Untitled Document
Centraal relatiebeheer: Alle contacten
van de TU/e ondergebracht in één database
Relatiebeheer/Chriz van de Graaf
Illustratie/Paul Weehuizen
Eén database met de meest actuele gegevens van alle
relaties van de TU/e. Dat is het doel van het project Relatiebeheer
waar op dit moment aan wordt gewerkt. Het dubbel verzenden van
een mailing naar een relatie of het versturen van post naar verkeerde
adressen moet hiermee tot het verleden behoren. "Iedereen
werkt langs elkaar heen en dat hoeft niet als er een gemeenschappelijk
systeem is", zegt Werner Rutten, leider van het project Relatiebeheer
TU/e.
De gegevens van relaties van de TU/e zoals studenten, alumni,
personeel, externe contacten en toeleveringsbedrijven zijn in
zo'n 400 verschillende bestanden opgeslagen. Het gaat hier vermoedelijk
om zo'n honderdduizend contacten. Een alumnus bijvoorbeeld kan
met naam en adresgegevens te vinden zijn in een database van de
faculteit, een alumnivereniging, het alumninet of het adresboekje
van een docent. Als deze alumnus een adreswijziging doorgeeft
aan de alumnivereniging, bestaat de kans dat een mailing van de
faculteit op het verkeerde adres terechtkomt, omdat die niet op
de hoogte is van de mutatie. De grote bestaande databases zijn
enigszins gekoppeld, maar zo'n tien procent van adreswijzigingen
(PTT-verhuisberichten) die bij het Communicatie Service Centrum
binnenkomt, is niet door te voeren, omdat niet te achterhalen
is in welke database de persoon is ondergebracht. Die nieuwe adressen
gaan dus verloren.
Het relatiebeheersysteem komt onder alle bestaande systemen te
'hangen' en werkt voor het gedeelte met gegevens van relaties
in een gemeenschappelijke database. Gebruikers voeren zelf nieuwe
gegevens in. Een 'intelligent' systeem dat om de database heen
zit, controleert of een nieuw ingevoerde relatie al in het systeem
aanwezig is, of veranderingen aan gegevens in overeenstemming
zijn met mutaties die eerder zijn gedaan en het bepaalt of degene
die veranderingen aanbrengt daartoe gemachtigd is. Ook kijkt het
of ingevoerde adresgegevens aan de minimale eisen voldoen. Er
wordt bijvoorbeeld alleen een postcode en een huisnummer ingevoerd
en het systeem zoekt zelf de straat en woonplaats erbij. Hierdoor
ontstaat een uniforme notatiewijze.
 Estafettestokje
Het project begon jaren geleden onder de voorganger van Rutten.
De vraag was of er iets te bouwen was waarin alle relaties konden
worden ondergebracht. Toen Rutten in januari 2000 het estafettestokje
overnam, was het technische gedeelte van het systeem uitgewerkt.
Er werd begonnen met de Scholierenbank. In dit project worden
alle scholieren die contact hebben met de universiteit in een
database ondergebracht. Opgeslagen worden de naam, de adresgegevens,
wanneer de scholier het diploma behaalt en in welke opleidingen
op de TU/e de scholier geïnteresseerd is. De Scholierenbank
was een proefproject voor het Relatiebeheer TU/e. Het project
bleek succesvol en dat was voor Rutten het bewijs dat het systeem
voor de hele universiteit van dienst kan zijn.
Dat het noodzakelijk is een gemeenschappelijke database te maken,
ziet Rutten dagelijks. "Vandaag belde een mevrouw die post
had ontvangen voor haar overleden man. In ons oude systeem kan
ik die naam markeren, maar ik weet niet of dit het enige systeem
is waarin die persoon is ondergebracht. Ik weet dus niet of hij
uit alle databases is gehaald en dat is funest. Daarnaast zijn
we wettelijk verplicht om alle gegevens uit bestanden te verwijderen
als daar door iemand om gevraagd wordt. Nu is niet te garanderen
dat dit gebeurt, daarvoor zijn de bestanden over te veel plekken
verspreid en dat moet anders."
Twee weken geleden is een beschrijving van de database voor alumni
naar alle faculteiten gegaan. Was de Scholierenbank nog een proefproject,
met de alumnidatabase moet de definitieve vorm gevonden zijn.
