Untitled Document
"De wereld verandert te snel om
te meten wat er aan de hand is"
BIB/Chantal Louwers
Foto/Bart van Overbeeke
"AVA is belangrijk voor ons geweest, maar externe
factoren hebben de laatste tijd meer invloed gehad op de veranderingen
binnen onze dienst", vertelt drs. Kees Klijs, hoofd van de
dienst Bibliotheek en Informatievoorziening (BIB). "Vooral
de ontzettend snelle veranderingen in digitale informatievoorziening
hebben een grote impact op onze
werkzaamheden."
 "Andere afdelingen hebben
misschien de indruk dat wij tijdens de Added Value Analysis (AVA)
de dans ontsprongen zijn", vertelt drs. Kees Klijs. "Er
staat echter een nieuwe ontwikkeling op stapel waardoor het AVA-proces
voor de dienst BIB wat later op gang wordt gebracht." De
faculteitsbibliotheken worden over een aantal jaren namelijk samengevoegd
tot één grote bibliotheek. "Een aantal reorganisatiefactoren
zal dan pas aan de orde komen, zoals een nieuwe functie-indeling
voor de medewerkers."
Centralisatie
Klijs, die chemie heeft gestudeerd aan de Universiteit van Utrecht
en sinds tien jaar aan de TU/e werkt, ziet voordelen en nadelen
van één centrale bibliotheekvoorziening. "De
aparte faculteitsbibliotheken, zoals die er nu zijn, bevinden
zich dichtbij de klant. Nadeel is het beperkte aantal diensten
dat we in de faculteitsbibliotheek kunnen bieden. De gemiddelde
afstand naar de centrale bibliotheek wordt groter, maar dat is
acceptabel. Dat komt ten eerste doordat de TU/e-campus steeds
compacter wordt. Een veel belangrijkere reden, voor een centrale
bibliotheekvoorziening, is de enorme decentralisatie van informatie
die momenteel plaatsvindt. De meeste informatie die een persoon
tegenwoordig nodig heeft, vindt hij op zijn beeldscherm op zijn
werkplek. Om het te kunnen lezen of afdrukken, hoeft diegene niet
meer van zijn plaats af te komen. Ik denk dat studenten meer belang
hebben bij een centrale bibliotheekvoorziening. De openingstijden
kunnen uitgebreid worden en studenten ontmoeten er mensen van
andere faculteiten."
Op het moment dat de bibliotheek gecentraliseerd wordt, kan dat
gevolgen hebben voor het personeel. "Het betekent niet dat
er minder personeel nodig is, maar dat meer differentiatie in
diensten aangebracht kan worden. Op dit moment past zo'n differentiatie
niet zo goed in de huisvestingssituatie. Straks kunnen mensen
met een hoger kennisniveau meer
carrièremogelijkheden krijgen."
Fusie
Een nu al zichtbaar gevolg van AVA, is de toevoeging van de afdeling
Informatievoorziening aan de bibliotheek. Voorheen was deze afdeling
onderdeel van het Facilitair Bedrijf, dat bij de reorganisatie
ten onder ging. "De fusie met de afdeling Informatievoorziening
is een logische stap", concludeert Klijs. "De methodieken
van de afdelingen hebben veel overeenkomsten. Ik wil niet zeggen
dat de afdeling in geen enkele andere dienst gepast zou hebben,
maar ik zie dit als een juiste ontwikkeling."
Het bepalen van de naam voor de nieuwe dienst is nog even een
struikelpunt geweest. "Ik durfde zelf niet meteen met een
naam te komen", vertelt Klijs. "'Dienst Bibliotheek'
leek me discriminerend ten opzichte van Informatie-
voorziening, maar toen opeens de naam 'Dienst Informatievoorzieningen'
opdook, schrok ik wakker. Het woord bibliotheek moest er naar
mijn idee in ieder geval instaan." Het College van Bestuur
besloot de dienst de naam 'Bibliotheek en Documentatie' mee te
geven. "Hier had ik niet veel op tegen, al is documentatie
een behoorlijk passieve naam. Het doel van onze dienst is mensen
van informatie voorzien. Gelukkig wilde het CvB het besluit herzien
en is uiteindelijk gekozen voor de naam 'Bibliotheek en Informatie-voorziening'
(BIB)."
Dat de afdeling Informatievoorziening nu bij de bibliotheek hoort,
is voor iedereen even wennen, geeft het diensthoofd toe. "De
groepen horen bij elkaar, maar moeten nog naar elkaar toegroeien.
Dat Informatievoorziening in De Hal is ingehuisd, is een eerste
stap in de goede richting." Verdere integratie is volgens
Klijs in de toekomst zeker mogelijk. "Bibliotheekmedewerkers
hebben bijvoorbeeld veel kennis van digitale systemen, daar zou
Informatie-
voorziening gebruik van kunnen maken voor het digitaliseren van
administratieve zaken." Ook lijkt het hem niet onwaarschijnlijk
dat medewerkers van de dienst BIB mobieler worden. Mensen die
bijvoorbeeld in de bibliotheek werken, maar ook affiniteit hebben
met documentatiebeheer, hebben de mogelijkheid meer afwisseling
in hun werkzaamheden aan te brengen."
