/Voorpagina /Mensen /Nieuws /Cultuur /Studentenleven /Achtergrond /English page /Onderzoek /Reportage /Bestuur /Ruis /Harmpje /Colofon

/Vacatures /Mensa /Oude cursors /pdf formaat /Faculteits Berichten /Zoeken /TUE

jaargang 42, 9 maart 2000 Achtergrond

Projectmatig werken als horizontaal dwarsverband is de remedie tegen verzuiling AVA/Fred Gaasendam De reacties waren heftig. De Added Value Analysis (AVA), waarvan de eerste resultaten op 21 februari werden bekendgemaakt, deed de dienstverlening aan de TUE schudden op zijn grondvesten. De voorstellen van Berenschot mogen inmiddels bekend worden verondersteld, net als de meningen van veel TUE’ers daarover. De adviezen van Berenschot roepen vele vragen op, waarvan de antwoorden in veel gevallen alleen door het College van Bestuur kunnen worden gegeven. Cursor stelde ze daarom aan het CvB. Het College van Bestuur tijdens de presentatie van de eerste AVA-resultaten. Foto: Bram Saeys Het definitieve antwoord komt zoals bekend begin april, maar over de richting wordt wel meer duidelijk. Kern van de gedachtengang van het CvB is onder andere dat projectmatig werken, zoals dat in het Facilitair Bedrijf nu al gebeurt, de basis wordt voor allerlei horizontale dwarsverbanden in de universiteit. De decanen moeten verder veel eenduidiger verantwoordelijk worden voor zaken als internationalisering en dienstverlening en moeten zelf bepalen welke dienstverlening ze daar bij nodig denken te hebben. Er blijken, zo constateren dr. Henk de Wilt en drs. Willem te Beest, enige misverstanden te bestaan over outsourcing en de termijn waarop de uitkomsten van AVA uitgevoerd worden. “De adviseurs van Berenschot gebruiken de term ‘outsourcen’; over die term heerst verwarring”, stelt Te Beest meteen aan het begin van het gesprek. “Het is natuurlijk niet de bedoeling dat we met ons drukwerk naar de stad gaan”, hiermee inhakend op een interview met een aantal personeelsleden van de drukkerij in het Eindhovens Dagblad. “We hebben aan de TUE de catering uitbesteed, maar we gaan toch ook niet in de stad eten”, vult voorzitter De Wilt aan. “We hebben het plan de drukkerij te outsourcen, maar de faciliteiten blijven hier gewoon bestaan. Het voordeel is dat op deze manier de mensen van bijvoorbeeld de drukkerij gaan werken in een wat professionelere omgeving, waardoor ze meer kansen krijgen en zelf deskundiger worden. Maar zij blijven met de apparatuur gewoon op de universiteit.” Omweg “Het is verder beslist niet zo dat we, als we begin april een beslissing nemen over hoe het verder moet met de dienstverlening, we de uitvoering van die beslissingen in een noodtempo gaan realiseren”, gaat Te Beest verder. “Ik merk dat dat misverstand ook heerst. “We zullen daar een periode van een paar jaar voor nemen. We zullen per functioneel gebied goed nagaan in welk tempo en in welke fasering we dat het beste kunnen doen.” De Wilt: “Een deel van die tijd zal worden ingenomen door scholing, training en opleiding.” Een derde punt waarover volgens het CvB nog steeds misverstand heerst is de aard van AVA. “Het is -ik benadruk het nog maar een keer- geen enkelvoudige bezuiniging”, zegt De Wilt. “We hebben een aantal nieuwe initiatieven, niet alleen het uitbreiden van de biocomponent en een opleiding industrieel ontwerpen, maar ook het verlengen van de bedrijfstijd bijvoorbeeld. De kantines zouden langer open kunnen blijven, maar ook de biblio-theek. Daarvoor moeten middelen beschikbaar komen. Het is geld dat beschikbaar moet komen om ons nog sterker te maken dan we nu al zijn.” AVA dient ook om het integraal mana-gement aan de TUE te versterken, reden waarom Berenschot nu voorstelt de scheiding tussen staf en ondersteuning op te heffen. “Het gaat dan met name om de rol van de decaan”, aldus De Wilt. “Als er bijvoorbeeld een personeelsprobleem is in een faculteit, dan is dat allereerst een