/Voorpagina /Mensen /Nieuws /Opinie /Cultuur /Studentenleven /Achtergrond /English page /Ruis /Harmpje /Colofon

/Vacatures /Mensa /Oude cursors /pdf formaat /Faculteits Berichten /Zoeken /TUE

jaargang 42, 2 maart 2000 Achtergrond

Outsourcing als optie overvalt de betrokken afdelingen Outsourcing/Han Konings Bureau Berenschot maakte vorige week maandag bekend op welke wijze binnen de dienstverlening geld vrij gemaakt kan worden voor onderwijs en onderzoek. Voor een aantal diensten stelde Berenschot ‘outsourcing’ voor, hetgeen betekent dat men de mensen en de taken van die dienst probeert onder te brengen bij een extern bedrijf. De betrokken diensten waren veelal verbaasd over deze aanbeveling. In onder meer deze ruimte in de kelder van het Hoofdgebouw wordt vanaf juni de Universiteitsdrukkerij ondergebracht. Foto: Bram Saeys Bij de Universiteitsdrukkerij (UD), die deel uitmaakt van het Facilitair Bedrijf, heerst ongeloof en deels ook verontwaardiging over de beslissing om deze vorm van dienstverlening te ‘outsourcen’. Temeer daar men de afgelopen jaren al is teruggegaan van een omvang van 24 fte’s naar 15 fte’s. Daarnaast vinden op dit moment in de kelders van het Hoofdgebouw grootscheepse renovatiewerkzaamheden plaats, om de Universiteitsdrukkerij in juni onder te kunnen brengen in een fonkelnieuwe behuizing. Voor zover de stafafdeling Vastgoed weet, gaan deze werkzaamheden door zoals gepland. Henk van der Meijden, hoofd van de UD, werd vorige week overvallen door de uitkomst van het Berenschot-rapport: “Dit kwam voor ons als een complete verrassing. We zijn vanaf begin 1999 al aanzienlijk in omvang teruggegaan, zonder dat onze klanten daar ook maar iets van gemerkt hebben. Daarnaast zijn we druk bezig om het onze klanten mogelijk te maken hun bestanden digitaal aan te leveren. Zo’n zeventig procent van de proefschriften komt al digitaal binnen. Vanuit de faculteiten zou het nu eigenlijk van de grond moeten komen. De apparatuur en de kennis hebben we in huis.” Volgens Van der Meijden heeft de UD zeker een meerwaarde voor de universiteit. Hij denkt dat Berenschot niet de echte klanten van de UD geïnterviewd heeft. “Met het vertrek van de UD gaat veel ervaring en kennis verloren en zal iedereen zelf gaan shoppen voor zijn drukwerk. Hoe zal dan bijvoorbeeld de huisstijl nog consequent uitgevoerd worden? Wie controleert dat?” Telefoontjes van geïnteresseerde bedrijven zijn er volgens het UD-hoofd vorige week al volop geweest. “De TUE is natuurlijk een zeer interessante opdrachtgever. Er zit hier een flinke brok werk.” Gerust over een overgang naar een extern bedrijf is hij niet. “Binnen het bedrijfsleven heerst toch een hele andere cultuur dan binnen een universiteit. Daarbij hebben we ook veel 50-plussers bij de UD, die zich zorgen maken over wat er gebeurt met de sociale rechten die ze in de loop der jaren hebben opgebouwd. Al met al is het ons rauw op het dak gevallen. We waren er nu eindelijk van overtuigd dat we een duidelijke functie hadden binnen de TUE. Dat blijkt dus niet zo te zijn.” Onderhoudstaken Binnen het Facilitair Bedrijf opereert ook de Bouw Technische Dienst (BTD). Van deze afdeling zou ook een deel extern moeten, al weet Piet van Happen, hoofd van de BTD, niet goed welk deel dat zou moeten