Untitled Document
"Het jaar 2002 wordt het jaar van de waarheid"
DIZ/Brigit Span
Foto/Maarten van Loosbroek
Als er een dienst is die flink heeft moeten inleveren door
de Added Value Analysis (AVA), is het de Dienst Interne Zaken
(DIZ) wel. De dienst moest terug van negentig naar zeventig fte.
"AVA heeft de meeste impact gehad van alle reorganisaties
die ik in veertig jaar aan de TU/e heb meegemaakt", zegt
hoofd Universiteitsdrukkerij Henk van der Meijden. "Maar
er wordt weer meer gelachen." Dezelfde geluiden klinken bij
het Auditorium, de BHV en PostExtra. "De sfeer wordt beter.
Wij krijgen het vertrouwen."
Meteen aan het begin van het gesprek pakt
drs. Martin Boers, hoofd van de Dienst Interne Zaken, een mok
en zet die op de tafel. 'De InZet' prijkt er op de koffiemok.
Een omhooggestoken duim en 'DIZ 2001' moeten duidelijk maken dat
de DIZ het jaar goed is begonnen. "Ik heb niet het idee dat
mensen hier verminderde werkvreugde hebben na AVA", zegt
Boers. "Natuurlijk is er veel veranderd; er is een nieuw
plan gekomen en daar moeten de mensen mee werken. Je krijgt wat
je er zelf instopt. Dat gaat niet vanzelf; er is inzet van de
mensen voor nodig. Ik heb het idee dat de mensen er wel lol in
hebben. Ik leg de verantwoordelijkheid het liefst zo laag mogelijk
in de organisatie. Ondertussen staat mijn deur altijd open voor
ondersteuning."
"DIZ is niet het nieuwe Facilitair Bedrijf", benadrukt
Boers. "De onderdelen van het FB zijn na AVA verdeeld over
verschillende diensten, waaronder de DIZ." Zo zijn de P&O-taken
die in het FB waren ondergebracht bij het centrale Front Office
na AVA overgenomen door de Dienst Personeel en Organisatie. Het
verschil tussen de DIZ en het FB is volgens Boers dat de DIZ 'vraaggestuurd'
werkt. "Bij FB zei men 'wij kunnen alles voor u oplossen'.
Wij zijn niet afwachtend, maar anticiperend. Ik ga geen dingen
doen waar geen behoefte aan is. Voor faculteiten en diensten is
die insteek nieuw. Wij moeten groeien in deze rol, maar zij ook
in hun rol als opdrachtgever van ons. In 2002 moet dat allemaal
duidelijk zijn. Dat jaar is het jaar van de waarheid voor ons.
Nu werken we er nog aan om de juiste mensen op de juiste plaatsen
te krijgen."
Er is veel mobiliteit geweest. "We moesten terug van negentig
naar zeventig fte's. Dat hebben we al bijna gehaald." Vijftien
van de twintig mensen die weg moesten zijn vertrokken met een
regeling. "Dat is op een nette manier gebeurd", vindt
Boers. "Ik heb dit in een vroeg stadium met deze mensen besproken."
Voor het jaar 2005 moet de DIZ helemaal op orde zijn met het aantal
werknemers. Dat betekent dat er nog mensen met een regeling vroegtijdig
met pensioen gaan, maar ook dat er nog nieuwe mensen worden aangesteld.
Nieuwe hoofden voor het Auditorium en de BHV zijn al begonnen.
Bij de Commerciële Dienst moeten nog een of twee inkopers
worden aangetrokken. Het hart van de DIZ is inkoop. Op dat gebied
is dit jaar al het nodige gebeurd. Zo zijn er nieuwe contracten
afgesloten met de catering, de schoonmaakdienst en voor het meubilair.
Er wordt nog gewerkt aan nieuwe contracten met elektriciteit-
en gasleveranciers. Door slim in te kopen kan de universiteit
veel geld worden bespaard. Bij elke activiteit wordt volgens Boers
gekeken of die kan worden uitbesteed. "Dat moet je elke vier
jaar herzien en ter discussie durven stellen."
De begroting van de DIZ is nog niet beschikbaar, zegt Boers. "De
kosten en uitgaven moeten zichtbaar worden gemaakt en dat is nog
niet gelukt. Ik ben hard bezig met de Dienst Financiële en
Economische Zaken om tot een afronding te komen. Ik moet inzicht
hebben in de financiële situatie, anders kun je er niet mee
werken. Ik kan niet sturen zonder cijfers." Boers verwacht
deze cijfers tegen het eind van dit jaar te hebben. Om deze reden
biedt de DIZ nog geen Service Level Agreements (SLA's) aan. "Dat
kun je pas doen als je precies weet wat je aanbiedt. Wij hebben
een variëteit aan diensten, maar weten nog niet precies wat
die kosten. Daarnaast kun je ook niet voor alle diensten een SLA
afsluiten. De Universiteitsdrukkerij doet het bijvoorbeeld al
jaren, maar voor de BHV is dat moeilijker."
Universiteitsdrukkerij
In de eerste presentatie van AVA was sprake van het stoppen van
de Universiteitsdrukkerij (UD). Daar is men op teruggekomen: tot
2005 blijft deze dienst actief binnen de TU/e. Er lopen nog contracten
met bedrijven die de apparaten leveren. De kernactiviteit van
de UD ligt op het printgebied. Daarin is flink geïnvesteerd.
