Met de opening van de nieuwe bibliotheek in de W-hal verdwijnen de faculteitsbibliotheken dus volgend jaar. In navolging van eerdere fusies in juli 2007 van de WenST-bibliotheek (met de collecties van de faculteiten Werktuigbouwkunde en Scheikundige Technologie) en de collecties van de jonge faculteiten Industrial Design en Biomedische Technologie, worden al deze collecties opgenomen in de Centrale Bibliotheek. De volledige collectie -met uitzondering van het magazijn, dat in de kelder van het Hoofdgebouw blijft- zal worden ondergebracht op twee verdiepingen van de nieuwe W-hal.

Een mooi moment om eens kritisch naar de collectie te kijken, vond ook de Centrale Bibliotheekcommissie, die het College van Bestuur vorig voorjaar adviseerde dat de TU/e-bibliotheek slechts hoeft te beschikken over een 'actuele gebruikscollectie'. Gecombineerd met het feit dat op de nieuwe locatie minder ruimte is dan momenteel verspreid over de bestaande locaties, betekent dit dat de collectie moet worden ingekrompen. Dat vertelt ir. Jos van den Heuvel, collectiespecialist van het Informatie Expertise Centrum (IEC) en coördinator van het decollectioneringsproces: "Afgezien van de beperkte ruimte die op de nieuwe locatie beschikbaar is, moet je ook voorkomen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. De bibliotheek bestaat al meer dan vijftig jaar en niet elk boek is nog een zinvol onderdeel van de collectie."

Dit betekent dat boeken die nooit zijn uitgeleend en dat waarschijnlijk ook nooit zullen worden, uit de collectie worden gehaald ('decollectionering' in het jargon). En in het digitale tijdperk is ook voor het IEC 'digitaal waar mogelijk' een adagium. Op de nieuwe locatie komen dan ook nauwelijks nog ingebonden tijdschriften te staan. Steeds meer is online beschikbaar en daarmee 24 uur per dag te raadplegen.

"In tegenstelling tot bijvoorbeeld de bibliotheek van de TU Delft hebben wij geen bewaarplicht", legt Van den Heuvel uit. Dat betekent dat boeken waarvan duidelijk is dat ze waarschijnlijk nooit meer worden geraadpleegd, zonder problemen uit de collectie kunnen worden verwijderd. Titels die elders in Nederland niet meer beschikbaar zijn, worden niet weggegooid, maar naar Delft of een andere geïnteresseerde bibliotheek overgebracht. "Dat is met een deel van de collectie van de WenST-bibliotheek in 2007 ook gebeurd. We opereren niet op een eiland en we mikken niet zomaar boeken in een container. We willen zorgen dat er geen relevante content weggaat. Maar ik schat dat we de uitleenbare collectie met dertig procent moeten inkrimpen om niet in ruimtenood te komen."

Om te bepalen of boeken in aanmerking komen voor decollectionering, heeft het IEC lijsten samengesteld met boeken van voor het jaar 2000 die de afgelopen tien jaar nooit zijn uitgeleend. "Dat betekent overigens niet dat ze niet zijn ingezien", zegt drs. Rikie Deurenberg, als beleidsmedewerker van het IEC bij het proces betrokken. "Dat kunnen we helaas niet met zekerheid vaststellen." Dat komt ondermeer doordat in principe alle boeken van de TU/e-bibliotheek in zogenaamde 'open opstelling' zijn. Ook de boeken uit het magazijn kunnen namelijk zelfstandig worden geraadpleegd door gebruikers op zoek naar dat boek waarin net die ene formule staat of dat bijzondere verslag is opgetekend.

Het relatieve belang van boeken en tijdschriften verschilt per vakgebied, vertelt Deurenberg. Zo wordt bij Wiskunde & Informatica, Bouwkunde en IE & IS betrekkelijk veel gebruikgemaakt van boeken en bij die laatste twee faculteiten ook van congresverslagen, terwijl scheikundigen vrijwel uitsluitend via tijdschriften communiceren. "Boeken worden bij Scheikundige Technologie eigenlijk alleen gebruikt als lesmateriaal. Maar je wilt natuurlijk geen verouderde kennis aanbieden. Dat kan verwarrend werken."

Dat maakt het des te belangrijker om de uiteindelijke selectie door de gebruikers zelf te laten uitvoeren. De bibliotheek benaderde daarom via de faculteitsbesturen onderzoekers uit relevante vakgebieden en gaf hen lijsten in de vorm van een database. Met een persoonlijke inlogcode kregen ze automatisch alleen het op hen toegespitste deel van de collectie te zien. Vanwege de strenge voorselectie kregen de wetenschappers de instructie om niet meer dan vijf procent van de titels op de lijst voor behoud te selecteren (zie kaders).