probleem van de decaan, niet van de personeelsfunctionaris, zoals nu het geval is. We moeten ervoor zorgen dat de decaan een professionele ondersteunende personeelsafdeling krijgt voor het oplossen van zijn probleem.” “Hetzelfde geldt voor financiën; het faculteitsbestuur is verantwoordelijk voor de begroting en moet professionele ondersteuning krijgen om dat werk goed te kunnen doen”, aldus Te Beest. “Al die ondersteunende middelen moeten zo direct mogelijk ter beschikking staan aan de decaan”, stelt De Wilt, “zonder dat er een omweg gemaakt moet worden. Dat is op dit moment wel het geval met het Facilitair Bedrijf.” Competent Voor velen komt AVA uit de lucht gevallen. Toch heeft, zo stellen Te Beest en De Wilt, het College van Bestuur al in 1996 bij de presentatie van de Schetsen aangekondigd dat de dienstverlening op termijn onder de loep zal worden genomen. “Dat is niet zo gek, als je dat ook doet voor het primaire proces bij onderwijs en onderzoek”, aldus Te Beest. “Je zult hetzelfde mechanisme moeten handhaven voor de dienstverlening, om te voorkomen dat je een scheefgroei krijgt tussen dienstverlening en primair proces.” Overigens is het college het niet eens met de kritiek dat AVA geen ‘visitatie’ is zoals dat bij onderwijs en onderzoek gebruikelijk is. De kern van de kritiek luidt dat een visitatie vakinhoudelijk van aard is en niet oordeelt op aspecten als klantgerichtheid. “Wat dacht je van een onderwijsvisitatie”, zegt De Wilt. “Een van de aspecten daarbij is bijvoorbeeld de vraag of de tentamens op tijd nagekeken zijn. Dat heeft juist alles met klantgerichtheid te maken. Het gaat bij een visitatie om de vraag of de ‘peer’, de beoordelaar, competent is om een oordeel te vellen. De vraag die bij AVA aan de orde is, luidt: is Berenschot competent om een oordeel te vellen over dienstverlening? Mijn antwoord is: ja. Dat doen ze namelijk in vele soorten van organisaties.” Dat de AVA-operatie op een nogal confronterende wijze heeft plaatsgevonden ligt in de aard van het middel: de visitatie. Visitaties in het onderwijs en onderzoek zijn per definitie confronterend. Ze komen met grote regelmaat in de krant. “Het is niet aangenaam voor een vakgroep om in de krant te staan met een twee”, stelt De Wilt. “Het is alleen al daarom niet meer dan fair dat we deze discussie in dezelfde mate van openheid voeren als bij het onderwijs en onderzoek. Je kunt daarmee mensen pijn doen, maar we zullen de discussie toch open moeten voeren.” Geen twee, maar drie AVA is een operatie waarin een heleboel maatregelen in één keer en in onderlinge samenhang worden voorgesteld. Dat maakt het voor het CvB, stelt De Wilt, lastig, om al te zeer in te gaan op kritiek die een bepaald deel van de maatregelen betreffen. “Je wilt dan ook de overwegingen en maatregelen die je neemt in één keer bekend maken.” Ten aanzien van de discussie over het opheffen van het Facilitair Bedrijf wil De Wilt echter toch het een en ander kwijt. “We hebben in 1996 het idee van het toenmalige CvB-lid Van Bergen, splitsing van staf en ondersteuning, uitgevoerd. Het CvB heeft zijn aandacht vooral gericht op onderwijs en onderzoek. Na een paar jaar moet je constateren dat er een aantal dingen zijn goed gegaan en een aantal dingen fout. Een duidelijk voorbeeld van wat niet goed gaat, is het feit dat er bij een probleem, neem maar weer als voorbeeld een vraag op personeelsgebied, er niet zoals vroeger twee partijen betrokken zijn, de personeelsafdeling en een faculteit, maar drie. Het Facilitair Bedrijf is er namelijk bijgekomen. Drie partijen leiden tot grotere problemen dan de oorspronkelijke twee.” Het CvB heeft kritiek gekregen dat het Facilitair Bedrijf niet de kans heeft gehad zich te bewijzen. Het probleem van een partij meer aan tafel is echter van fundamentele aard en wordt niet opgelost door het nog maar een paar jaar aan te kijken. “Verder