Untitled Document
DAZ, een samenraapsel zonder directe
banden
DAZ/Han Konings
Foto/Maarten van Loosbroek
"De AVA-operatie was voor mij een zeer frusterende
periode." Deze uitspraak komt uit de mond van drs. Leo Robben,
hoofd van het Bureau for International Activities (BIA). Deze
afdeling zou in het oorspronkelijke AVA-plan verdwijnen, maar
werd uiteindelijk toch nog in afgeslankte vorm ondergebracht bij
de Dienst Algemene Zaken (DAZ). Enigszins oneerbiedig zou je DAZ
een vergaarbak mogen noemen, waarin afdelingen die moeilijk te
plaatsen zijn, toch nog onderdak vinden.
 Bijna elke universiteit in Nederland beschikt
wel over een soortgelijke afdeling als de Dienst Algemene Zaken
aan de TU/e. De term 'algemene zaken' kan hierbij vertaald worden
als 'afdelingen waarbij niet direct duidelijk is waar ze anders
ondergebracht moeten worden'. Ir. Harry Roumen, secretaris van
de universiteit, is formeel het hoofd van DAZ, maar in de praktijk
geeft hij maar aan twee onderdelen daadwerkelijk leiding: het
Bestuurssecretariaat en het Studenten Sportcentrum. Bij de andere
onderdelen is de inhoudelijke aansturing belegd bij individuele
leden van het College van Bestuur of bij een bestuurcommissie.
Zo houdt rector magnificus prof.dr. Rutger van Santen zich bezig
met BIA en valt de afdeling Vastgoed onder de verantwoordelijkheid
van CvB-voorzitter dr.ir. Henk de Wilt.
Ook Roumen betitelt DAZ als een samenraapsel van diensten, een
constructie die voor een deel historisch zo gegroeid is en waarbij
bijvoorbeeld een afdeling als het Stafbureau vanwege de aard van
zijn werkzaamheden bij DAZ is ondergebracht. Ook is de omvang
van de diensten vaak bepalend voor hun plaats in DAZ; ze zijn
te klein om er een aparte dienst van te maken.
Met betrekking tot het Stafbureau en het Bestuurssecretariaat
is er in het licht van de AVA-operatie door Roumen niet veel opzienbarends
te melden. "Het Stafbureau is een nieuw gevormde afdeling
waarbij onder meer Juridische Zaken en de stafafdelingen Onderwijs
en Onderzoek zijn ondergebracht. Nieuw binnen deze dienst is de
functie Operational Audit, waar drie fte's voor zijn uitgetrokken.
Deze medewerkers houden zich bezig met de analyse van de bedrijfsprocessen
en doen aanbevelingen ter verbetering daarvan.
BIA
BIA, het Bureau for International Activities, is een DAZ-afdeling
waar sinds de AVA-operatie het nodige om te doen geweest is. Het
hoofd van deze afdeling, drs. Leo Robben, heeft zijn ongenoegen
over de uitkomsten van het Berenschot-onderzoek nooit onder stoelen
of banken gestoken. Robben: "Ik ben altijd van mening geweest
dat we bij die beoordeling door Berenschot zijn afgerekend op
het oude, ongunstige imago van het vroegere Bureau Buitenland.
De onderzoekers van Berenschot heb ik bij aanvang van hun gesprekken
binnen de universiteit nog nadrukkelijk gewezen op die last uit
het verleden. Ik heb mijn mensen ook altijd voorgehouden dat ze
voor de AVA-operatie niet hoefden te vrezen. De beoordeling over
het functioneren van BIA, die het College van Bestuur kort voor
de AVA-operatie nog aan mij kenbaar maakte, was ronduit positief.
Daarbij werd internationalisering van de universiteit hoog op
de agenda geplaatst. Ik had verwacht dat we een reële kans
zouden krijgen om er iets van te maken en was dan ook met stomheid
geslagen toen bekend werd gemaakt dat BIA ruim een jaar na oprichting
zou ophouden te bestaan. Die boodschap kon ik ook naar mijn mensen
toe niet verkopen. Iedereen was zwaar aangeslagen. Voor mij persoonlijk
was de AVA-operatie een zeer frusterende periode."
BIA stond op de nominatie om te verdwijnen, maar werd uiteindelijk
in afgeslankte vorm ondergebracht bij DAZ. Roumen laat weten
dat onlangs een gesprek heeft plaatsgevonden tussen hem, Leo Robben
en de rector over de toekomst van BIA. Roumen: "BIA speelt
nog steeds een belangrijke rol met betrekking tot de directe dienstverlening
op het gebied van internationalisering. Daaronder valt het opvangen
en de huisvesting van buitenlandse studenten en medewerkers en
de begeleiding van onze eigen studenten die naar het buitenland
willen. In het onlangs gehouden gesprek is ook bepaald dat BIA
in de toekomst weer een beleidsondersteunende functie krijgt."
AVA heeft Robben een grote vertrouwensbreuk opgeleverd met betrekking
tot het CvB, die maar moeilijk te repareren is. Het gesprek dat
hij onlangs met Roumen en Van Santen had, stemt hem weer voorzichtig
positief. "We voeren nu gelukkig weer een inhoudelijke discussie
over wat BIA zou moeten doen of moeten zijn. Die discussie hadden
we echter veel eerder moeten voeren."
Verankeren
Studium Generale is een afdeling binnen DAZ waar de AVA-operatie
tamelijk neutraal aan voorbij is gegaan. Volgens SG-hoofd drs.