zijn. Het zou bij de BTD vooral om onderhoudstaken gaan, die men buiten de deur wil brengen. Maar volgens Van Happen is al 85 procent van het onderhoudswerk ondergebracht bij externe bedrijven. “Binnen de BTD houden we ons op dit terrein alleen nog bezig met de eerstelijns hulpverlening”, aldus Van Happen. “Dat betekent dat onze mensen 24 uur per dag beschikbaar zijn om bij te springen bij acute problemen met installaties in gebouwen of laboratoria. Dat moet volgens mij ook gezien worden als een onderdeel van de ‘core business’ van de universiteit, en het lijkt me daarom onverstandig om die 15 procent ook nog uit te besteden. Daar zijn deze installaties te uitzonderlijk voor. De mensen die daar nu voor werken, weten hoe de TUE in elkaar steekt en hebben ook hun contacten bij de Bedrijfshulpverlening.” Wat de huidige onderhoudsconstructie en –contracten aangaat, zou Van Happen graag zien dat de TUE nog slechts met een paar bedrijven zou gaan samenwerken en dat die bedrijven een resultaatsverplichting wordt opgelegd. Zo kan men hogere eisen stellen aan de kwaliteit van de onderhoudswerkzaamheden en is de BTD minder tijd kwijt met de controle hiervan. Andere taken binnen de BTD betreffen de coördinatie en het toezicht op het inrichten van werkplekken en laboratoria. Het uitvoerende werk hierbij gebeurt door externe bedrijven. Ook met betrekking tot het Masterplan Huisvesting heeft de BTD de komende jaren de handen vol. Van Happen pleit vooral voor het decentraliseren van allerlei kleine werkzaamheden bij de faculteiten. “Laat de faculteiten daarvoor direct contact opnemen met externe bedrijven. Vaak hebben die hier een paar mensen op het terrein zitten. De BTD hoeft daar niet zo nodig als intermediair nog tussen te zitten.” Van Happen denkt dat ook vooral uit deze hoek veel ergernissen voortkomen. Bij de BTD zelf zitten eigenlijk nog maar drie mensen die zich met de directe uitvoering van bepaalde werkzaamheden bezighouden. Dat is iemand voor de bewegwijzering, iemand voor de slotenplanning (wie mag van welk slot een sleutel hebben) en een storingsdienstmedewerker. ICT Servicebedrijf Ook het ICT Servicebedrijf, verantwoordelijk voor de voorzieningen op ICT-gebied en de werkplekken van medewerkers en studenten, zou volgens Berenschot voor driekwart buiten de TUE gebracht moeten worden. Alleen qua beleidsvorming en inkoop wil men binnen de TUE een afgeslankte ICT-dienst van 9 fte’s overeind houden. Subhoofd van het ICTS, ing. Joop Schillemans, geeft aan dat de uitkomst van het Berenschot-rapport maar moeilijk te verteren is. Vooral ook omdat bij de oprichting van ICTS, een afsplitsing van het oude Rekencentrum, door CvB-lid drs. Willem te Beest was meegedeeld dat ‘outsourcing’ niet aan de orde was. “Dat maakt het bij onze medewerkers nog wat moeilijker te verkopen”, aldus Schillemans. “Daarnaast is het gewoonweg vreemd dat een universiteit die voorop wil lopen op ICT-gebied, haar eigen ICT-dienst buiten de deur zet. Er wordt bij het ICTS een beetje lacherig gedaan over de wijze waarop het CvB denkt middels een extern bedrijf een efficiënte en goedkope dienstverlening te kunnen aanbieden. Als onze taken worden overgedragen aan een extern bedrijf, valt de controle daarover weg. Je levert je dan helemaal over aan zo’n