Untitled Document
"Oppassen dat je niet de praatpaal
van je eigen dienst wordt"
Dienstraad/Monique van de Ven
Foto/Bart van Overbeeke
Dat er op de TU/e zoiets als een dienstraad is, weten veel medewerkers
wel. Afgelopen december, bij de verkiezingen voor deze raad, maakte
bijna 47,7 procent van het personeel van de centrale diensten
de gang naar de stembus. Maar wie er in de dienstraad zitten,
waaróm ze erin zitten en wat ze eigenlijk dóen,
is een ander verhaal. "Daar moeten we meer tijd in steken",
vindt studentenadviseur Mariëlle Schoenmakers, sinds twee
jaar lid van de dienstraad.
 De dienstraad is het
medezeggenschapsorgaan voor de centrale diensten van de TU/e en
bestaat uit dertien leden. Overlegpartner voor de dienstraad namens
de diensthoofden is ir. Harry Roumen, secretaris van de universiteit.
Tot vorig jaar telde de TU/e drie dienstraden: één
voor de Stafeenheden, één voor het toenmalige Facilitair
Bedrijf en één voor het ICT Servicebedrijf (ICTS)
en de Bibliotheek. Begin 2001 zijn die drie als gevolg van AVA
samengevoegd.
"De hele organisatiestructuur van de universiteit veranderde",
beschrijft drs. Leon Osinski, faculteitsbibliothecaris bij Technologie
Management en sinds acht jaar lid van de dienstraad. "Het
Facilitair Bedrijf werd ontmanteld en de TU/e kreeg opeens elf
diensten. Daarmee moest ook de medezeggenschapsstructuur veranderen.
In theorie ligt het voor de hand om dan ook maar elf dienst-raden
in te stellen, maar in de praktijk werkt dat niet."
Het CvB stelde in zijn AVA-plannen voor om met één
dienstraad verder te gaan. "Dat voorstel is voorgelegd aan
de universiteitsraad die weer voor advies naar ons kwam",
blikt Osinski terug. "Elke dienstraad heeft toen zijn eigen
standpunt bepaald. Het kwam erop neer dat het ICTS en de Bibliotheek
de voorkeur gaven aan meerdere dienst-raden en dat de stafafdelingen
en het Facilitair Bedrijf één grote dienstraad wilden.
De U-raad heeft ervoor gekozen om met één raad verder
te gaan, met 2001 als proefjaar."
De dienstraad ziet onder meer toe op de uitvoering van het algemeen
personeelsbeleid, de toepassing van arbeids- en dienstvoorwaarden
en de veiligheid en het welzijn van de medewerkers. Zo nodig geeft
de raad advies aan zijn overlegpartner, de universiteitssecretaris,
die op zijn beurt het verantwoordelijke diensthoofd hierop kan
aanspreken. "De onderwerpen die binnen de dienstraad ter
sprake komen, hangen samen met de zeggenschap van de diensthoofden",
verduidelijkt ing. Alexander van den Hil, netwerkspecialist bij
het ICTS en sinds twee jaar lid van de dienstraad. "Als die
een besluit neemt of de bevoegdheid tot een bepaald besluit heeft,
komen wij in beeld."
Masterplan
"Onderwerpen als het Masterplan Huisvesting liggen in principe
niet op ons bureau", geeft Osinski als voorbeeld. "Maar
als zo'n onderwerp doorsijpelt naar de diensten, als een afdeling
door het Masterplan moet verhuizen en dat tot problemen leidt,
komt het weer wél op ons bordje." "De financiële
perikelen van de TU/e zijn bij ons in principe ook geen agendapunt,
maar de huidige problemen bij de Dienst Financiële en Economische
Zaken (DFEZ) bijvoorbeeld wél", vult Mariëlle
Schoenmakers van het Studenten Service Centrum (STU) aan.
Deze maand staan onder meer de satis-factiepeiling en de universiteitsdrukkerij
op de agenda van de dienstraad, evenals de arbo-omstandigheden
van de GTD in de W-hal en de situatie bij de DFEZ.
De raad nodigt voor zijn vergaderingen regelmatig diensthoofden
uit om een toelichting te komen geven op bepaalde onderwerpen.
"De meeste hoofden vinden dat heel prettig", zegt Schoenmakers.
Echter niet alle diensthoofden zijn altijd even blij met de dienstraad,
weet Osinski. "Ik hoor wel eens verhalen dat sommigen ons
lastig vinden. In zekere zin begrijp ik het wel als een diensthoofd
zegt: 'Wat zit die dienstraad nou weer te mekkeren?' Maar eigenlijk
is het fout gedacht. Ze zijn, net als wij, gebaat bij een goed
overleg."
Schoenmakers: "Wij staan dicht bij het personeel en geven
feedback waarvan de diensthoofden iets kunnen leren. Je doet het
sámen: de diensten van de universiteit draaien niet zonder
hoofd, maar ook niet zonder personeel". "Uiteindelijk
is iedereen erop uit dat de diensten goed lopen", voegt Van
den Hil toe. "Het ligt er ook aan hoe je bepaalde dingen
brengt. Je moet begrip tonen voor hoe iets nu gaat en met respect
voor de ander uitleggen hoe het ook anders zou kunnen. Onze voorzitter,
Annemiek Kamp, doet dat gelukkig heel goed", vindt Osinski.
