Untitled Document
"De TU/e moet deskundigheid huisvesting
in huis houden"
DH/Chantal Louwers
Foto/Maarten van Loosbroek
"Wij bouwen zelf niet meer", zegt Piet van Happen
stellig. Het ad interim diensthoofd is heel duidelijk over de
rol van de Dienst Huisvesting op de TU/e. "We zijn verantwoordelijk
voor de continuïteit van de huisvesting. Daarvoor zijn technische
expertise, kennis van het primaire proces en deskundigheid om
te kunnen uitbesteden, essentieel. Voor een aantal medewerkers
van de dienst was dit een ware cultuuromslag."
De Dienst Huisvesting bestaat op
dit moment uit de vroegere Bouw Technische Dienst (BTD) en AMSO
(Arbo en Milieu Service Organisatie). De BTD heeft begin jaren
negentig al een reorganisatie doorgemaakt. Het aantal medewerkers
is toen van honderd teruggebracht naar vijftig. Dit was een gevolg
van de afstoting van de eigen werkplaatsen en de engineering van
projecten. "Met AVA wordt het laatste deel van onze operationele
werkzaamheden afgestoten. De laatste paar medewerkers die zich
daar nog mee bezig houden, gaan de komende jaren met pensioen",
zegt Van Happen.
Piet van Happen tekent een piramide. Onderin staat 'operationeel',
in het midden 'tactisch' en in de punt 'strategisch'. "We
willen ons steeds meer op de strategische en tactische aspecten
van huisvesting richten en het operationele gedeelte in zijn geheel
afstoten. Dat wil zeggen dat we meer sturing gaan geven aan onderhoud
op lange en middellange termijn. Dit betekent overigens niet dat
we niet meer verantwoordelijk zijn voor het dagelijkse onderhoud
en storingen aan de gebouwen en installaties op de campus. Met
behulp van een gebouwbeheersysteem worden installaties en faculteitslaboratoria
24 uur per dag bediend en bewaakt. Ook alle signaleringen van
beveiliging, bewaking en toegangscontroles lopen via dit systeem."
Op het TU/e-terrein zijn enkele huisaannemers gevestigd waar direct
de storingen en kleine werkzaamheden worden ondergebracht. "Zij
zijn zelf verantwoordelijk voor wat ze bij klanten uitvoeren.
Daarvoor stellen we prestatiecontracten op."
Voor operationele werkzaamheden biedt de Dienst Huisvesting deskundigheid.
Dat is iets wat de TU/e volgens Van Happen altijd in huis moet
houden. "Vanwege de kennis die we hebben over de technische
infrastructuur en technisch hoogwaardige gebouwen op de campus
is het onmogelijk om alles op het gebied van huisvesting over
te leveren aan de markt. Ook houd je op deze manier een stukje
onafhankelijkheid en sturing over de uitgaven op huisvestingsgebied."
Terugdringen
'De bouw op zich is een kunst, maar ook het op lange termijn betaalbaar
houden hiervan' is een van Van Happens stokpaardjes. "De
vaste kosten vormen het grootste deel van de exploitatiekosten",
legt Bert Verheijen uit. Hij is stafmedewerker contracten en exploitatiekosten.
"Daarom is het belangrijk de levensduur van een gebouw of
installatiedeel zo lang mogelijk op te rekken zodat de kosten
per jaar verminderen. Soms is het echter beter een gebouw af te
breken. De rode draad in het Masterplan Huisvesting is het aantal
vierkante meters bewoond vloeroppervlak terugdringen. Als je een
gebouw afbreekt, heb je nog één keer de kosten van
het afbreken, maar daarna niks meer. Als je een gebouw behoudt,
blijft het altijd onderhoudskosten genereren. Het uit de exploitatie
nemen van een gebouw bespaart de TU/e dus veel geld. Dit gebeurt
alleen als het voor de universiteit echt niet meer bruikbaar is.
Dit is de reden om T-laag en het Faciliteitengebouw te slopen."
Het opheffen van verborgen leegstand binnen de TU/e-gebouwen kan
ook behoorlijk wat vierkante meters opleveren. "Hierbij valt
te denken aan gezamenlijk gebruik van laboratoria en werkplekken
waar dat mogelijk is, waarbij we rekening moeten houden met functionaliteit
en ARBO richtlijnen."
Cultuuromslag
De omschakeling van operationele werkzaamheden naar meer strategische
en tactische is voor veel medewerkers een cultuuromslag. Voor
een aantal medewerkers geldt dat zij in de loop der jaren heel
ander werk is gaan doen. "Voor sommige mensen is dit misschien
spannend geweest, maar het brengt ook een heleboel nieuwe uitdagingen
en mogelijkheden met zich mee. Een voorbeeld hiervan is dat medewerkers
een deel van hun werkzaamheden hebben uitbesteed aan derden."
Om mensen aan de veranderingen te laten wennen, is de dienst al
een tijd bezig met trainingen. Verheijen heeft er alle vertrouwen
in dat dit veranderingsproces positief zal uitpakken. "Het
zal echter enkele jaren duren voordat de organisatie hierop ingespeeld
is."