wijst Berenschot er terecht op dat we toen allerlei soorten van dienstverlening bij elkaar gestopt hebben die ongelijksoortig zijn. Bedrijfshulpverlening en kantinebeheer zijn toch van een heel ander karakter dan personeelszaken. Op een gegeven moment neem je dan een beslissing: beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald.” Dat neemt niet weg dat door het Facilitair Bedrijf in de ogen van het College van Bestuur een aantal dingen tot stand zijn gekomen die in de woorden van de voorzitter “waarschijnlijk zeer de moeite waard zijn om te behouden.” De Wilt noemt met name de Commerciële Dienst, het concept Front Offices en het projectmatig werken binnen het FB. “We moeten de goede dingen laten bestaan en de nadelen weghalen”, aldus De Wilt. “En we hebben absoluut niet de behoefte om op een negatieve manier naar het verleden te kijken.” Waarschuwing Niettemin is de zorg van velen dat de oplossing die Berenschot nu voorstelt –het creëren van een twaalftal kolommen - de dienstverlening aan de TUE niet effectiever zal maken. ‘Een departementale structuur uit de jaren zeventig met verzuilingsproblemen, zonder horizontale verbanden,’ zo luidt kort samengevat de kritiek op het voorstel van Berenschot. “Op dit moment zijn er ook dertien afdelingen”, pareert Te Beest de kritiek. “Het uitvoerende deel is weliswaar in één afdeling, het Facilitair Bedrijf ondergebracht, maar de beleidskolommen zijn allemaal gescheiden gebleven. Het opheffen van verzuiling op die plaatsen moet veel meer plaatsvinden door bijvoorbeeld een projectmatige aanpak. Al die zaken onder een eenhoofdige leiding brengen maskeert het probleem alleen maar.” “We zullen in ieder geval, als we aan het eind van de maand samen met het Bestuurlijk Overleg tot een finale besluitvorming komen, deze al dan niet vermeende verzuilingsproblematiek ook aan de orde laten komen en een blauwdruk presenteren over hoe het in dit opzicht verder moet”, aldus De Wilt. “Maar het gevaar voor verzuiling vat ik op als een terechte waarschuwing.” Versnippering Veel kritiek is er ook op de opheffing van het Onderwijs Service Center. Een en ander heeft volgens De Wilt te maken met de rol die de opleidingsdirecteuren in de toekomst moeten gaan spelen en die ze nu nog onvoldoende vervullen. “Onze raison d’être is het onderwijs, het opleiden van jonge mensen. Daarmee is een belangrijke rol weggelegd voor de opleidingsdirecteuren.” De faculteiten vullen de rol van de directeuren op dit moment echter verschillend in, van iemand die voor het gehele onderwijs verantwoordelijk is tot iemand die niet veel meer doet dan een roostercoördinator. “De adviseurs van Berenschot werpen in hun advies de vraag op hoe de TUE de functie onderwijsservice wil invullen. Daarvoor zul je eerst moeten vaststellen wat de opleidingsdirecteuren voor functie dienen te hebben. Die rol zal wat uniformer moeten worden, zodat ze ook meer in een horizontaal dwarsverband kunnen functioneren. Daarna kunnen de opleidingsdirecteuren vaststellen wat voor service ze inter- en intrafacultair willen hebben.” AVA noopt dus ook tot nadenken over zaken in het primaire proces, concludeert De Wilt. Dat de opleidingsdirecteuren boos waren over de opheffing van OSC, wijt De Wilt aan het te veel vereenzelvigen van de begrippen ‘organisatie’ en ‘functie’. Dat geldt overigens ook voor de opheffing van het Bureau for International Activities. Het opheffen van een afdeling impliceert nog niet het opheffen van een functie. “Je kunt ook de redenering maken: ik wil meer doen aan internationalisering, dus faculteiten: jullie zijn aan zet”, aldus De Wilt. “Het is dezelfde redenering die opgaat voor het personeelsprobleem: het is de decaan die de verantwoordelijkheid draagt, niet een centraal bureau.” Maar loop je dan niet het gevaar dat een kleine universiteit als de TUE een versnipperd beleid gaat voeren