nieuwe Bijbel van 3TU

De nieuwe Digitale Leer- en Werkomgeving (DLWO) blinkt uit in eenvoud. De opmaak en presentatie van de toegangspagina komen een beetje karig over, maar leveren precies datgene wat studenten en docenten nodig hebben. Geen overbodige toeters en bellen dus, waardoor alles goed overzichtelijk blijft.

Bovenin staan vijf tabbladen met de thema’s nieuws, activiteiten, bronnen, personen en zoeken. De vijf tabbladen bestrijken een heel scala aan bezigheden die studenten gedurende hun tijd aan de universiteit verrichten op hun laptop. Ze kunnen de inhoud van de vakken bekijken, een lesrooster raadplegen, zoeken naar literatuurbronnen, een eigen agenda voeren, zich aanmelden voor tentamens en zelfs chatten met studiegenoten die ook online zijn.

Eén van de kenmerken van de nieuwe DLWO is dat de toegangspagina heel algemeen is, maar steeds verder ‘gepersonaliseerd’ kan worden door het instellen van favorieten, filters, doelgroepen en kalenders. Iedere gebruiker krijgt de mogelijkheid om zijn eigen profiel op te slaan. Dat kan rechtsonder op de toegangspagina waar een plek is ingeruimd om persoonlijke data vast te leggen. Het is ook de ‘hoek’ om bijvoorbeeld uitslagen na te kijken of een stageadres te vermelden.

Ronald Waterham van Dienst ICT hoeft niet lang na te denken over de voordelen van de nieuwe DLWO. “We hebben geen nieuwe systemen nodig en de bestaande systemen blijven langer houdbaar.” Hij wijst erop dat de vier oude systemen gewoon toegankelijk blijven, dus ouderejaars studenten kunnen op de vertrouwde manier surfen als ze dat willen. “Ze hoeven niet over te stappen, maar waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Ik weet zeker dat ze om gaan.”

De grootste winst is volgens hem deze maand geboekt met de komst van de eerstejaars studenten. Zij zijn de DLWO bij aanvang van hun studie meteen gaan gebruiken. En dat verliep vrijwel vlekkeloos. Het systeem kon de piekbelasting in de eerste week zonder moeite aan.

Het concept achter DLWO is ‘zo oud als Metusalem’, verklapt Waterham. De grootste truc is het plaatsen van ‘De Bus’. Door deze ‘Enterprise Service Bus’ tussen de vier oude systemen en de toegangspagina te zetten, weten de programmeurs waar wat zit in het systeem en wordt het onderhoud gemakkelijker. “Dat betekent ook dat het niet meer relevant is of informatie nu bij ons zit of in Delft of Twente. De drie TU’s gaan gezamenlijk dit concept hanteren. In 2012 is het operationeel of misschien eerder en dan kun je als student net zo gemakkelijk vakinformatie opvragen bij ons als aan de andere TU’s. Ik beschouw het een beetje als de Bijbel van 3TU.”

Programmeurs mogen in de toekomst alleen nog volgens een vaste standaard iets bouwen in De Bus en moeten alles beschrijven om te voorkomen dat er onontwarbare kluwen van links en applicaties ontstaan. Waterham: ”Vergelijk het met bouwen onder architectuur. Dat is voor een aannemer ook minder leuk. Voor Dienst ICT is dat natuurlijk wel wennen. Tja, iedereen laat een paar veren, maar daar hebben we achteraf een prachtige tooi voor teruggekregen.”

De stuurgroep DLWO

De stuurgroep DLWO werkt met zogenoemde ‘fixed targets’ in een uitvoeringsplanning- en financiering per begrotingsjaar. De planning voor 2010 is inmiddels aangeboden aan het College van Bestuur.

De stuurgroep is verder samengesteld op basis van expertise en mandaat om een zo goed mogelijke mix te krijgen van kennis, vertegenwoordiging en uitvoerend vermogen. In de stuurgroep zitten behalve voorzitter mr. Rob Debeij (directeur bedrijfsvoering BMT) prof.dr.ir. Ton van Leeuwen (opleidingsdirecteur Technische Natuurkunde), dr. Karen Ali (hoofd Onderwijs en Studenten Service Centrum), dr. Jeanne Figdor (hoofd Informatie Expertise Centrum), dr.ir. Ronald Waterham (hoofd Dienst ICT) en ir. Cees du Bois (Dienst ICT).