Untitled Document
"Je moet niet altijd iedereen
tegemoet willen komen"
DFEZ/Monique van de Ven
Foto/Maarten van Loosbroek
Niks primaire processen, implementatieplannen, budgettaire
kaders of andere hoge-pief-praat. Wie hoofd Bouke Wessels laat
vertellen over 'zijn' Dienst Financiële en Economische Zaken
(DFEZ) zal één woord heel vaak horen: mensen. "Cultuuromslagen
als AVA duren drie tot vijf jaar. Mensen kunnen die omslag pas
maken als ze weten wát ze moeten doen, hóe ze het
moeten doen en waaróm ze het zo moeten doen. Dat moet je
goed in beeld brengen."
 In de wijze waarop Bouke Wessels
tegen zijn werk aankijkt, speelt employability een belangrijke
rol: hij streeft naar (en verwacht) maximale 'inzetbaarheid en
bruikbaarheid' van zijn medewerkers. En daar moeten velen aan
wennen, beseft hij. "Ik ben streng en soms kort door de bocht,
maar wel duidelijk. Ik spreek mensen aan op wat ze doen of niet
doen."
Hij kán nauwelijks anders, zegt het kersverse diensthoofd.
De afdeling moet met minder mensen evenveel werk béter
gaan doen. Bij de DFEZ moet het aantal fte's worden teruggebracht
van 85 naar 64. Medewerkers met een 55-plusregeling worden gestimuleerd
om vroegtijdig te stoppen. "Dat heeft niemand onberoerd gelaten",
weet Wessels.
Dat de dienst tijdens AVA een aantal mensen kwijt zou raken, heeft
weinigen op de afdeling verbaasd. Wel bestaat bij veel medewerkers
onvrede over de ogenschijnlijk gemakkelijke wijze waarop met mensen
geschoven is, als met pionnen over een bordspel. Bij het maken
van de Added Value Analyses (AVA) is de 'added value' van de mensen
op de afdeling niet gemeten, klinkt het binnen de DFEZ. Pas nú
wordt uitgebreid in beeld gebracht wie wat doet in hoeveel uren.
Dat had vooraf moeten gebeuren, vinden velen.
Volgens Wessels is dat ("voor zover ik daar zicht op heb")
wel gebeurd, maar voor veel medewerkers niet in voldoende mate.
"De DFEZ is een nieuwe én moei-lijke dienst: er zijn
delen weggevallen, nieuwe onderdelen bij gekomen. Pas na een paar
maanden merk je wie er nog niet op de goede plek zitten. Met die
mensen moet zorgvuldig bekeken worden of ze elders beter op hun
plaats zijn."
Administratie
Momenteel werken bij de DFEZ ruim honderd mensen (77,7 fte's).
Zij zijn verdeeld over drie afdelingen: de Financiële Administratie,
Planning & Control en de decentrale coördinatoren. De
Financiële Administratie staat onder leiding van Erik van
den Boogaard en bestaat uit drie groepen: Debiteuren, Crediteuren
en Grootboek. De afdeling houdt bij, kort samengevat, hoeveel
geld de universiteit binnen krijgt en hoeveel geld er weer uit
gaat. Ook de tweede groep, Planning & Control, bestaat uit
verschillende clusters. De eerste tak houdt zich bezig met het
opstellen van de begrotingen, jaarrekeningen en maandrapportages.
Het tweede cluster is onder meer verantwoordelijk voor het dagelijkse
beheer van ORCA (het financiële concernsysteem) en het derde
cluster richt zich op verzekeringen, belastingen en het beheren
van het huishoudboekje van de TU/e (treasury). Voor de functie
van hoofd Planning & Control bestaat al enkele maanden een
vacature.
Tot slot zijn ook bij alle faculteiten en diensten van de TU/e
medewerkers van de DFEZ werkzaam, onder wie de zogenaamde decentrale
coördinatoren of consulenten. Zij verlenen administratieve
ondersteuning en zijn het eerste aanspreekpunt voor financieel-economische
zaken binnen 'hun' bedrijfsonderdeel. Vóór AVA vielen
zij onder de desbetreffende dienst of faculteit; tegenwoordig
zijn ze in dienst van de DFEZ.
Wessels benadrukt dat de decanen en hoofden van de verschillende
afdelingen nog altijd verantwoordelijk zijn voor de financiën.
"De mensen van onze dienst zijn er voor de financieel-economische
dienstverlening en zorgen 'slechts' voor een deugdelijke administratie
daarvan. Als het in financieel opzicht een rommeltje is, zal onze
dienst de decaan of directeur daar op wijzen en meedenken over
een oplossing." De DFEZ informeert in dergelijke gevallen
tevens het College van Bestuur, voegt Wessels eraan toe. Voor
sommige medewerkers, decanen en directeuren is de nieuwe situatie
wel even wennen, beseft hij: "Sommigen hebben jarenlang iemand
als baas gehad die nu hun klant is". Een gedeelte van het
voormalige Facilitair Bedrijf, nu de Financiële Administratie,
is door AVA ondergebracht bij de DFEZ. Het technisch systeembeheer,
dat eerder deel uitmaakte van de voorlopers van deze dienst, valt
nu onder het Systeemhuis.
De feitelijke veranderingen die AVA voor de DFEZ tot gevolg heeft
gehad, zijn de medewerkers wel duidelijk. Wat ermee wordt beoogd,
oftewel welke doelen de dienst zich in het kader van AVA heeft
gesteld, blijkt een ander verhaal. "De communicatie daarover
is niet met iedereen even helder geweest", vindt Piet Jacobs,
één van de decentrale consulenten van de DFEZ. "AVA
was zeker nodig, want veel zaken gebeurden dubbel en de dienst
zat hier en daar erg ruim in het vlees. Maar de manier waaróp
de reorganisatie is ingevoerd, verdient geen schoonheidsprijs."