omdat elke decaan zo zijn eigen invulling gaat geven? “Hangt ervan af”, zegt De Wilt. “We hebben, gemeten naar de Nederlandse universitaire verhoudingen, een goed lopend Bestuurlijk Overleg, waar ernstig wordt rekening gehouden met gemaakte afspraken en waar het College van Bestuur pas een besluit neemt na een duidelijke consensus.” “Dat betekent”, vult Te Beest aan, “dat we bijvoorbeeld bij internationalisering een TUE-breed beleid afspreken. De decanen zijn vervolgens verantwoordelijk voor de uitvoering op facultair niveau. De decanen bepalen welke ondersteuning ze daarbij nodig hebben. Dat bepaalt dus de vorm van dienstverlening.” De werkwijze van het Bestuurlijk Overleg gaat overigens versnippering eerder tegen dan dat het dat bevordert. “We hebben bijvoorbeeld plannen tot accreditatie via ABET, de Amerikaanse organisatie voor accreditatie”, zegt De Wilt. “We hebben afgesproken dat de decaan van Scheikundige Technologie dat project op zich neemt. Die doet dat voor de hele TUE. Hij vervult dan dus niet de rol van decaan voor ST, maar de rol van lid van het Bestuurlijk Overleg.” De reacties op AVA waren heftig, getuige dit pamflet. Foto: Bart van Overbeeke Chaos Een ander kritiekpunt betreft de bench-marks die Berenschot gehanteerd heeft. Te Beest: “Daar zijn ook de nodige misverstanden over. Er zijn functionele gebieden binnen de TUE, zoals personeel en financiën, waar goede benchmarks voor zijn. Van andere universiteiten wel te verstaan. Maar er zijn ook gebieden waar die gegevens niet voorhanden zijn. Daar moet je gewoon het gezonde verstand gebruiken en op basis van de gedachten over de gewenste dienstverlening en inhoudelijk commentaar je conclusies bepalen. Een voorbeeld is de Gemeenschappelijke Technische Dienst. Die is zo uniek dat er geen benchmarks voor zijn.” Heeft Berenschot niet te veel met de verkeerde mensen gepraat? “Berenschot heeft met meer dan tweehonderd mensen gesproken”, benadrukt Te Beest. “Je moet dus concluderen dat ze met ontzettend veel mensen hebben gesproken. Berenschot heeft aan de verantwoordelijke leveranciers van diensten gevraagd: aan wie levert u die diensten? Vervolgens zijn ze met die mensen gaan praten.” De Wilt: “Sommigen vechten de methode aan. Dat hoort nu eenmaal bij dit soort processen.” Kritiek is ook geleverd ten aanzien van outsourcing, zeker waar het de ICT-specialisten van de universiteit betreft. De TUE heeft concerngebonden systemen. Het outsourcen van de specialisten op dat gebied is niet verstandig, omdat het weer inhuren van dezelfde expertise bij de huidige krapte op de arbeidsmarkt veel duurder is. Te Beest: “Die overweging maken we natuurlijk ook, waarbij je je wel moet realiseren dat we de kosten intern maar voor een deel berekenen. Als je eigen systemen in huis wilt hebben, moet je over een reeks van jaren ervoor zorgen dat de kwaliteit op peil blijft, dat je blijft aansluiten op actuele ontwikkelingen, enzovoorts. Dedicated systemen zijn verder maar tot op zekere hoogte nodig. Wanneer je regelmatig een kosten-batenanalyse maakt, zul je soms tot de conclusie komen dat je je een dedicated systeem niet altijd kunt veroorloven.” “Je kunt het niet altijd uitbesteden”, stelt De Wilt. “Kijk maar naar het notebook-project. Daar liepen we zo in voor, dat het uitbesteden een chaos werd. Dat zijn we daarom zelf gaan doen.” De redenering van de bonden -aanvaarden van de voorstellen van Berenschot is het erkennen van vele fouten- deelt het College van Bestuur niet. “Zoals ik al eerder zei: we moeten het hebben over de fúnctie onderwijsservice en de fúnctie die BIA uitoefent. We voeren nu de discussie welke functies we willen handhaven. Dat is niet hetzelfde als een bureau opheffen en daarmee het beleid opheffen”, aldus De Wilt. “Maar”, voegt hij er aan toe, “ieder vogeltje zingt zoals het gebekt is, en dat geldt ook voor de vakverenigingen.”/.