Nieuwe bibliotheek: flexibel en divers

De nieuwe bibliotheek zal niet alleen de volledige universiteitscollectie op één plek herbergen, het moet ook een plek worden met bijzonder ruime openingstijden, waar studenten altijd terecht kunnen. Studenten met of zonder laptop, alleen en op zoek naar absolute stilte, maar ook in groepjes werkend aan een project.

Rikie Deurenberg en Jos van den Heuvel

Beleidsmedewerkster drs. Rikie Deurenberg: "Er komt meer focus op werkplekken voor studenten. De nieuwe bibliotheek beslaat twee verdiepingen, met een divers palet aan studieklimaten. Op de begane grond komen studievoorzieningen, zoals werkplekken voor laptops, studiecabines voor een persoon, maar ook hokjes voor groepjes van acht. Ook komen er interactieve tafels met touchscreens. Daar mag je gewoon praten. De verdieping eronder is een stilteruimte met boeken, waar op een speelse manier ook een groot aantal studieplaatsen wordt gecreëerd. Flexibiliteit en diversiteit zijn de kernwoorden. Daarmee sluiten we aan bij de landelijke trend."

Er is een nieuw beveiligingssysteem gepland voor de boeken, gebaseerd op RFID, zodat de gebruikers zelf de uitlening kunnen registeren. "Dat is uiteraard een flinke operatie, en dat is een extra reden om te decollectioneren voor de verhuizing: je gaat niet meer investeren in boeken die je even later toch wegdoet."

Naam: dr. Mart de Croon
Functie: universitair docent
Faculteit: Scheikundige Technologie
Afdeling: Chemische Reactor Technologie
Specialisme: Proceskunde

"Ik kreeg twee lijsten, een met ongeveer tweehonderd en een met vierhonderd titels, net als nog een tweetal personen binnen de faculteit Scheikundige Technologie. Ik hoefde alleen boeken op mijn vakgebied te beoordelen, de proceskunde. Andere vakgebiedenwerden door andere groepjes beoordeeld. Naar de twee lijsten heb ik op de computer gekeken en het was al snel duidelijk dat het merendeel van de items zonder problemen weg kon. Duitse oefenopgaven thermodynamica uit 1954, of Franse congresverslagen, met alleen de 'abstracts'. Ik had gedacht dat er nog wel echte leerboeken tussen zouden zitten, maar dat bleek nauwelijks het geval.

Alleen van de boeken die je zou willen bestuderen als je de geschiedenis van het vakgebied onderzoekt, heb ik er een aantal uitgekozen. Ik kwam niet aan de bovengrens van vijf procent. Heel veel zou ik zelf nooit hebben aangeschaft, dat komt overduidelijk uit nalatenschappen van hoogleraren en dergelijke. Hoe kom je anders aan proefschriften uit de jaren dertig? Als ze al deze boeken gewoon in een container hadden gegooid, had er ook geen haan naar gekraaid, denk ik. Thuis zou ik het ook bij het oud papier hebben gedaan.

De meeste boeken op de lijst staan in het centrale magazijn, begrijp ik. Daar ben ik vroeger nog wel regelmatig geweest. Daar daalde je echt af in de duistere krochten van de universiteit. Het was er donker en veel lag op stapels. Ik zocht daar naar artikelen van oude uitgaven van de Chemical Society, uit de jaren twintig van de vorige eeuw. Ik kom er nooit meer, maar ik heb begrepen van promovendi dat in het magazijn de zaak al is geordend en opgeruimd. Verder kom ik niet zo vaak meer in de bibliotheek, vooral artikelen staan allemaal online. Dat de bibliotheken worden samengevoegd, vind ik wel een goede zaak. Als ik een boek zoek, kom ik meestal uit op boeken van Technische Natuurkunde en Werktuigbouwkunde, dus voor mij zou het wel praktisch zijn. Als het voor 2012 gebeurt, dan heb ik er nog net iets aan!"