Gebruikers testen het systeem en kunnen aangeven welke gegevens
zij aan een naam willen koppelen en of ze tevreden zijn over de
functionaliteit van de bijbehorende applicaties. Aan de hand van
de reacties wordt een eindvoorstel gedaan. Als faculteiten daarmee
instemmen, kan het projectteam aan de slag met het onderbrengen
van andere bestanden, zoals het personeelsbestand, in het relatiebeheersysteem.
Met de presentatie wil Rutten de faculteiten demonstreren dat
de systematiek werkt. Daarmee hoopt hij het vertrouwen van de
toekomstige gebruikers te krijgen om verder te bouwen aan het
totale relatiebeheersysteem. Dit vertrouwen is noodzakelijk voor
het slagen van het project. Rutten: "Het werkt alleen maar
als iedereen data erin stopt en bijhoudt. Als er niks ingaat,
komt er ook niks uit."
In 2002 moet het systeem klaar zijn. Voor die tijd zijn er wel
nog wat hindernissen te nemen. "De database moet zo gebouwd
zijn dat informatie in andere databases makkelijk te koppelen
is. Met het overhuizen van de oude naar de nieuwe Scholierenbank
ben ik wekenlang tot één uur 's nachts bezig geweest
om die data in het nieuwe format te krijgen. Dat zal in de toekomst
wel vaker gebeuren, maar daar hebben we nu dus wat ervaring mee."
Zelf vullen
Het is overigens niet de bedoeling dat Rutten de databases zelf
gaat vullen. Gebruikers weten zelf veel beter wat de meest actuele
gegevens zijn. Zij moeten dus ook gegevens invoeren en bijhouden.
Toch wegen volgens Rutten de voordelen van het gemeenschappelijk
systeem op tegen de nadelen. "Als mensen hun eigen database
bijhouden en die gegevens automatisch in het relatiebeheersysteem
komen, heb je een complete, niet-dubbele en een eenduidige set
gegevens. Als iedereen zich netjes gedraagt, krijg je een veel
beter bestand dan de losse bestanden die nu bestaan. Wanneer je
dan aangeeft dat een persoon overleden is, is dat direct in alle
systemen verwerkt, waardoor er geen post meer naar die persoon
wordt verzonden."
Rutten is al volop bezig met de mogelijkheden die het systeem
in de toekomst kan bieden. Zo zou het voor de universiteit interessant
zijn als mensen bereid zijn hun contacten met het bedrijfsleven
onder te brengen in de database. De universiteit heeft dan inzicht
in de relaties met de buitenwereld. Daarmee kan onderzocht worden
welke contacten er zijn, hoe sterk die zijn en of er gaten zitten
in het relatienetwerk van de TU/e. Ook kan het uitkomst bieden
als een docent een afstudeerplek zoekt voor een student. Rutten:
"Als die contacten zijn vastgelegd, kunnen gesprekken beter
verlopen en kan de universiteit als één instelling
naar buiten treden. Het is ook netter als je weet dat iemand anders
van de TU/e contact heeft met een bedrijf. Ik vind het erg vervelend
als ik ergens kom en ik hoor dat een collega daar ook net is geweest.
Dat wil ik dan eigenlijk vooraf weten. De TU/e is een grote organisatie
met faculteiten die zelfstandig opereren. Dat maakt het complex,
maar met dit systeem zullen contacten beter verlopen."
Toch is het uitwisselen van relaties een moeilijk punt. Veel mensen
willen niet dat iedereen inzicht heeft in hun contacten. Hierover
moeten afspraken gemaakt worden, maar ook de intelligente laag
rond het systeem kan hulp bieden. Als iemand een contact invoert,
kan alleen hij of zij van die gegevens gebruik maken. Ook is voor
anderen niet te zien wiens relatie het is. Iedere gebruiker heeft
dus toegang tot een eigen deel van het relatiebeheersysteem. Hoeveel
mensen bereid zijn mee te werken, is voor Rutten nog een vraag.
Toch heeft hij goede hoop, want de huidige situatie levert volgens
hem veel problemen op. "Het blijkt dat het interne adressenbestand
niet klopt. Zo werkte ik tot voor 2000 bij de faculteit TM. Daar
ben ik één keer verhuisd naar de kamer naast mijn
eerste kamer. Dat heb ik aan niemand doorgegeven omdat iedereen
me wist te vinden. Nu nog krijg ik op die kamer post uit verschillende
databases. Daar bel ik dan naartoe met de vraag uit welk systeem
dat adres komt en dat probeer ik dan te veranderen. Ik ben er
al anderhalf jaar weg en het gebeurt nog steeds. Ik weet niet
waar het zit, maar het komt van alle kanten."/.
|