bedrijf over. Je bent met handen en voeten gebonden. Gezien de ervaringen met Cap Gemini met betrekking tot het Notebookproject, is dat in het verleden al een keer niet goed uitgepakt.” Contacten met mogelijke kandidaten voor een overname, zijn er, voor zover Schillemans weet, nog niet. Schillemans is wel bang dat als reactie op deze berichten de beste mensen van zijn afdeling als eerste zullen vertrekken. Daarmee zal volgens hem veel kennis verloren gaan. Bij het ICTS is niemand positief gestemd over een mogelijke ‘outsourcing’ van de afdeling. Schillemans: “Die stap had je eigenlijk zo’n zes jaar geleden moeten zetten. Toen liepen de universiteiten op ICT-gebied nog voorop in vergelijking met het bedrijfsleven, en had je je een plaats binnen de markt kunnen veroveren. Dat is nu niet meer mogelijk.” Systeemhuis De andere afdeling die zich twee jaar geleden afsplitste van het Rekencentrum, het Systeemhuis, moet volgens het Berenschot-rapport in zijn geheel extern ondergebracht worden. Het Systeemhuis is onderdeel van de stafafdeling Financiën en Informatievoorziening (SFI) en is binnen de TUE verantwoordelijk voor het beheer en de ontsluiting van gemeenschappelijke informatiesystemen en de universele ontsluiting ervan op de werkplek. Ing. Cees du Bois, hoofd van Systeemhuis, denkt niet dat het ‘outsourcen’ van zijn afdeling veel oplost. Du Bois: “De hoge uitgaven die op dit gebied bestaan, zijn voornamelijk te wijten aan de veelheid aan opdrachtgevers binnen de TUE, ieder met zijn specifieke wensen en eisen. Het CvB zou er goed aan doen op dit gebied een meerjarenplanning op te stellen, waarin duidelijk prioriteiten gesteld worden. Alleen zo zijn de uitgaven onder controle te brengen. In zo’n verband zou het Systeemhuis wel iets zien in de vorm van een partnership met een extern bedrijf.” In maart 1998 werd overigens al eens gekeken of een dergelijke overeenkomst te sluiten was met het Diemense IT-bedrijf Pecoma. Die overeenkomst werd echter nooit gesloten. Ook Du Bois vindt het raar dat de TUE één van haar kerngebieden, ICT, wil afstoten. Daarbij zijn de specifieke IT-diensten waar de TUE om vraagt, op de markt niet of nauwelijks voorhanden, aldus Du Bois. “De markt biedt alleen die diensten aan waar de grote hap in het bedrijfsleven behoefte aan heeft. Levering van geavanceerd maatwerk is heel duur en schaars, het moet meestal jaarlijks aangepast worden en de hoeveelheid ervan op de TUE moet niet onderschat worden.” Ook benadrukt Du Bois dat er de afgelopen periode veel tijd gestoken is in bijscholing en dat zijn medewerkers ook veel opgestoken hebben van externe deskundigen die bij het Systeemhuis gedetacheerd zijn. Overigens mocht Du Bois drie functies die al enige tijd vacant waren, niet invullen. Dat had hem al aan het denken gezet. Slechts eenderde van de medewerkers van het Systeemhuis ziet wel wat in een overstap naar een extern bedrijf, aldus Du Bois. “De rest wacht de ontwikkelingen af, of heeft er ooit duidelijk voor gekozen om een carrière binnen de universiteit op te bouwen.” Jammer vindt Du Bois het dat een twee jaar geleden doorgevoerde reorganisatie en bijvoorbeeld een succesvolle aanpak van het millenniumprobleem, niet heeft geleid tot meer krediet voor zijn afdeling binnen de universiteit./.