"Die core-business moeten we behouden", is de mening
van Boers. Henk van der Meijden, hoofd van de UD, vindt het terecht
dat zijn afdeling in stand is gehouden. "Een universiteit
kan niet zonder eigen repro voor het maken van verslagen, dictaten
en proefschriften. Ik zie mensen hier niet de stad ingaan om examenopdrachten
te laten printen." Van der Meijden vindt dat de dienstverlening
na AVA minder is geworden, terwijl de insteek was deze juist te
verhogen. "Je wordt beperkt omdat je minder mensen hebt.
Vooral jonge mensen zijn vertrokken in de tijd van onzekerheid
over wat er ging gebeuren hier." De UD mag na AVA twaalf
fte in dienst hebben, maar heeft nu elf personen. Binnen drie
jaar gaan er vier met pensioen, wat het totaal op zeven brengt.
Uiteindelijk zal de formatie uitkomen op negen of tien personen.
Toch gelooft Van der Meijden dat er toekomst is voor de UD. "Als
we deze dip te boven zijn, zal men weer gebruik maken van onze
diensten."
PostExtra
PostExtra ging met 7,5 fte AVA in en heeft in maart 2002 nog 3,5
fte over, zo zegt hoofd PostExtra Cor Scheepers. Dit is geen direct
gevolg van AVA, maar van pensionering van medewerkers. Vacatures
mogen niet worden opgevuld vanwege de selectieve vacaturevervulling.
"Het is hier nu echt even dieptreurig", zegt Scheepers.
"AVA was echt de ergste reorganisatie tot nu toe. De gedachte
was eerst om alles uit te besteden wat PostExtra doet. Dat is
onmogelijk. De post vraagt hier zoveel aandacht. Een universiteit
is geen bank waar alleen afschriften worden verstuurd. Dat kun
je uitbesteden. Hier worden elke dag drieduizend stukken verstuurd;
brieven, pakketjes, binnen Nederland, naar Amerika. Bovendien
heb je te maken met vijf bedrijven die alles verschepen. Het is
allemaal niet meer zo simpel als vroeger, toen alleen de PTT dat
deed."
Het Auditorium heeft een beetje moeten inleveren na AVA. "Dat
wordt opgevangen door in pieksituaties mensen in te huren",
zegt Boers. Het personeel van het Auditorium is bijgeschoold op
het gebied van techniek. Door AVA heeft het Auditoriumpersoneel
minder ruimte gekregen voor de uitvoering van de faciliteiten,
vindt Henk Naterop, coördinator Auditorium en ruimtefacilitering.
Er zijn twee mensen weg; een vanwege ziekte en een vanwege pensioen.
"We zijn gedwongen om effectiever te werken door AVA, daar
was wat ruimte voor, maar er zijn grenzen. We hebben wel de mogelijkheid
om mensen in te huren. Als we het niet rond krijgen, moeten we
een grens stellen. Bijvoorbeeld minder weekendactiviteiten laten
draaien. We werken niet alleen in het Auditorium, maar ook in
de University Club, het Matrixgebouw, Traverse en het Laplace-gebouw.
We kunnen met deze bezetting nét draaien, dankzij de invalkrachten.
Maar dan moet er niemand ziek worden."
De BHV heeft eigenlijk twee reorganisaties achter de rug. Eerst
kwam er een intern onderzoek door GITP en daarna AVA. Qua fte's
heeft de BHV niet hoeven inleveren; in de beveiliging werken momenteel
24 fte's, waarvan drie extern ingehuurd. "Ik vind dat er
al kwaliteit en effectiviteit was bij de BHV", zegt beveiligingsbeambte
Emiel Naterop. "De motivering is na twee onderzoeken moeilijk
op te pakken. Door de mensen erbij te betrekken en mee te laten
denken, krijg je dat voor elkaar. Het is belangrijk dat mensen
gemotiveerd blijven."
CvB-lid drs. Willem te Beest gaf onlangs nog aan voorbereid te
zijn op slechte resultaten in de satisfactiepeiling bij de DIZ.
"De overgang van FB naar DIZ wordt heel verschillend ervaren
door het personeel." Boers loopt daar nog niet op vooruit:
"Ik ben benieuwd naar de uitslag. De mensen hebben hier veel
meegemaakt. Ik vind dat ze er goed doorheen zijn gekomen."/.
Facts and figures
De Dienst Interne Zaken bestaat uit verschillende onderdelen.
Onder DIZ vallen de BedrijfsHulpVerlening, de Auditoriumorganisatie,
PostExtra, de Universiteitsdrukkerij en de Commer-ciële Dienst.
Vóór AVA waren er negentig fte's actief. Dat aantal
moest terug naar zeventig.
Drs. Martin Boers, hoofd van de DIZ, heeft vijftien jaar lang
bij het Nederlands Inkoopcentrum gewerkt in een adviesfunctie.
Zes jaar geleden kwam hij in contact met de TU/e bij een project
over inkoop. In 1998 werd hij interimhoofd inkoop. In januari
2001 werd hij officieel hoofd van de nieuwe Dienst Interne Zaken.
