Untitled Document
STU had al een AVA-operatie achter
de rug
STU/Han Konings
Foto/Bart van Overbeeke
Na de herstructurering van de ondersteunende diensten in
het kader van de Added Value Analysis (AVA) van Bureau Berenschot,
is het Studenten Service Centrum (STU) feitelijk ongeschonden
uit de strijd gekomen. De reden daarvoor is simpel, aldus dr.
Karen Ali, hoofd van het STU. "Wij hadden onze eigen AVA-operatie
al jaren daarvoor ondergaan."
Wie de moeite neemt om in het archief
van Cursor de ontwikkeling van het STU uit te diepen, ziet dat
Karen Ali gelijk heeft. Ali, die aan de KU Brabant onderwijspsychologie
studeerde, trad in april 1997 aan als hoofd van wat toen nog Bureau
Studentenzaken heette. In Cursor maakte ze al direct duidelijk
wat haar intenties waren met deze dienst, die was samengesteld
uit verschillende kleine, vrij autonoom opererende afdelingen.
Het was in die tijd met name de versnippering die belemmerend
werkte op de toegankelijkheid van de afdeling. Voor Ali stond
toen al vast dat het STU moest gaan optreden als één
groep, met één integraal dienstenpakket voor de
studenten en de faculteiten van de TU/e.
Kruim
"Die hele ontwikkeling, die vier jaar geleden van start is
gegaan, heeft veel kruim gekost", aldus Ali. "Maar het
heeft er ook voor gezorgd dat Bureau Berenschot vorig jaar na
de AVA-operatie kon concluderen dat het STU de interne organisatie
al op orde had. Het takenpakket en de daarvoor ingeruimde formatieplaatsen
waren volgens Berenschot perfect in overeenstemming met elkaar.
Daar hoefde niets aan gewijzigd te worden. In wezen is daarna
nog maar één extra taak aan ons toegewezen: Alumnizaken.
We behartigen nu voor een deel dus ook de contacten met onze oud-studenten."
Wat valt er verder nog allemaal onder de verantwoordelijkheid
van het STU? Ali: "Onze werkzaamheden zijn zeer divers, maar
wel altijd gerelateerd aan de student. We zorgen voor de studentenadministratie
en voor de informatievoorziening op onderwijsgebied. Daaronder
vallen de inschrijvingen en OWIS, het Onderwijs Informatie Systeem
van de TU/e. Van dit laatste systeem bestaat ook een variant voor
bestuurlijk gebruik: BIS-OWIS. Daarnaast houden we ons bezig met
student- en studiebegeleiding. Ondersteuning bij het aanleren
van studievaardigheden en het verbeteren van sociale, communicatieve
en groepsvaardigheden vallen daaronder. Iemand die om welke reden
dan ook in de knel is geraakt, emotioneel of financieel, kan bij
ons terecht. Daarnaast bieden we een gedegen loopbaanoriëntatie
en voor studenten, TWAIO's en AIO's is er tot zes maanden na afstuderen
of beëindiging van het dienstverband een sollicitatietraining.
We doen het op individuele basis, maar eventueel ook voor een
hele groep in opdracht van een faculteit. Want het STU is er niet
alleen voor studenten, ook de faculteiten kunnen er aankloppen
voor ondersteuning op het gebied van studentenzaken. Bijvoorbeeld
ten aanzien van onderwijswet- en -regelgeving, de opleiding- en
examenregeling, et cetera."
Veranderingen
Er mag bij het STU dan nauwelijks iets gewijzigd zijn naar aanleiding
van de AVA-operatie, toch staan de organisatie de komende tijd
aanzienlijke veranderingen te wachten binnen het huidige takenpakket.
Ali: "Voor de vakantie hebben we een meerjarenplan opgesteld,
waarin we aanstippen waar de komende tijd binnen het STU extra
aandacht voor moet worden ingeruimd. Een belangrijk punt is bijvoorbeeld
de wens van de minister van Onderwijs om de mogelijkheden tot
in- en uitschrijving aan Nederlandse universiteiten veel flexibeler
te maken. Dat betekent voor ons een compleet nieuwe manier van
werken en het zal een enorme administratieve last met zich meebrengen.
Ook wordt het door deze flexibilisering een stuk ingewikkelder
om aan de hand van inschrijvingsaantallen allerlei kengetallen
voor het College van Bestuur en de faculteiten uit te werken.
Niemand binnen de universitaire wereld is eigenlijk echt gelukkig
met dit besluit van de minister."
Hoog op de agenda van het CvB staat een soepel verloop van de
invoering van de bachelor/-master-structuur (BaMa), waarmee de
TU/e vorig jaar september van start is gegaan. Op termijn zullen
alle diploma's die de TU/e uitreikt hierop aangepast moeten worden.
Een taak voor het STU. Ali wijst erop dat de consequenties van
BaMa voor haar afdeling veelomvattend zijn. "We moeten ons
Onderwijs Informatie Systeem herinrichten op basis van de BaMa-structuur.
We krijgen daarnaast ook een rol bij de beoordeling van diploma's
van buitenlandse studenten, die aan de TU/e een masteropleiding
willen gaan volgen. Welke criteria moeten we daar bij aanleggen?
We hebben met deze materie al de nodige ervaring, vanwege vergelijkbaar
werk dat we nu uitvoeren voor de TWAIO's bij het Stan Ackermans
Instituut (SAI) en voor de AIO's bij de faculteiten. Bij de tweejarige
ontwerpersopleidingen van het SAI is het percentage buitenlanders
hoog en bestaat er dus veel behoefte aan inzicht betreffende de
diploma's van mogelijke kandidaten. In de toekomst gaan we samen
met de faculteiten een ranking van buitenlandse instellingen opstellen,
die gaat dienen als leidraad."