Maarten Pieterson zijn de consequenties noch negatief noch positief
geweest. De formatie wordt mogelijk met één medewerker
uitgebreid, maar dit houdt verband met de ontmanteling van de
Stichting Studentenvoorzieningen Eindhoven (SSE).
Als alles volgens plan verloopt, zal de bestuurscommissie Studium
Generale in een beleidsplan de koers voor de komende jaren verankeren
binnen het Bestuurlijk Overleg. Volgens Pieterson is dit nodig,
omdat over een langere termijn afspraken worden gemaakt met andere
universiteiten en culturele instellingen in en buiten Eindhoven.
"De toezeggingen die je op cultureel gebied doet, moet je
kunnen nakomen", aldus Pieterson.
Over hoe de AVA-operatie het reilen en zeilen binnen het Sportcentrum
heeft bepaald, wil directeur Jacques de Mooij zelf geen enkele
uitspraak doen. De Mooij: "Ik spreek me niet uit over AVA.
Het hoofd van DAZ is bestuurlijk verantwoordelijk en hiervoor
dus de aangewezen persoon." Volgens Roumen loopt het Sportcentrum
uitstekend en heeft AVA ook hier weinig veranderingen teweeg gebracht.
"Er zijn nog nooit zoveel sportkaarten verkocht, de faciliteiten
zijn hoogstaand en er vindt een breed scala aan activiteiten plaats.
Ook leveren diverse verenigingen, zoals bijvoorbeeld Thêta,
Pusphaira en Hajraa, zeer aansprekende sportprestaties."
Het aantrekken van jonge mensen bij de herbezetting van vacatures
heeft volgens het meerjarenplan prioriteit. Op dit moment wordt
bestudeerd binnen welke constructie de sportdocenten, die momenteel
via de SSE bij het Sportcentrum worden gedetacheerd, in de toekomst
gaan werken. Roumen: "Mogelijk laten we de stichting in naam
bestaan en kunnen we op de oude voet doorgaan. Anders zouden we
de docenten, die allemaal parttime werken, via de universiteit
een dienstverband moeten aanbieden. Door de oude regeling te handhaven,
bespaart de universiteit aan overheadkosten een behoorlijk bedrag."
Vastgoed
De afdeling Vastgoed valt ook onder DAZ. Volgens Roumen is daar
destijds voor gekozen omdat het CvB het Masterplan Huisvesting
van dichtbij wilde volgen en begeleiden. Het meerjarenplan maakt
melding van onderbezetting binnen deze afdeling en ook Roumen
merkt op dat de druk op de projectleiders hoog is. De projecten
die Vastgoed momenteel onder haar hoede heeft, lopen volgens Roumen
echter allemaal volgens planning. Dit zijn achtereenvolgens de
Kennispoort, de nieuwbouw voor Bouwkunde, het Technologiegebouw,
de Warmte Koude Opslag-installatie (WKO) en het Cyclotrongebouw.
Op dit moment vindt met betrekking tot het Masterplan een herijking
plaats, die ook voor de werkzaamheden van de afdeling Vastgoed
gevolgen zal hebben. Roumen kan nog niet vertellen hoe het aangepaste
Masterplan eruit komt te zien. Op termijn zullen de afdeling Vastgoed
en de Dienst Huisvesting weer worden samengevoegd. "Organisatorisch
groeien die twee diensten steeds meer naar elkaar toe en dat zal
uiteindelijk resulteren in het samengaan tot een grote afdeling
die zich bezig gaat houden met alle huisvestingsaspecten",
aldus Roumen./.
Facts & Figures
Bij de Dienst Algemene Zaken zijn de volgende afdelingen ondergebracht:
Stafbureau College van Bestuur (negen fte); Bestuurssecretariaat
(acht fte); Bureau for International Activities (6,8 fte, waarvan
1,8 fte extern gefinancierd, men gaat nog terug naar vijf fte,
exclusief extern gefinancierde formatie); Studium Generale (6,3
fte structureel); Sportcentrum (13,2 fte) en Vastgoed (7,3 fte).
Deze afdelingen werken niet op basis van Service Level Agreements
(SLA's), maar op basis van input-financiering. Volgens DAZ-hoofd
Harry Roumen komt dit omdat deze diensten bijna allemaal maar
één opdrachtgever hebben: het College van Bestuur.
De afdelingen zijn gehuisvest over de gehele universiteit en hebben
onderling nauwelijks directe verbanden.
De financiële middelen van de TU/e zijn, onder
andere door een nu al jarenlang teruglopende eerste geldstroom,
beperkt aan het worden. Wil de universiteit nieuwe activiteiten
starten, dan zal het geld moeten worden onttrokken aan andere
activiteiten. Onder andere daarom startte de TU/e vorig jaar een
reorganisatie. Deze 'Added Value Analysis' lijkt zijn roerigste
tijd inmiddels achter de rug te hebben. De nieuwe diensten zijn
in relatieve stilte aan de slag gegaan om de uitgangspunten van
de zo roerig begonnen reorganisatie uit te voeren. Eind juni presenteerden
de diensten aan de faculteiten hun meerjarenplannen. De tijd is
daarom aangebroken om kennis te maken met deze nieuwe diensten.
Cursor zal vanaf nu in een reeks verhalen elke week het licht
laten schijnen op een nieuwe dienst. Centraal staat daarbij de
vraag op welke wijze de diensten de uitgangspunten van AVA denken
te gaan verwezenlijken.
|