"Geen enkele verandering loopt soepel. Dat hoeft ook niet.
Zolang er maar over gepraat kan worden", zegt drs. Ton de
Haas, die volgend jaar noodgedwongen vervroegd uittreedt. "AVA
wordt door veel mensen echter ervaren als een dictaat; als je
ergens ook maar iets van zegt, wordt dat meteen gezien als obstructie."
Met de hand
Voor het hoofd van de dienst zijn de doelen van AVA voor de DFEZ
helder. Om te beginnen moet de dienst efficiënter gaan werken.
Zaken moeten voortaan direct worden afgehandeld en niet onnodig
lang blijven liggen. Daarnaast wil de dienst tijdig en betrouwbaar
rapporteren en de financiële stand van zaken meer structureel
gaan bijhouden. Zo ontbrak het voorheen aan een duidelijke meerjarenbegroting,
zegt Erik van den Boogaard. Bovendien is de debiteurenstand te
hoog, constateren de beide heren. "In het verleden belandde
een factuur nog wel eens bij een hoogleraar in de la", vertelt
Van den Boogaard. "Bij de centrale administratie kwam dan
vier weken later een aanmaning binnen, terwijl daar van de hele
factuur niks bekend was. Dergelijke situaties moeten we voorkomen."
Een ander probleem schuilt volgens Wessels in de 'consensuscultuur'
op de TU/e. "Er wordt doorlopend naar gestreefd om iedereen
altijd zijn zin te geven. Daardoor zijn veel zaken onnodig complex
gemaakt. Neem nou ORCA: er is geprobeerd om ieders wensen daarin
mee te nemen. Het gevolg is dat we nu een financieel systeem hebben
waarmee niemand uit de voeten kan. Je moet niet altijd iedereen
tegemoet willen komen. Op de lange termijn werkt dat niet."
Ook de werkhouding van sommige medewerkers zal moeten veranderen,
zegt Wessels. "Mensen moeten niet alleen nemen, maar ook
géven. Sommigen denken vooral aan wat de TU/e voor hén
kan doen in plaats van andersom."
Bijscholen
Daarnaast zullen mensen van de DFEZ zich, meer dan tot nu toe
gebeurde, moeten bijscholen. "Dat kan variëren van een
cursus Word of Excel tot een opleiding op MEAO-niveau", aldus
Wessels. Het opleidingsniveau van een deel van de medewerkers
is nu te laag, vindt het hoofd. Niet dat die mensen daardoor ongeschikt
zijn voor hun werk, voegt hij er snel aan toe: "Er is in
het verleden gewoon te weinig stimulans geweest richting werknemers
om bíj te blijven".
Het bijscholen van medewerkers is niet alleen belangrijk voor
de dienst, maar ook voor de mensen zélf, benadrukt Wessels.
"Iedereen binnen de TU/e verandert wel eens van werkplek.
Werknemers moeten ervoor zorgen dat ze een goede plek op de arbeidsmarkt
hebben. In plaats van de hele groep klakkeloos op cursus te sturen,
moet je ze wijzen op het belang ervan."
Wessels zegt zich ervan bewust te zijn dat veel medewerkers aan
hem moeten wennen. "Ik heb een bepaald karakter, dat niet
altijd aansluit bij de cultuur die hier heerst. Dat is ook niet
de bedoeling. Als dat wel zo zou zijn, zou ik hier voor mijn gevoel
niets kunnen bijdragen. En dat is toch waarvoor ik ben aangenomen."/.
FACTS & FIGURES
De huidige Dienst Financiële en Economische Zaken (DFEZ)
bestaat sinds 1 januari van dit jaar. Hoofd van de dienst, sinds
1 juli, is Bouke Wessels. Eerder vervulde hij functies op het
gebied van bedrijfsvoering in de gezondheidszorg, bij de lokale
overheid en bij Ernst & Young.
Bij de DFEZ werken 103 mensen, van wie 91 in vaste dienst.
Ruim eenderde van hen werkt parttime. De DFEZ bestaat uit drie
afdelingen. De Financiële Administratie zit nu nog in het
Faciliteitengebouw, maar verhuist in november naar de tweede verdieping
van het Traversegebouw. Het secretariaat van de DFEZ en Planning
& Control zitten daar al. De decentrale medewerkers van de
dienst werken, zoals de naam al aangeeft, verspreid over de hele
campus.
De financiële middelen van de TU/e zijn, onder
andere door een nu al jarenlang teruglopende eerste geldstroom,
beperkt aan het worden. Wil de universiteit nieuwe activiteiten
starten, dan zal het geld moeten worden onttrokken aan andere
activiteiten. Onder andere daarom startte de TU/e vorig jaar een
reorganisatie. Deze 'Added Value Analysis' lijkt zijn roerigste
tijd inmiddels achter de rug te hebben. De nieuwe diensten zijn
in relatieve stilte aan de slag gegaan om de uitgangspunten van
de zo roerig begonnen reorganisatie uit te voeren. Eind juni presenteerden
de diensten aan de faculteiten hun meerjarenplannen. De tijd is
daarom aangebroken om kennis te maken met deze nieuwe diensten.
Cursor zal vanaf nu in een reeks verhalen elke week het licht
laten schijnen op een nieuwe dienst. Centraal staat daarbij de
vraag op welke wijze de diensten de uitgangspunten van AVA denken
te gaan verwezenlijken.
|