Digitalisering
De reorganisatie als gevolg van de Added Value Analysis wordt
voor de dienst gedeeltelijk uitgesteld. "Veranderingen hebben
er het laatste jaar echter genoeg plaatsgevonden. Niet per se
door AVA, maar als gevolg van de versnelde digitalisering van
informatie." De opkomst van de digitale informatiemedia is
voor een dienst als BIB erg belangrijk. De ontwikkeling van de
digitale bibliotheek heeft daarom de laatste tijd een enorme groei
meegemaakt, al is de TU/e al in de jaren zestig met de ontwikkeling
ervan begonnen.
Klijs ziet dat de digitale bibliotheek een omslag betekent voor
de bibliotheekwereld, maar is ervan overtuigd dat een 'echte'
bibliotheek niet snel zal verdwijnen. "Kwaliteitsselectie
blijft altijd nodig. Wij zorgen ervoor dat informatie aansluit
op de behoefte en het niveau van de TU/e."
De website van de bibliotheek geeft toegang tot de digitale bibliotheek
waar onder andere elektronische tijdschriften, TU/e-proefschriften,
elektronische naslagwerken en de bibliotheekcatalogus van de TU/e
te vinden zijn. De steeds verder oprukkende digitalisering zal
volgens Klijs niet tot minder personeel leiden. "De dienst
zal andere mensen nodig hebben of mensen die zich verder ontwikkelen.
Bijna alle functies van medewerkers van deze dienst veranderen
door digitalisering. Om goed te blijven functioneren, moeten medewerkers
bijgeschoold worden. Dat hoeft niet altijd te zijn in de vorm
van cursussen, maar kan bijvoorbeeld ook door een studiedag of
een landelijk overleg met collega's." Kees Klijs zegt zelf
zelden naar cursussen te gaan, wel naar symposia of systeempresentaties.
Mijn idee is dat dit de beste manier is om op de hoogte te blijven."
Feedback
Of en hoeveel er gebruik wordt gemaakt van de digitale bibliotheek,
is niet precies bekend. "Dat is op dit moment nog een zwak
punt. Omdat internet zo'n open medium is, is het moeilijk om goede
meetmethodes te ontwikkelen. Alleen pure gebruikscijfers zeggen
trouwens ook niet alles, feedback is veel belangrijker. De wereld
verandert namelijk te snel om te kunnen meten wat er aan de hand
is."
'Klantgerichter gaan werken' was één van de doelstellingen
van de reorganisatie. "Klantgerichtheid heeft bij de bibliotheek
altijd hoog in het vaandel gestaan, maar of we daar goed in zijn,
moeten anderen beoordelen. Er komt heel weinig feedback vanuit
de universiteit, iets waar we juist veel behoefte aan hebben.
Ook al is het kritiek, wij zien graag meer reacties op onze werkzaamheden",
besluit Klijs./.
De financiële middelen van de TU/e zijn, onder andere
door een nu al jarenlang teruglopende eerste geldstroom, beperkt
aan het worden. Wil de universiteit nieuwe activiteiten starten,
dan zal het geld moeten worden onttrokken aan andere activiteiten.
Onder andere daarom startte de TU/e vorig jaar een reorganisatie.
Deze 'Added Value Analysis' lijkt zijn roerigste tijd inmiddels
achter de rug te hebben. De nieuwe diensten zijn in relatieve
stilte aan de slag gegaan om de uitgangspunten van de zo roerig
begonnen reorganisatie uit te voeren. Eind juni presenteerden
de diensten aan de faculteiten hun meerjarenplannen. De tijd is
daarom aangebroken om kennis te maken met deze nieuwe diensten.
Cursor zal vanaf nu in een reeks verhalen elke week het licht
laten schijnen op een nieuwe dienst. Centraal staat daarbij de
vraag op welke wijze de diensten de uitgangspunten van AVA denken
te gaan verwezenlijken.
Facts & Figures
De dienst Bibliotheek en Informatie-voorziening zorgt voor
de informatievoorziening voor onderzoek en onderwijs van de TU/e
en het beheer daarvan. De bibliotheek richt zich daarbij op gepubliceerde
informatie die relevant is voor onderwijs en onderzoek. De afdeling
Informatievoorziening beheert en geeft toegang tot alle documenten
die van belang zijn voor de TU/e.
Op dit moment bestaat de dienst uit een aantal afdelingen: zes
faculteitsbibliotheken (er zijn slechts zes faculteitsbibliotheken
omdat die van Scheikundige Technologie, Werktuig-bouwkunde en
Biomedische Tech-nologie in één ruimte gevestigd
zijn), de Centrale Leeszaal, het Centrale Bibliotheekmagazijn,
de afdeling Catalogusverzorging en Bibliotheekad-ministratie,
de afdeling Leen en Documentleverantie, de afdeling Systemen,
de afdeling Informatievoor-ziening en de Digitale Bibliotheek.
De Centrale Bibliotheek bevindt zich nu nog in De Hal 0.19 en
is op werkdagen geopend van 9.00 tot 22.30 uur. Meer informatie
over de dienst staat op www.tue.nl/bib.
|