Gepusht
De opkomst bij de laatste verkiezingen voor de dienstraad was
goed; ruim 47 procent van de medewerkers van de centrale diensten
wist de stembus te vinden. "Dat zegt toch wel iets",
aldus Osinski. "Bij onze dienst heeft bijna iedereen gestemd",
vertelt Schoenmakers tevreden. Om er snel aan toe te voegen: "Maar
dat komt natuurlijk ook wel omdat ik de mensen een beetje gepusht
heb. Veel mensen die ik vroeg om op mij te stemmen, wilden wel
weten: 'wat dóet de dienstraad nu eigenlijk?' In die informatievoorziening
moeten we meer tijd steken". "Vorig jaar zijn we erg
veel met onszelf bezig geweest", zegt Osinski. "De evaluatie
van onze eerste maanden als één dienstraad en de
verkiezingen hebben veel van onze tijd opgeslorpt."
Die evaluatie was afgelopen zomer, zo'n vijf maanden na de samenvoeging.
Wel wat snel, erkent Schoenmakers, "maar dat kon niet anders.
In september moesten we onszelf alweer gaan klaarmaken voor de
verkiezingen in december". Bij die evaluatie waren er binnen
de dienstraad 'twee kampen', beschrijft Osinski: "De ene
groep, met name mensen van het ICTS en de Bibliotheek, wilde met
meerdere dienst-raden verder, de andere groep zag meer in één
dienstraad". Van den Hil: "Sommigen waren bang dat bij
één grote raad bepaalde onderwerpen, die bijvoorbeeld
maar binnen één dienst spelen, op de plank zouden
blijven liggen".
De leden van de vroegere dienstraad voor de stafafdelingen zagen
de samenwerking juist helemaal zitten: "Die raad bestond
eerder óók al uit meerdere diensten; dat werkte
goed, wij waren daar al aan gewend", verduidelijkt Schoenmakers.
"Bovendien zijn mensen binnen één dienstraad
meer bereid zich voor andere diensten in te zetten." Uiteindelijk
werd gekozen voor het standpunt van de meerderheid: verdergaan
met één raad bestaande uit dertien leden, die afkomstig
zijn uit zoveel mogelijk verschillende diensten.
Openbaar
De vergaderingen van de dienstraad zijn openbaar. Toch zitten
er zelden belangstellenden op de publieke tribune. "In de
oude situatie heb ik het één of twee keer meegemaakt
dat er iemand kwam luisteren", zegt Osinski. Tijdens AVA
wisten TU/e-medewerkers de raad wel wat beter te vinden, constateert
Van den Hil, "vooral de afdelingen die het meest door AVA
getroffen werden, zoals het Facilitair Bedrijf". "Maar
dat is altijd zo. Als het goed gaat op jouw afdeling, heb je de
dienstraad niet gauw nodig", vult Schoenmakers aan. Om zich
vervolgens hardop af te vragen: "Volgens mij weten de meeste
mensen niet eens wanneer we vergaderen en wat er op de agenda
staat. Misschien moeten we dat toch maar op de website zetten".
Osinski vindt de uren die hij wekelijks in de dienstraad steekt
'zonder meer de moeite waard'. "Ik vind medezeggenschap een
goede zaak. Wel kom ik eigenlijk tijd tekort: ik zou me met veel
meer zaken willen bemoeien. Nu zijn we soms iets te passief en
wachten we maar af wat er op ons bureau terechtkomt. Ik zou vaker
zelf op mensen af willen stappen om te horen wat hen bezighoudt."
Schoenmakers: "Op die manier hadden we de perikelen bij de
DFEZ bijvoorbeeld een stap voor kunnen zijn. Nu zijn we in feite
een stap te laat. We hadden de problemen bij die dienst deze maand
echt willen oppakken". Osinski: "We wisten, mede uit
gesprekken die onze voorzitter en een lid van de dienstraad in
december met mensen daar hebben gehad, natuurlijk wel dat er het
één en ander speelde. Dat bleek ook wel uit de satisfactiepeiling.
Maar dat diensthoofd Bouke Wessels vlak voor kerst opstapte, was
ook voor ons een verrassing".
Belangen
"We willen nu gaan kijken wat er bij de mensen daar leeft.
Als medewerkers met vragen komen, zullen we proberen die door
onze overlegpartner beantwoord te krijgen", zegt Schoenmakers.
Osinski: "Bij de DFEZ gebeurt nu van alles. We moeten als
dienstraad niet op de stoel van de beleidsmakers gaan zitten,
maar wél in de gaten houden welke gevolgen bepaalde beslissingen
hebben voor het personeel. Intussen moet je er wel voor waken
dat je geen persoonlijke belangen gaat behartigen. Formeel ben
je lid van de dienstraad 'zonder last- en ruggenspraak'. Je vertegenwoordigt
dus geen dienst of groep". "En dat moet je collega's
nog wel eens goed uitleggen", heeft Schoenmakers ervaren.
"Je moet ervoor waken dat je niet de praatpaal van je eigen
dienst wordt."/.
De financiële middelen van de TU/e zijn, onder andere
door een nu al jarenlang teruglopende eerste geldstroom, beperkt
aan het worden. Wil de universiteit nieuwe activiteiten starten,
dan zal het geld moeten worden onttrokken aan andere activiteiten.
Onder andere daarom startte de TU/e vorig jaar een reorganisatie.
Deze 'Added Value Analysis' lijkt zijn roerigste tijd inmiddels
achter de rug te hebben. De nieuwe diensten zijn in relatieve
stilte aan de slag gegaan om de uitgangspunten van de zo roerig
begonnen reorganisatie uit te voeren. Eind juni presenteerden
de diensten aan de faculteiten hun meerjarenplannen. De tijd is
daarom aangebroken om kennis te maken met deze nieuwe diensten.
Cursor zal vanaf nu in een reeks verhalen elke week het licht
laten schijnen op een nieuwe dienst. Centraal staat daarbij de
vraag op welke wijze de diensten de uitgangspunten van AVA denken
te gaan verwezenlijken.
|