Naam: dr. Gerard van de Watering
Functie: medewerker onderwijsontwikkeling
Faculteit: Industrial Engineering & Innovation Sciences
Afdeling: Kwaliteitszorg en onderwijsinnovatie
Specialisme: onderwijskunde (assessment en toetsing)

"Het was allemaal heel netjes voorbereid, ik kreeg een lijst met zo'n tweeduizend titels via een internetapplicatie met boeken van voor 2000 die de afgelopen twintig jaar niet waren uitgeleend. Daarvan mocht slechts vijf procent de schifting overleven. Dat was geen probleem, aangezien er talloze conferentieverslagen, jaarrapporten en beleidsnotities tussen zaten. Zoals het jaarrapport van de TU Delft uit 1952, of een Duitstalig boek over de geschiedenis van de universiteit van Leipzig. Dat is hooguit interessant voor historici, maar daar gaat hier nooit meer iemand naar kijken. Duitse of Franse boeken zijn zelden nog interessant. Alle echt relevante boeken verschijnen in het Engels.

Ik heb geprobeerd objectief te werk te gaan en heb veel boeken ingevoerd in Google Scholar. Alleen boeken met meer dan honderd hits wilde ik in eerste instantie bewaren. Vooraf wist ik niet of ik daarmee aan het criterium van vijf procent zou komen, maar dat bleek achteraf een goede inschatting.

Daarnaast heb ik er nog een paar boeken uitgepikt die ik zelf misschien ooit zou lenen, op het gebied van kwaliteitszorg of assessment en toetsing van onderwijs. Er zaten nog een paar vroege werken tussen van tegenwoordig bekende onderzoekers in mijn vakgebied. Die waren overigens desondanks nooit uitgeleend.

Ik heb nog wel ideeën opgedaan voor aanvullingen op de collectie. In het kader van het verplichte Basiskwalificatie Onderwijs voor docenten zijn er meer handboeken didactiek nodig. En dan heb ik het over recente handboeken; ik heb wel boeken uit de jaren vijftig gevonden over het gebruik van multimedia in het onderwijs, maar op dat gebied is sinds de jaren vijftig toch veel veranderd. Die boeken hadden veertig jaar geleden al in de prullenbak gekund!"

Feiten en cijfers (vóór decollectionering)

De bibliotheek van de TU/e telt meer dan 400.000 boeken, waarvan bijna 25.000 e-books. Daarnaast bevat de collectie maar liefst 550 gedrukte tijdschrifttitels en meer dan tienduizend elektronische tijdschriften. Ook zijn in de loop der jaren meer dan drieduizend proefschriften van TU/e-promovendi in de collectie opgenomen. Verder beschikt de bibliotheek over anderhalfduizend microfiches en meer dan zestigduizend items in de categorie 'overige'. Het aantal boeken wordt bij de verhuizing van de bibliotheek naar schatting met een derde ingekrompen. Het gaat zonder uitzondering om verouderde of nooit uitgeleende titels.

In verband met de geplande verhuizing van de bibliotheek naar de nieuwe W-hal, heeft het IEC alle faculteiten gevraagd een selectie van waardevolle boeken te maken uit een lijst met titels van voor 2000 die nooit zijn uitgeleend. Hierbij was het streven om vijf procent van de lijst te behouden. Deze taak is door het faculteitsbestuur van Bouwkunde bij de bibliotheekcommissie gelegd, vertelt drs. Rikie Deurenberg van het IEC. "Toen de deadline naderde, hebben wij een reminder gestuurd, maar toch heeft Bouwkunde de datum van eind november 2010 niet gehaald. Op verzoek van de directeur bedrijfsvoering hebben we de termijn daarop zelfs tot het einde van deze maand verlengd."

Inmiddels is het breder doorgedrongen in de faculteit Bouwkunde dat er iets aan de hand is. Dr. Jacob Voorthuis, docent architectuurfilosofie heeft zelfs studenten en medewerkers met een affiniteit met stedenbouw en architectuur opgeroepen te ageren tegen het quotum van vijf procent. Voorthuis: "Vijf procent is voor ons vakgebied echt veel te weinig. Architectuur en stedenbouw zijn disciplines die zich continue moeten meten aan de collectieve ervaring van het bouwen. Het is niet zo dat de beginselen op het gebied van architectuur en stedenbouw van nu noodzakelijk beter zijn dan oudere. Wij kunnen daarom niet oordelen wanneer oudere boeken weer interessant gaan worden en weer rijp zijn voor onze aandacht."

In een reactie geeft Deurenberg aan dat het percentage van vijf procent te behouden boeken gezien moet worden als een streefcijfer. "We hadden al verwacht dat een aantal onderwerpsrubrieken anders behandeld zouden moeten worden dan andere. Maar dat is bespreekbaar en hoeft ook geen probleem te zijn." (TJ)

Lees meer over de decollectionering van de TU/e-bilbiotheken op Verhuizing bibliotheek aanleiding voor grootscheepse 'decollectionering'.