Untitled Document
Elektronisch inkopen kan miljoenen
opleveren
Minder handelingen en minder formulieren
zorgen voor winst
Elektronisch inkopen/Chriz van de Graaf
Illustratie/Koert Stavenuiter
Het automatiseren van werkzaamheden die altijd met de hand
gedaan werden, betekent mensen overtuigen van de voordelen van
het nieuwe systeem. Bij het project Elektronisch Inkopen zijn
die voordelen snelheid, gemak en een grote kostenbesparing. Drs.
Martin Boers, hoofd dienst Interne Zaken en prof.dr.ir. Ton Veth
van CEBRA kunnen dan ook prima uitleggen waarom iedereen mee moet
doen, maar ze voorzien wel een grote klus.
Het pilot project Elektronisch Inkopen is even voor de hand liggend
als functioneel. Bij het kopen van bijvoorbeeld een nietmachine
zijn veel mensen betrokken. Iemand moet bij een faculteit melding
maken van de wens van bijvoorbeeld een nietmachine. Via formuliertjes
moet toestemming worden gegeven voor de aanschaf. De bestelling
gaat naar de leverancier en de nietmachine komt met een factuur
terug naar TU/e. Te veel handelingen en te veel formuliertjes,
vindt Boers. Natuurlijk heeft iedereen ook een eigen manier om
inkopen te doen bij leveranciers, en die zijn niet altijd even
efficiënt.
Met het project Elektronisch Inkopen behoren deze administratieve
handelingen tot het verleden. Via de computer wordt een formulier
ingevuld of worden de gewenste producten aangeklikt. Voordat de
bestelling naar de leverancier gaat, bekijkt een financieel systeem
of er geld is voor de aankoop en of de koper gemachtigd is de
bestelling te plaatsen. Ook worden bestellingen opgeslagen. Iedereen
krijgt daarmee een favorietenlijstje wat het een volgende keer
nog gemakkelijker maakt om producten te selecteren. Als er toestemming
is om te bestellen gaat de aanvraag direct naar de leverancier.
Geen formulieren, geen discussie over facturen en geen gepraat
over bestellingen. "Het inkopen van nietmachines is duidelijk
niet onze core-business", zegt Veth, "we kunnen onze
tijd wel beter besteden."
 Proef
De proef met het elektronisch inkopen gaat 1 februari van start.
De faculteiten zijn inmiddels aangeschreven over de plannen en
volgens Boers reageren die positief. Dat komt goed uit, want de
eerste maanden van het project zijn bedoeld om iedereen te overtuigen
van het nut van het nieuwe systeem.
De komende maanden wordt een inventarisatie gemaakt van de huidige
bestelprocessen. Bij de proef wordt gekeken naar kantoorartikelen,
catering, chemicaliën en gassen. Als alles in kaart is gebracht,
worden de nieuwe processen en de ondersteuning daarvan ontwikkeld
en geïmplementeerd. Aan het eind van dit jaar zouden dan
de eerste bestellingen via de computer gedaan moeten worden. Toch
zijn er volgens Boers nog wel wat hindernissen te nemen.
Zo hebben toeleveringsbedrijven eigen systemen en die zijn niet
zomaar op de financiële systemen van de TU/e aan te sluiten.
Ook moet worden gekeken naar hoe procedures verlopen in dit elektronisch
verkeer: in welke volgorde wordt besteld, betaald en geleverd.
Hiervoor wordt ook door het bedrijfsleven gezocht naar standaardprocedures.
Onder de vlag van het Electronic Procurement Platform NL (EP.NL)
is de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement met onder andere
KLM, Shell, Rabobank, Akzo-Nobel en Berenschot aan het kijken
welke afspraken hiervoor te maken zijn.
Bij de analyse en het herontwerp van de inkoopprocessen op de
TU/e worden Boers en Veth geholpen door Fred van Blommenstein.
Hij is namens adviesbureau Berenschot betrokken bij het platform
voor Elektronisch Inkopen.
Kostenbesparing
Volgens Veth valt er met het nieuwe systeem veel te winnen: tijd,
gemak, beheersbaarheid van inkoopprocessen en vooral ook geld.
Jaarlijks wordt er op de TU/e voor 100 tot 120 miljoen gulden
ingekocht bij externe bedrijven. Daarvoor ontvangt ze 40.000 facturen.
Uit onderzoeken bij gemeenten en bedrijven blijkt dat de administratiekosten
per bestelling 150 gulden zijn. Op de TU/e is dat waarschijnlijk
niet anders. Met een elektronisch systeem zouden die kosten teruggebracht
kunnen worden tot 50 gulden. 40.000 Facturen maal de kostenbesparing
van 100 gulden is een besparing van 4 miljoen.
Veth: "Dat is een behoorlijk bedrag. We hebben gekeken wat
we aan kostenbesparing kunnen doen, vooral bij de zogenaamde routineproducten.
Dat is niet door goedkoper in te kopen. Daar valt de winst niet
te halen. Elke keer blijkt dat vooral bij het bestelproces veel
te doen is. Veel instellingen en bedrijven zijn daar dan ook mee
bezig. Toch is nog bijna nergens een systeem dat voor de gehele
inkoop echt goed werkt. Naast technische redenen vormen organisatorische
redenen, inclusief de wijze van invoering, het probleem. Wij hebben
gekozen voor een bottom-up benadering. We gebruiken vier productgroepen
om de voordelen aan te tonen en de gebruikers in staat te stellen
een actieve bijdrage te leveren aan de invoering. Mensen op de
TU/e zijn nuchter genoeg om naar de argumenten te luisteren en
ze zijn gewend met technologie om te gaan. Dat moet dus lukken."
Het Elektronisch Inkopen, E-commerce, staat volop in de belangstelling
zoals wel blijkt uit de congressen met dit onderwerp die worden
georganiseerd. Dat betekent volgens Veth dat het dus nog niet
is geregeld.
Veth is general manager van CEBRA (Centre for Electronic Business
Research and Application) dat applicaties voor E-commerce bestudeert,
bouwt en implementeert.
In oktober 1999 startte hij samen met dr.ir. Geert-Jan van Houtum
van de faculteit TM het project E-motion (Electronic Markets:
Opportunities for Trading in Internet enabled Organisational Networks).
In dit project liepen dertien studenten stage bij bedrijven en
instellingen die zich bezighielden met E-commerce of die concrete
plannen in die richting hadden. Het project heeft onder andere
kennis opgeleverd over wanneer het wel en wanneer het niet nuttig
is via internet te in- en verkopen en wat er moet gebeuren om
de voordelen van elektronisch inkopen te realiseren. Met die kennis
kan aan de gebruikers van de TU/e een uitgekiend systeem worden
aangeboden.
Als de proef slaagt, krijgen alle mensen die inkopen met het systeem
te maken. Maar ook voor studenten zijn er mogelijkheden. Zij zouden
voor eigen gebruik artikelen kunnen bestellen en krijgen de rekening
in hun postvak, of gaan elektronisch betalen.
Boers verwacht niet dat medewerkers van de TU/e het persoonlijk
contact met leveranciers gaan missen. "Wij hebben daar helemaal
geen aanwijzingen voor. Het is niet interessant om over een nietmachine
te praten. En als mensen toch willen bellen dan mogen ze dat van
mij doen. Ik denk dat iedereen hier de voordelen van inziet en
dat niemand behoefte heeft om bestellingen telefonisch te doen."/.
|