Ongedaan maken van de ‘knip’ krijgt geen warm onthaal AVA/Fred Gaasendam Berenschot wil opheffing van de ‘knip’, de scheiding tussen staf en service die bij een aantal centrale diensten tot stand kwam in 1997. De functionarissen van de huidige stafafdelingen zijn niet bijster positief over de voorgestelde samenvoeging. Vooral de decentraal geplaatste, maar onder het gezag van de centrale dienst staande functionarissen gaan het zwaar krijgen. Bovendien zal de communicatie tussen afdelingen onderling gevaar lopen, tenzij er weer sterke horizontale dwarsverbanden gesmeed worden. Niet iedereen ziet de voorgestelde maatregelen van bureau Berenschot zitten. Foto Bram Saeys Begin 1997 werd het Bureau van de Universiteit opgeheven. Er moest een striktere scheiding komen tussen de staftaken en de facilitaire taken van de dienstverlening, vond het College van Bestuur destijds. Het proces van scheiding van staf- en servicetaken was vooral de verantwoordelijkheid van het derde lid van het College van Bestuur, ir. Joris van Bergen. In 1996 was de notitie ‘Vernieuwing van de dienstverlening’ tot stand gekomen, op basis waarvan de scheiding tussen staf en service werd gemaakt. De reden voor de striktere scheiding was gelegen in het streven van het CvB om meer te gaan letten op de kosten en de kwaliteit van de dienstverlening. Aanvankelijk was het College van Bestuur van plan om het Bureau om te vormen tot vijf stafdiensten en twee facilitaire bedrijven. Uiteindelijk werden dat vijf stafeenheden, één groot facilitair bedrijf en drie andere service-eenheden. Een aantal onderdelen van de oude afdelingen DPO (Dienst Personeel en Organisatie) en DFA (Dienst Financiële Administratie) werden in de loop van 1997 ondergebracht bij het Facilitair Bedrijf. Berenschot adviseert nu, nauwelijks drie jaar later, in het kader van de Added Value Analysis, om die onderdelen van DPO en DFA die in 1997 overgingen naar het Facilitair Bedrijf, weer op centraal niveau terug te brengen. Er is een kloof tussen centrale ondersteuning en het primaire proces, zo stelt Berenschot. En: de versnippering van dienstverlening geeft onduidelijkheid en inefficiency. Verder zijn de verantwoordelijkheden niet helder en ontbreekt er een duidelijk beleid op het gebied van dienstverlening. Kortom, het enige jaren geleden ingezette beleid heeft kennelijk geen verbetering van de situatie opgeleverd. Knullige dingen Het is echter de vraag of de voorstellen van Berenschot nu wel een verbetering opleveren. “Met Herman Beijerinck van de universiteitsraad stel ik de vraag: welke garantie hebben we dat de oplossing van Berenschot een betere situatie oplevert dan eerst?”, zegt drs. Ton de Haas, belast met Fiscaliteiten, Verzekeringen en Treasury van de stafafdeling Financiën en Informatievoorziening. Hij en drs. Hans van de Klundert (Bestuurlijke Informatie en Control) twijfelen over de adviezen die Berenschot heeft gegeven over de kwaliteit van de dienstverlening. Van de Klundert: ”Ik heb het idee dat ze erg weinig afnemers van ons hebben gesproken. Er staan wat knullige dingen in, op een manier die bijna op het beledigende af is. Een goede evaluatie van het verleden ontbreekt, laat staan dat er iets gemeld wordt over waar we naar toe willen. En ik heb mijn twijfels bij de benchmarking-gegevens.” “Op een van de laatste op 21 februari gepresenteerde sheets van Berenschot staat: een goede dienstverlening tegen de laagste kosten,” zegt De Haas. “Maar mij wordt niet duidelijk wat Berenschot nu verstaat onder een goede dienstverlening. Dat moet toch eerst gedefinieerd worden. Daarbij vraag ik me af of ze wel een goede doorsnede hebben genomen van onze afnemers en bovenal, of er wel een goede doorsnede is genomen van de dienstverleners. Nu zijn er voornamelijk diensthoofden geïnterviewd, en geen mensen van de