Introductie
Sinds twee jaar heeft het STU ook de organisatie van de Intro
onder haar hoede. Over het vervullen van deze taak is Ali zeer
enthousiast, met name over de participatie van de studenten bij
dit evenement. "De opzet die wij aan de TU/e hebben gekozen,
is uniek voor Nederlandse begrippen", aldus Ali. "Alle
studentenverenigingen op het gebied van studie, sport, gezelligheid
en cultuur leveren vanuit hun midden een contactpersoon, die bij
het STU wordt aangesteld als studentassistent. Het zijn deze personen
die in eerste instantie zorgdragen voor de opzet van de Intro.
Vanuit het STU werken we voornamelijk ondersteunend en als het
nodig is probleemoplossend. Door gekozen vertegenwoordigers uit
alle studentengeledingen nauw te laten samenwerken, krijg je een
coherent geheel. Dit in tegenstelling tot de situatie aan andere
universiteiten, waar ieder clubje slechts verantwoordelijk is
voor één onderdeel, daarbij het grote geheel vaak
uit het oog verliezend."
Ook inhoudelijk vindt Ali dat de Intro er op vooruit is gegaan:
"Met name de invulling van het culturele deel heeft meer
body gekregen. Op donderdagochtend gaan de introgangers nu eerst
op de fiets langs de Stadsschouwburg, het Muziekcentrum en het
Centrum voor de Kunsten. Op die locaties laten onder andere onze
eigen studentenverenigingen iets uit hun aanbod zien. Zo krijgen
studenten een goed inzicht in wat Eindhoven en de TU/e ze cultureel
te bieden hebben. Pas daarna gaan ze naar een optreden van een
band op het Stadhuisplein."
SLA
Een wezenlijk onderdeel van de AVA-operatie is de invoering van
zogeheten Service Level Agreements (SLA's) om meer inzicht te
krijgen in het functioneren van een afdeling. Ook op dit vlak
is de situatie voor het STU simpel gebleven. "Wij sluiten
maar één SLA af met het CvB, omdat wederom uit het
rapport van Berenschot naar voren was gekomen dat over ons takenpakket
geen onduidelijkheid bestaat. Er was dus ook geen reden om de
hele situatie op z'n kop te zetten."
Het enige waar wel eens onduidelijkheid over bestaat, is de fysieke
locatie van het STU. Ali: "In korte tijd heeft de afdeling
twee verhuizingen achter de rug. Dit leverde niet alleen de medewerkers
veel extra werk op, maar zorgde ook voor
vertroebeling van onze positie op de campus. Nu we weer in de
Hal van het Hoofdgebouw zitten, merken we het gemis van een andere
instelling die veel studenten trekt. Vroeger vervulde de Centrale
Leeszaal deze taak. Maar die plaats is nu ingenomen door de faculteit
Industrial Design. Studenten die onze infotheek op de begane grond
passeren, denken wel eens dat achter het matglas een kantine gehuisvest
is. In de toekomst moet het de TU/e-student nog beter duidelijk
gemaakt worden waar we zitten en wat we voor hen kunnen doen."/.
De financiële middelen van de TU/e zijn, onder
andere door een nu al jarenlang teruglopende eerste geldstroom,
beperkt aan het worden. Wil de universiteit nieuwe activiteiten
starten, dan zal het geld moeten worden onttrokken aan andere
activiteiten. Onder andere daarom startte de TU/e vorig jaar een
reorganisatie. Deze 'Added Value Analysis' lijkt zijn roerigste
tijd inmiddels achter de rug te hebben. De nieuwe diensten zijn
in relatieve stilte aan de slag gegaan om de uitgangspunten van
de zo roerig begonnen reorganisatie uit te voeren. Eind juni presenteerden
de diensten aan de faculteiten hun meerjarenplannen. De tijd is
daarom aangebroken om kennis te maken met deze nieuwe diensten.
Cursor zal vanaf nu in een reeks verhalen elke week het licht
laten schijnen op een nieuwe dienst. Centraal staat daarbij de
vraag op welke wijze de diensten de uitgangspunten van AVA denken
te gaan verwezenlijken.
Facts & Figures
In april 1997 ging het Bureau Studentenzaken van start onder de
huidige naam: Studenten Service Centrum. Omdat het Studenten Sport
Centrum al gebruikmaakt van de afkorting SSC, besloot men tot
de afkorting STU. Het STU verricht werkzaamheden op het gebied
van studentenzaken, studie- en studentbegeleiding, studentenadministratie,
onderwijsinformatievoorziening en wat meer algemene studentenzaken.
Eind vorig jaar is daar alumnizaken aan toegevoegd. Er werken
in totaal dertig mensen, die zijn gehuisvest in de benedenbouw
van het Hoofdgebouw. Daar is op de begane grond ook een frontoffice
en infotheek ingericht voor studenten. Het STU is geopend op werkdagen
van 8.30 tot 17.00 uur. Bezoek voor meer informatie de website:
www.tue.nl/stu/.
Karen Ali studeerde onderwijspsychologie aan de KUB
en promoveerde daar ook in 1990. Aan de TU/e was zij voordat ze
bij het STU begon werkzaam bij de Centrale Stafgroep en bij het
Liaisonbureau, waar zij de contacten tussen de universiteit en
het bedrijfsleven onderhield.
|