De cultuuromslag heeft gedeeltelijk te maken met het omgaan met
klanten. "Het communiceren met je klanten en je dienstverlenend
opstellen is een proces. Als dienst leveren wij een bijdrage aan
het primaire proces door gepaste huisvesting te bieden. Door de
huidige situatie binnen de TU/e met nieuwe gere-noveerde gebouwen
en nog in oude staat verkerende gebouwen is er een groot verschil
van belevingswaarde bij bewoners. Hier komen veel vragen en opmerkingen
over binnen. Die proberen wij uit te leggen, maar de bewoners
hebben hier niet altijd begrip voor."
Van Happen is druk bezig verantwoordelijkheden in de richting
van de medewerkers te delegeren. "De veranderingen binnen
Huisvesting eisen soms van de medewerkers dat ze opleidingen volgen
en getraind worden. Daar zijn we dan ook mee bezig. Het is goed
dat medewerkers zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden
en op de hoogte zijn van werkzaamheden van collega's. Ik denk
dat de trainingen van medewerkers en de invulling van openstaande
vacatures hieraan bij kunnen dragen. Dienst Huisvesting moet als
een team functioneren, werkzaamheden moeten van elkaar overgenomen
kunnen worden."
Onduidelijkheid
Piet van Happen is diensthoofd ad interim. "De doelstelling
vanuit AVA was één dienst vormen voor alle zaken
die met huisvesting te maken hebben. Alleen het tijdstip waarop
dat zou gebeuren, is uitgesteld. Daarom is er bijvoorbeeld een
diensthoofd ad interim benoemd. Dat heeft vooral te maken met
de lopende zaken binnen het Masterplan Huisvesting. Die wilde
het College van Bestuur niet verstoren door één
dienst te vormen." Van Happen en Verheijen zijn niet blij
met de onduidelijkheid die er nog heerst omtrent huisvesting.
Ze vinden dat een verdere stap in de ontwikkeling van de organisatie
noodzakelijk is. "Ik heb er begrip voor dat het nemen van
een beslissing hierover destijds is uitgesteld. Om de organisatie
verder te kunnen ontwikkelen, bijvoorbeeld door het aannemen en
inpassen van nieuwe medewerkers, dient er duidelijkheid te komen",
aldus Van Happen.
In een reactie laat dr.ir. Henk de Wilt, voorzitter van het College
van Bestuur, weten: "Ik laat mezelf momenteel informeren
door externe deskundigen om erachter te komen wat de juiste manier
van bestuurlijke verankering is van functies als vastgoedonderhoud,
-beleid en exploitatie en beheer, ook wat betreft de financiële
aspecten. Daar wachten we even op voordat we een beslissing nemen.
Hier denk ik voor het einde van het jaar wel een goed inzicht
in te hebben."/.
Facts & Figures
De Dienst Huisvesting (DH) is ontstaan door de Bouw Technische
Dienst (BTD) en AMSO (Arbo en Milieu Service Organisatie) samen
te voegen. Op dit moment werken 43 mensen bij de Dienst Huisvesting,
verdeeld over 42,2 formatieplaatsen. In het kader van AVA moeten
elf mensen de dienst verlaten, dit heeft alles te maken met het
afstoten van de operationele taken. Eind dit jaar gaan drie medewerkers
met pensioen, de andere acht gaan in de komende twee jaar. In
totaal mag Huisvesting volgens AVA-afspraken uit 38 fte bestaan.
Er moeten dus nog enkele vacatures opgevuld worden.
De dienst bevindt zich op de zevende verdieping van het gebouw
E-hoog. Ook de afdeling SPH (Strategisch Programma Huisvesting)
is daar gevestigd, deze valt echter onder de Dienst Algemene Zaken.
De helpdesk huisvesting is te bereiken via nummer 2650 of e-mail:
storingsdienst@btd.tue.nl.
De financiële middelen van de TU/e zijn, onder
andere door een nu al jarenlang teruglopende eerste geldstroom,
beperkt aan het worden. Wil de universiteit nieuwe activiteiten
starten, dan zal het geld moeten worden onttrokken aan andere
activiteiten. Onder andere daarom startte de TU/e vorig jaar een
reorganisatie. Deze 'Added Value Analysis' lijkt zijn roerigste
tijd inmiddels achter de rug te hebben. De nieuwe diensten zijn
in relatieve stilte aan de slag gegaan om de uitgangspunten van
de zo roerig begonnen reorganisatie uit te voeren. Eind juni presenteerden
de diensten aan de faculteiten hun meerjarenplannen. De tijd is
daarom aangebroken om kennis te maken met deze nieuwe diensten.
Cursor zal vanaf nu in een reeks verhalen elke week het licht
laten schijnen op een nieuwe dienst. Centraal staat daarbij de
vraag op welke wijze de diensten de uitgangspunten van AVA denken
te gaan verwezenlijken.
|