werkvloer. En dat is jammer. Op de werkvloer worden veel nuttige dingen bedacht. Laat die mensen ook eens aan het woord als het op oplossingsrichtingen aankomt.” Overigens ligt de situatie bij SFI op dit moment extra moeilijk, omdat er een vacature is voor het hoofd SFI. De functie wordt op dit moment waargenomen door drs. Willem te Beest van het College van Bestuur. Zijn pet van bestuurder, naast die van kartrekker van het AVA-project, zit zijn pet van waarnemend afdelingshoofd nu aardig in de weg, vinden De Haas en Van de Klundert. “De afdeling voelt zich op dit moment niet vertegenwoordigd”, aldus De Haas. Badwater en kind De beide bureauhoofden zien weinig heil in de plannen van Berenschot. “De verzuiling van vroeger keert weer terug. Dat betekent dat er minder communicatie komt met andere afdelingen en de faculteiten. Zoiets los je alleen maar op door weer sterke horizontale structuren aan te brengen om deze contacten in stand te houden”, aldus Van de Klundert. “Wanneer er nu bijvoorbeeld boven de bureauhoofden van SFI en SPO nog een soort coördinator komt die zorgt voor de dwarsverbanden, dan heeft dit nog een kans van slagen, anders niet”, zo is zijn mening. “Bovendien is er in het plan van Berenschot helemaal geen aandacht voor de grote systemen als OWIS, ORCA, Relatiebeheer, enzovoorts. Die systemen moeten aan elkaar gekoppeld worden. Dat is niet gemakkelijk. Deze nieuwe opzet maakt het er niet beter op.” De Haas: “Bij de faculteiten komen nu weer decentrale medewerkers die moeten rapporteren aan het hoofd SFI. Die zullen als je niet uitkijkt gelijk het etiket ‘spion’ opgeplakt krijgen.” Beiden zijn verder de mening toegedaan dat de rek er hoe dan ook uit is. “Er is al jarenlang bezuinigd, sinds 1994 al. Maar het werk is niet minder geworden,” analyseert Van de Klundert. In dat opzicht verwacht hij weinig heil van de plannen van Berenschot. Het idee van outsourcing, wat onder andere de SFI-afdeling Systeemhuis treft, roept bij Van de Klundert nogal wat vragen op. “Het is ouderwets”, stelt hij. “We hebben concerngebonden systemen. Je gooit de kennis over die systemen weg. Vervolgens moet je weer mensen gaan aannemen op een krappe arbeidsmarkt. Die zijn drie keer zo duur als degenen die gingen. Je moet niet met het badwater het kind weggooien.” Iemand ‘van buiten’ Het hoofd van de stafafdeling Personeel en Organisatie, drs. ing Jos Hermus, spreekt behoedzaam over de voorgestelde veranderingen van Berenschot. Hermus werkt nog niet zo lang bij de TUE en kan zich geen beeld vormen van de situatie zoals die vroeger was. “Ik ga af op wat mijn mensen bij SPO, die die tijd wel hebben meegemaakt, ervan vinden,” zegt hij. “Maar ik bespeur bij mijn mensen instemming als het gaat om het terugdraaien van de scheiding van staf- en servicetaken. Dat houdt overigens geen oordeel in over de mensen die nu bij het Facilitair Bedrijf werken. Die hebben dingen laten zien die wij niet konden.” Berenschot zet zwaar in op de efficiency, meent Hermus. Maar hoe zit het met de effectiviteit van de plannen, vraagt hij zich af. “Welke garantie heb je dat je de problemen die tien jaar geleden al bestonden nu wel worden oplost?” Ook Hermus maakt zich zorgen over een mogelijke verzuiling. “Je moet zorgen voor horizontale dwarsverbanden”, is ook zijn advies. “Daarbij hebben we ons de afgelope n jaren nogal sterk gemaakt voor het implementeren van de MUB. Die wet legt het accent op decentrale verantwoordelijkheden. Dát ga je nu terugdraaien.” Net als De Haas en Van de Klundert heeft hij zijn twijfels over de centrale P&O-functionarissen binnen de faculteiten: “Die wordt als iemand ‘van buiten’ ervaren. Wij twijfelen aan de effectiviteit van dat beleid.” De arbeidsjuristen werden in 1997 bij een andere afdeling geplaatst. Over hun terugkeer naar SPO is Hermus tevreden./.